Myynti-, markkinointi- ja maahantuontiyritys lisää tietoturvaa ja alentaa käyttökustannuksia Microsoft 365:n avulla (eng)

Malmössä ja Tukholmassa, Ruotsissa, sijaitseva Movement Group Nordic on erikoistunut myynnin, maahantuonnin ja markkinoinnin palveluihin tuotemerkeille, jotka haluavat toimittaa tuotteitaan päivittäistavarakauppoihin, lähikauppoihin ja ravintoloihin kaikkialla Ruotsissa. Movement Group Nordic syntyi kahden Ruotsissa toimivan yrityksen fuusioituessa, ja se on vakiintunut ja luotettava nimi alueella.

Äskettäinen fuusio ei kuitenkaan sujunut ilman tavanomaisia kasvukipuja. Molemmilla yrityksillä, Movement Sales Partnerilla ja Movement Business Partnerilla, oli erilaiset liiketoimintamallit ja erilaiset ratkaisut niiden tarpeisiin. Movement Business Partner toimii keskitetyssä toimipisteessä, kun taas Movement Sales Partnerilla on hajautettu kenttämyyntiedustajien verkosto, joka kattaa koko Ruotsin. Nämä kenttämyyntiedustajat toimivat pienissä, yksilöllisesti johdetuissa tuotekohtaisissa ryhmissä.

Yrityksen uusien myyntiryhmien jäsenten sisäänotto oli hidasta, ja ne toimivat pääasiassa sähköpostin ja sellaisten IT-ratkaisujen kautta, joita ei ollut hyväksytty sisäiseen käyttöön, kuten WhatsAppin, Facebook Messengerin ja tekstiviestiryhmien avulla. Movement Sales Partner oli siirtynyt jo vuonna 2013 paikan päällä olevilta palvelimilta Microsoft Office 365:een, mutta Movement Business Partner ei ollut siirtynyt. Yritys tarvitsi yhtenäisen ratkaisun, joka parantaisi viestintäkanavia, tehostaisi toimintaa ja tarjoaisi vankan tietoturvan mobiililaitteille.

"Koska työntekijämme ovat hajallaan eri puolilla maata, siirtyminen pilvipalveluun oli välttämätöntä. Microsoft 365:n avulla olemme lisänneet tuottavuuttamme, yhtenäistäneet viestintäämme ja vähentäneet käyttökustannuksiamme."

- Emma Trygg, Movement Group Nordicin talousjohtaja

 

Siirtyminen pilvipalveluun

Koska Movement Group Nordicilla ei ollut sisäistä IT-osastoa, se kääntyi pitkäaikaisen teknologiakumppaninsa WeSafe IT:n puoleen. WeSafe IT on Microsoft-kumppani, jolla on kultainen osaaminen pienille ja keskisuurille yrityksille suunnatuissa pilvialustoissa ja pilvituotannollisuudessa. Yritysten läheisen yhteistyösuhteen vuoksi WeSafen asiantuntijat tiesivät heti, että Microsoft 365 Business auttaisi parantamaan tuottavuutta, alentamaan käyttökustannuksia ja tukemaan yrityksen mobiilia ja toimistopohjaista työvoimaa.

Siirtyminen Microsoft 365:een tarjosi Movement Group Nordicille erinomaisen tilaisuuden sekä uudistaa jo käytössä olevien Office 365 -ratkaisujen, kuten Microsoft SharePoint Online, käyttöä että ottaa käyttöön uusia ratkaisuja, kuten Microsoft Teams ja Intune. Kaikilla näillä uusilla käyttöönotoilla on ollut koko yrityksen laajuinen vaikutus, ja dramaattisimmat parannukset on koettu yrityksen kenttämyyntihenkilöstön verkostossa.

Uusi verkkokoti SharePointissa

Vaikka Movement Group Nordic on käyttänyt SharePointia vuodesta 2013 lähtien, yritys ei ole hyödyntänyt muita ominaisuuksia kuin ratkaisun perustiedostonhallinta- ja jakamisominaisuuksia. Siirryttäessä Microsoft 365:een yritys otti SharePointin käyttöönsä entistä kattavammin ja loi molemmille liiketoiminnoille uuden intranetin SharePoint-sivustojen avulla. "Kaikki työntekijöidemme tarvitsemat tiedot ovat SharePoint Onlinessa", sanoo Movement Group Nordicin talousjohtaja Emma Trygg. "Meillä on yrityksen uutisia, linkkejä, työntekijöiden käsikirjoja ja kalentereita. Koska työntekijämme ovat niin hajallaan, se on todella paras ja tehokkain tapa jakaa tietoa."

Tämä on myös ensimmäinen kerta, kun pääkonttorien ulkopuolisilla työntekijöillä on ollut pääsy SharePointiin. Äskettäin palkatuille kenttämyynnin edustajille muutos on dramaattinen ja tervetullut. Uuden työntekijän perehdytysprosessi tapahtuu Malmön päätoimistossa, mutta se on tietopitoinen kokemus, joka kestää yhden kokonaisen päivän. Perehdyttämisen jälkeen kenttätyöntekijöiden oli luotettava johtoryhmäänsä, jotta he voisivat jatkaa koulutustaan etänä. SharePointin avulla nämä työntekijät voivat päivittää yritys- ja tuotetietonsa ennakoivasti.

