Vertriebs-, Marketing- und Importunternehmen erhöht Datensicherheit und senkt Betriebskosten mit Microsoft 365 (eng)

Die Movement Group Nordic mit Sitz in Malmö und Stockholm, Schweden, hat sich auf die Bereitstellung von Vertriebs-, Import- und Marketingdienstleistungen für Marken spezialisiert, die ihre Produkte in Lebensmittelgeschäften, Convenience-Stores und Restaurants in ganz Schweden vertreiben möchten. Die Movement Group Nordic entstand aus dem Zusammenschluss zweier in Schweden ansässiger Unternehmen und ist ein etablierter und vertrauenswürdiger Name in der Region.

Die jüngste Fusion verlief jedoch nicht ohne die üblichen Wachstumsschmerzen. Die beiden Unternehmen, Movement Sales Partner und Movement Business Partner, hatten unterschiedliche Geschäftsmodelle und unterschiedliche Lösungen, um ihre Bedürfnisse zu erfüllen. Während Movement Business Partner von einem zentralen Standort aus operiert, beschäftigt Movement Sales Partner ein dezentrales Netz von Außendienstmitarbeitern, das sich über ganz Schweden erstreckt. Diese Außendienstmitarbeiter arbeiten in kleinen, individuell geführten, produktspezifischen Gruppen.

Das Unternehmen hatte mit einer langsamen Onboarding-Rate für neue Vertriebsgruppenmitglieder zu kämpfen, die überwiegend über E-Mail und IT-Lösungen arbeiteten, die nicht für den internen Gebrauch zugelassen waren, darunter WhatsApp, Facebook Messenger und SMS-Gruppen. Außerdem hatte Movement Sales Partner bereits 2013 von Servern vor Ort auf Microsoft Office 365 umgestellt, Movement Business Partner jedoch nicht. Das Unternehmen benötigte eine einheitliche Lösung, die die Kommunikationskanäle verbessern, die Abläufe rationalisieren und robuste Sicherheit für mobile Geräte bieten würde.

"Da unsere Mitarbeiter über das ganze Land verteilt sind, war der Wechsel in die Cloud eine Notwendigkeit. Mit Microsoft 365 haben wir unsere Produktivität gesteigert, unsere Kommunikation vereinheitlicht und unsere Betriebskosten gesenkt".

- Emma Trygg, CFO der Movement Group Nordic

 

Umstellung auf die Cloud

Da die Movement Group Nordic über keine interne IT-Abteilung verfügt, wandte sie sich an ihren langjährigen Technologiepartner WeSafe IT, einen Microsoft-Partner mit Goldkompetenzen in den Bereichen Cloud-Plattform und Cloud-Produktivität für kleine und mittelständische Unternehmen. Aufgrund der engen Arbeitsbeziehung zwischen den beiden Unternehmen wussten die Spezialisten von WeSafe sofort, dass Microsoft 365 Business die Produktivität verbessern, die Betriebskosten senken und die mobilen und bürogestützten Mitarbeiter des Unternehmens unterstützen würde.

Die Umstellung auf Microsoft 365 bot der Movement Group Nordic eine hervorragende Gelegenheit, sowohl die Nutzung der bereits implementierten Office 365-Lösungen wie Microsoft SharePoint Online zu überarbeiten als auch zusätzliche Lösungen wie Microsoft Teams und Intune einzuführen. Jede dieser neuen Implementierungen hat sich auf das gesamte Unternehmen ausgewirkt, wobei die deutlichsten Verbesserungen bei den Außendienstmitarbeitern des Unternehmens zu verzeichnen sind.

Ein neues Online-Heim in SharePoint

Movement Group Nordic nutzt SharePoint zwar schon seit 2013, aber das Unternehmen nutzte keine Funktionen, die über die grundlegenden Dateiverwaltungs- und Freigabefunktionen der Lösung hinausgingen. Mit der Umstellung auf Microsoft 365 hat das Unternehmen SharePoint umfassender genutzt und über SharePoint-Sites ein neues Intranet für beide Unternehmen erstellt. "Alle Informationen, die unsere Mitarbeiter benötigen, befinden sich in SharePoint Online", sagt Emma Trygg, CFO der Movement Group Nordic. "Wir haben Unternehmensnachrichten, Links, Mitarbeiterhandbücher und Kalender. Da unsere Mitarbeiter so weit verstreut sind, ist dies wirklich der beste und effizienteste Weg, um Informationen auszutauschen."

Es ist auch das erste Mal, dass Mitarbeiter außerhalb der Hauptniederlassungen Zugang zu SharePoint haben. Für neu eingestellte Außendienstmitarbeiter ist die Veränderung einschneidend und willkommen. Das Onboarding-Verfahren für einen neuen Mitarbeiter findet in der Hauptniederlassung in Malmö statt, aber es ist eine informationsreiche Erfahrung, die einen ganzen Tag dauert. Nach dem Onboarding mussten sich die Außendienstmitarbeiter auf ihr Managementteam verlassen, um ihre Ausbildung aus der Ferne fortzusetzen. Mit SharePoint können diese Mitarbeiter ihr Unternehmens- und Produktwissen proaktiv auffrischen.

