Suositeltu rakenne Teamsissa
Chatit, kanavat, tiedostot ja kokoukset – Microsoft Teams on paikka, jossa työelämä todella tapahtuu.
Silti monet kokevat, että Teams voi tuntua toimistolta, josta puuttuu pohjapiirros: Mihin minun pitäisi lähettää viestini? Missä tiedostot ovat? Ja mihin tämä on tarkoitettu – kaikille vai vain minulle?
Kun jokainen käyttää Teamsia omalla tavallaan, tilanne muuttuu nopeasti… sekavaksi.
Selkeä rakenne parantaa yleiskuvaa, sujuvoittaa yhteistyötä ja vähentää ”lähetän vain sähköpostia sen sijaan” -tilanteita.
Teamsia voidaan organisoida monella eri tavalla.
Tässä kuvailemamme malli on suosittelemamme ”paras käytäntö”, jota suosittelemme myös kaikille asiakkaillemme noudatettavaksi.
Organisaatiotiimi – Teams-ympäristömme perusta
Organisaatiotiimit ovat tiimejä, jotka heijastavat organisaatiomme rakennetta ja kuulumista. Ne muuttuvat harvoin, ja niitä käytetään viestintään, joka koskee monia.
Meillä kyse on esimerkiksi seuraavista asioista:
- SE-ORG-Upheads Ruotsi
- SE-Office-Malmö
Näitä tiimejä käytetään pääasiassa:
- Yleistä tietoa
- Yleinen viestintä
Jotta ne toimisivat hyvin, ne tarvitsevat:
- Selkeät omistajat
- Hyvin suunniteltu kanavarakenne
- Selkeä tavoite (ei yrittää olla ”kaikkien asioiden osaaja”)
Osastotiimi on se, jossa päivittäinen työ tapahtuu
Rakenteemme seuraava taso on osastotiimit, esimerkiksi:
- SE-DEP-Markkinointi
- SE-DEP-Myynti
- SE-DEP-Nykyaikainen työympäristö
Täällä hoidetaan kunkin toiminnon päivittäiset tehtävät.
Nämä tiimit ovat operatiivisempia ja niitä käytetään tiimin sisäiseen yhteistyöhön. Niiden rakenne on joustavampi kuin organisaatiotiimien.
Hankkeet ja aloitteet – ”dynaaminen” rakenteemme
Aivan kuten suositellussa mallissa, tarvitsemme tiimejä, jotka tukevat ajan myötä muuttuvaa työtä.
Meillä se tarkoittaa esimerkiksi:
- CRP-PRJ-markkinoinnin automaatio
- CRP-tuotekehitys
- CRP-Bravo
Nämä vastaavat mallissa ”dynaamisiksi tiimeiksi”kutsuttuja tiimejä,jotka muodostetaan tarpeen mukaan ja joilla on selkeä tarkoitus sekä rajallinen kesto.
Jotta ne eivät aiheuttaisi epäjärjestystä, on tärkeää, että:
- Jokaisella tiimillä on selkeä vastuuhenkilö
- Sillä on määritelty tarkoitus
- Tiimi voidaan arkistoida, kun työ on valmis
Näin parannamme rakennetta – ilman että aloitamme alusta
Sen sijaan, että purkaisimme kaiken, voimme kehittää sitä, mitä meillä jo on.
1. Selvennä, mihin kukin tiimi on tarkoitettu
Kaikkien tiimien tulisi pystyä vastaamaan kysymykseen:
Miksi olemme olemassa?
- Organisaatio?
- Osasto?
- Projekti?
Jos vastaus on epäselvä, sitä on selvennettävä.
2. Käytä nimirakennetta johdonmukaisemmin
Luo hyvä perusta, esimerkiksi:
- ORG = organisaatio
- DEP = osasto
- PRJ / CRP = hankkeet ja aloitteet
Seuraava askel on käyttää tätä johdonmukaisesti ja välttää sekoittamista, joka aiheuttaa epävarmuutta
3. Päätä, miten uudet tiimit muodostetaan
Jotta Teams ei kasvaisi hallitsemattomasti, uusia tiimejä ei tulisi perustaa täysin vapaasti.
Yksinkertainen prosessi takaa:
- Oikea nimi
- Oikea rakenne
- Selkeä omistajuus
Se vähentää päällekkäisen työn ja epäselvyyksien riskiä.
4. Luo selkeämpi kanavarakenne
Kanavat muodostavat tiimin rakenteen. Hyvä kanavarakenne helpottaa keskustelujen löytämistä ja seuraamista.
Perusperiaatteet:
- Yksi kanava = yksi selkeä aihe
- Vältä ”muut”-kanavia
- Käytä samanlaista rakennetta useissa tiimeissä
Esimerkki:
- Tärkeää tietää
- Hyvä tietää
- Kokoukset
- Työ / toimitus
- Kysymykset ja tuki
5. Siivoa säännöllisesti
Uusien tiimien luominen on helppoa, niiden poistaminen on vaikeampaa.
Siksi meidän tulisi:
- Arkistoi päättyneet projektit
- Poista passiiviset tiimit
- Yhdistä ne kohdat, joissa on päällekkäisyyksiä
Pienet muutokset vaikuttavat merkittävästi ajan mittaan.
6. Käytä oikeaa kanavaa oikeaan viestintään
Suuri osa melusta ei johdu rakenteista, vaan käyttäytymisestä.
Ajattele asiaa näin:
- Chat → pikakysymykset
- Kanavat → lisätietoja
- Sähköposti → ulkoinen viestintä
Kun kaikki toimivat samalla tavalla, asia selkeytyy kaikille.
Yhteenveto
Hyvä Teams-rakenne ei tarkoita sitä, että kaikki pitäisi aloittaa alusta.
Kyse on siitä, että luomme selkeyttä siihen, mitä meillä jo on.
Tekemällä seuraavasti:
- Tutustu erilaisiin tiimityyppeihimme
- Yhteisen logiikan käyttö
- Järjestele kanavat järkevästi
- Ja siivoa tarvittaessa
…luomme Teams-ympäristön, joka todella tukee työtämme.
Vähemmän häiriöitä. Parempi yhteistyö. Yksinkertaisempi työarkki.