Työntekijöiden ei myöskään tarvitse huolehtia siitä, että he avaavat asiakirjoja, jotka eivät kuulu heidän toimialaansa, koska yritys käyttää SharePointia arkaluonteisten tietojen käytön valvontaan. "SharePoint Online -palvelun avulla on uskomattoman helppoa hallita, kenellä on pääsy kuhunkin asiakirjaan, jopa kahdessa yrityksessä", sanoo Maria Hoffsten, Movement Group Nordicin markkinointikoordinaattori. "Voimme käyttää niin paljon itse, ettemme todellakaan tarvitse IT-osastoa."

"Kaikki työntekijöidemme tarvitsemat tiedot ovat SharePoint Onlinessa. Meillä on yrityksen uutisia, linkkejä, työntekijöiden käsikirjoja ja kalentereita. Koska työntekijämme ovat niin hajallaan, se on todella paras ja tehokkain tapa jakaa tietoa."

- Emma Trygg, Movement Group Nordicin talousjohtaja

 

Vahvemmat suhteet tiimien kautta

Microsoft Teamsin avulla työntekijät eivät enää käytä viestintään erilaisia hyväksymättömiä työkaluja. Yksittäiset myyntipäälliköt vaihtavat helposti viestejä myyntihenkilöstön kanssa, ja myyntiryhmästä toiseen siirtyvät työntekijät tutustuvat nopeasti työtovereihinsa. "Jokaisella myyntiryhmällä on oma Teams-kanavansa", Hoffsten sanoo. "He jakavat asiakirjoja, keskustelevat arkipäivän ongelmista ja voivat ottaa meihin yhteyttä toimistolla paljon nopeammin, kun he tarvitsevat myyntitukea tai heillä on kiireellisiä kysymyksiä. Olemme vähentäneet sähköpostikeskustelun sisäistä liikennettä Teamsin avulla ja säästäneet sen ansiosta paljon aikaa."

Myyntiryhmät käyttävät Teamsia suhteiden vahvistamiseen. "Koska olemme hajallaan eri puolilla Ruotsia, olemme ottaneet käyttöön viikoittaiset myyntikokoukset Teamsin kautta. Myyntiryhmän jäsenet näkevät toisensa - se on tehokkaampaa ja auttaa heitä rakentamaan toveruuden tunnetta. He tapaavat kasvokkain neljä kertaa vuodessa, ja Teams auttaa heitä pitämään yllä hyvää ryhmäkuuluvuutta ja tiimihenkeä myös välissä."

Työntekijät jakavat myös päivittäisiä onnistumisiaan Teamsin kautta. Jos kenttämyyntihenkilö rakentaa myymälään houkuttelevan näytöksen, hän voi jakaa sen ryhmän kanssa, ja työtoverit voivat jättää luottamusääniä, kommentoida ja jakaa kuvaan liittyviä vinkkejä. Nämä vuorovaikutussuhteet auttavat uusia työntekijöitä tutustumaan tuotteisiin ja myyntiryhmiin paljon nopeammin kuin aiemmilla hallitsemattomilla IT-ratkaisuilla.

"Käytämme Teamsia yksinkertaistamaan sisäänpääsyä", Hoffsten sanoo. "Työntekijät näkevät kollegoidensa nimet ja kuvat. Heidän on helpompi olla osa tiimiä kuin Messengerin kautta, jossa on jaettava henkilökohtainen profiili Facebookissa, tai tekstiviestillä, jossa heitä ei näe lainkaan."

"Käytämme Teamsia yksinkertaistamaan sisäänpääsyä... Heidän on helpompi olla osa tiimiä kuin Messengerin kautta, jossa sinun on jaettava henkilökohtainen profiilisi Facebookissa, tai tekstiviestien kautta, jossa et näe heitä lainkaan."

- Maria Hoffsten, markkinointikoordinaattori Movement Group Nordicissa

 

Parempi tietoturva Intunen avulla

Koska Movement Group Nordic luottaa siihen, että sen kenttämyyntihenkilöstö on vahvasti asiakkaiden luona, puhelimet ja tabletit ovat välttämätön osa heidän työpäiväänsä. Jotta yritys voisi noudattaa yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR), se ottaa käyttöön Microsoft Intunen, joka on laite-agnostinen pilvipohjainen hallintaratkaisu. Intunen avulla Movement Group Nordic voi luoda sovellussuojauskäytäntöjä, jotka auttavat pitämään yrityksen tiedot turvassa.

Jos työntekijä kadottaa laitteensa, hänen tilinsä voidaan poistaa etänä, jotta yrityksen tiedot eivät joudu vääriin käsiin. Lisäksi jos työntekijä lähtee yrityksestä, hänen vanhaa laitettaan ei enää tarvitse lähettää pääkonttoriin uudelleen jaettavaksi. Movement Group Nordic voi lähettää laitteen suoraan seuraavalle käyttäjälle, ja uusi käyttäjä voi sitten kirjautua laitteeseen yrityksen sovelluksilla omilla tunnuksillaan. Hänellä on pääsy vain niihin tietoihin, joita hän tarvitsee työtehtävissään, riippumatta siitä, kuka käytti laitetta viimeksi.

Yhtenäisten viestintäkanavien, vahvistettujen tiedonhallintatyökalujen ja vahvemman tiimityön ansiosta Movement Group Nordicin työntekijät pystyvät nyt toimistolla tai liikkeellä ollessaan työskentelemään paremmin kuin koskaan.