Die Mitarbeiter müssen sich auch keine Sorgen machen, dass sie Dokumente öffnen, die nicht in ihren Zuständigkeitsbereich fallen, da das Unternehmen SharePoint nutzt, um den Zugriff auf sensible Informationen zu kontrollieren. "SharePoint Online macht es unglaublich einfach zu verwalten, wer Zugriff auf jedes Dokument hat, selbst bei zwei Unternehmen", sagt Maria Hoffsten, Marketing Coordinator bei Movement Group Nordic. "Wir können so viel selbst verwalten, dass wir eigentlich keine IT-Abteilung brauchen."

"Alle Informationen, die unsere Mitarbeiter benötigen, befinden sich in SharePoint Online. Wir haben Unternehmensnachrichten, Links, Mitarbeiterhandbücher und Kalender. Da unsere Mitarbeiter so weit verstreut sind, ist dies wirklich der beste und effizienteste Weg, um Informationen auszutauschen".

- Emma Trygg, CFO der Movement Group Nordic

 

Stärkere Beziehungen durch Teams

Mit Microsoft Teams verwenden die Mitarbeiter nicht mehr eine Vielzahl von nicht zugelassenen Tools für die Kommunikation. Einzelne Vertriebsleiter tauschen problemlos Nachrichten mit den Vertriebsmitarbeitern aus, und Mitarbeiter, die von einer Vertriebsgruppe in eine andere wechseln, lernen ihre Kollegen schnell kennen. "Jede Vertriebsgruppe hat ihren eigenen Teams-Kanal", sagt Hoffsten. "Sie tauschen Dokumente aus, sprechen über alltägliche Probleme und können sich viel schneller an uns im Büro wenden, wenn sie Vertriebsunterstützung benötigen oder zeitkritische Fragen haben. Wir haben den internen E-Mail-Verkehr mit Teams reduziert und dadurch viel Zeit gespart."

Vertriebsgruppen nutzen Teams, um ihre Beziehungen zu stärken. "Da wir über ganz Schweden verteilt sind, haben wir wöchentliche Vertriebstreffen über Teams eingeführt. Die Mitglieder der Vertriebsgruppe können sich gegenseitig sehen - das ist effizienter und hilft ihnen, ein Gefühl der Kameradschaft zu entwickeln. Sie treffen sich viermal im Jahr persönlich, und Teams hilft ihnen, in der Zwischenzeit einen guten Gruppenzusammenhalt und Teamgeist aufrechtzuerhalten."

Die Mitarbeiter können auch ihre täglichen Erfolge über Teams teilen. Wenn ein Außendienstmitarbeiter ein attraktives Display in einem Geschäft aufbaut, kann er es mit der Gruppe teilen, und die Kollegen können Vertrauenserklärungen abgeben, Kommentare abgeben und Tipps im Zusammenhang mit dem Bild teilen. Diese Interaktionen helfen neuen Mitarbeitern, ihre Produkte und die Vertriebsgruppen viel schneller kennenzulernen als mit den früheren, nicht verwalteten IT-Lösungen.

"Wir verwenden Teams, um das Onboarding zu vereinfachen", sagt Hoffsten. "Die Mitarbeiter können alle Namen und Bilder ihrer Kollegen sehen. Es ist einfacher für sie, Teil des Teams zu werden, als über Messenger, wo man sein persönliches Profil auf Facebook teilen muss, oder über SMS, wo man sie überhaupt nicht sieht."

"Wir verwenden Teams, um das Onboarding zu vereinfachen... Es ist einfacher für sie, Teil des Teams zu werden, als über Messenger, wo man sein persönliches Profil auf Facebook teilen muss, oder über SMS, wo man sie überhaupt nicht sieht".

- Maria Hoffsten, Marketingkoordinatorin bei Movement Group Nordic

 

Verbesserte Datensicherheit mit Intune

Da die Movement Group Nordic in hohem Maße darauf angewiesen ist, ihre Außendienstmitarbeiter beim Kunden zu platzieren, sind Telefone und Tablets ein notwendiger Bestandteil ihres Arbeitstages. Um die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) einzuhalten, implementiert das Unternehmen Microsoft Intune, eine geräteunabhängige Cloud-basierte Verwaltungslösung. Mit Intune kann Movement Group Nordic App-Schutzrichtlinien erstellen, die dazu beitragen, die Unternehmensdaten zu schützen.

Wenn ein Mitarbeiter sein Gerät verlegt, kann sein Konto aus der Ferne gelöscht werden, damit die Unternehmensdaten nicht in falsche Hände geraten. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, muss sein altes Gerät nicht mehr zur Weitergabe an die Hauptgeschäftsstelle geschickt werden. Movement Group Nordic kann das Gerät direkt an den nächsten Benutzer weitergeben, der sich dann mit seinen eigenen Anmeldedaten bei den Unternehmensanwendungen anmelden kann. Er hat nur Zugriff auf die Informationen, die er für seine Position benötigt, unabhängig davon, wer das Gerät zuletzt benutzt hat.

Mit einheitlichen Kommunikationskanälen, verbesserten Datenmanagement-Tools und einem stärkeren Sinn für Teamarbeit sind die Mitarbeiter der Movement Group Nordic jetzt leistungsfähiger als je zuvor, egal ob sie im Büro oder unterwegs sind.