Salgs-, marketing- og importvirksomhed øger datasikkerheden og reducerer driftsomkostningerne med Microsoft 365 (eng)

Movement Group Nordic har base i Malmø og Stockholm og har specialiseret sig i at levere salgs-, import- og marketingtjenester til brands, der ønsker at distribuere deres produkter til dagligvarebutikker, nærbutikker og restauranter i hele Sverige. Movement Group Nordic blev skabt, da to virksomheder med base i Sverige fusionerede, og er et etableret og pålideligt navn i regionen.

Den nylige fusion var dog ikke uden de sædvanlige vokseværk. De to virksomheder, Movement Sales Partner og Movement Business Partner, havde forskellige forretningsmodeller og forskellige løsninger til at opfylde deres behov. Mens Movement Business Partner opererer ud fra en central placering, har Movement Sales Partner et decentralt netværk af sælgere i marken, der dækker hele Sverige. Disse salgsrepræsentanter arbejder i små, individuelt styrede, produktspecifikke grupper.

Virksomheden oplevede en langsom onboarding af nye salgsgruppemedlemmer, som overvejende arbejdede via e-mail og IT-løsninger, der ikke var godkendt til intern brug, herunder WhatsApp, Facebook Messenger og SMS-grupper. Og mens Movement Sales Partner havde skiftet fra onsite-servere til Microsoft Office 365 tilbage i 2013, havde Movement Business Partner ikke gjort det. Virksomheden havde brug for en samlet løsning, der kunne forbedre kommunikationskanalerne, strømline driften og give robust sikkerhed til mobile enheder.

"Med vores medarbejdere spredt over hele landet var det en nødvendighed at flytte til skyen. Med Microsoft 365 har vi øget vores produktivitet, forenet vores kommunikation og reduceret vores driftsomkostninger."

- Emma Trygg, CFO hos Movement Group Nordic

 

Flytning til skyen

Movement Group Nordic havde ingen intern IT-afdeling og henvendte sig derfor til sin mangeårige teknologipartner WeSafe IT, en Microsoft-partner med guldkompetencer inden for Cloud Platform og Cloud Productivity til små og mellemstore virksomheder. På grund af det tætte samarbejde mellem de to virksomheder vidste specialisterne hos WeSafe med det samme, at Microsoft 365 Business ville hjælpe med at forbedre produktiviteten, reducere driftsomkostningerne og understøtte virksomhedens mobile og kontorbaserede arbejdsstyrke.

Overgangen til Microsoft 365 gav Movement Group Nordic en enestående mulighed for både at modernisere virksomhedens brug af allerede implementerede Office 365-løsninger som Microsoft SharePoint Online og at indføre yderligere løsninger som Microsoft Teams og Intune. Hver af disse nye implementeringer har haft indflydelse på hele virksomheden, og de mest dramatiske forbedringer opleves af virksomhedens netværk af salgsrepræsentanter i marken.

Et nyt online hjem i SharePoint

Movement Group Nordic har brugt SharePoint siden 2013, men virksomheden udnyttede ikke funktionerne ud over løsningens grundlæggende filhåndterings- og delingsfunktioner. Med skiftet til Microsoft 365 omfavnede virksomheden SharePoint mere fuldt ud og skabte et nyt intranet for begge virksomheder via SharePoint-sites. "Alle de oplysninger, som vores medarbejdere har brug for, findes i SharePoint Online," siger Emma Trygg, CFO hos Movement Group Nordic. "Vi har virksomhedsnyheder, links, medarbejderhåndbøger og kalendere. Når vores medarbejdere er så spredt, er det virkelig den bedste og mest effektive måde at dele information på."

Det er også første gang, at medarbejdere uden for hovedkontoret har haft adgang til SharePoint. For nyansatte sælgere i marken er det en dramatisk og velkommen forandring. Onboarding-processen for en ny medarbejder finder sted på hovedkontoret i Malmø, men det er en informationsrig oplevelse, der varer en hel dag. Efter onboarding var medarbejderne i marken afhængige af deres ledelsesteam for at fortsætte deres uddannelse på afstand. Med SharePoint kan disse medarbejdere opdatere deres virksomheds- og produktviden proaktivt.

Medarbejderne behøver heller ikke at bekymre sig om at åbne dokumenter uden for deres ansvarsområde, fordi virksomheden bruger SharePoint til at kontrollere adgangen til følsomme oplysninger. "SharePoint Online gør det utroligt nemt at administrere, hvem der har adgang til hvert dokument, selv med to virksomheder," siger Maria Hoffsten, marketingkoordinator hos Movement Group Nordic. "Vi kan styre så meget af det selv, at vi egentlig ikke har brug for en IT-afdeling."

"Alle de oplysninger, som vores medarbejdere har brug for, ligger i SharePoint Online. Vi har virksomhedsnyheder, links, medarbejderhåndbøger og kalendere. Når vores medarbejdere er så spredt, er det virkelig den bedste og mest effektive måde at dele information på."

- Emma Trygg, CFO hos Movement Group Nordic

 

Stærkere relationer gennem teams

Med Microsoft Teams bruger medarbejderne ikke længere en række ikke-godkendte værktøjer til kommunikation. Individuelle salgschefer udveksler nemt beskeder med salgsmedarbejdere, og medarbejdere, der flytter fra en salgsgruppe til en anden, lærer hurtigt deres kolleger at kende. "Hver salgsgruppe har sin egen Teams-kanal," siger Hoffsten. "De deler dokumenter, taler om hverdagsproblemer og kan meget hurtigere kontakte os på kontoret, når de har brug for salgssupport eller har tidsfølsomme spørgsmål. Vi har reduceret den interne trafik af e-mailsamtaler med Teams, og derfor har vi sparet en masse tid."

Salgsgrupper bruger Teams til at styrke relationer. "Fordi vi er spredt over hele Sverige, har vi indført ugentlige salgsmøder via Teams. Medlemmerne af salgsgruppen kan se hinanden - det er mere effektivt og hjælper dem med at opbygge en følelse af kammeratskab. De mødes ansigt til ansigt fire gange om året, og Teams hjælper dem med at opretholde et godt gruppesammenhold og en god holdånd i mellemtiden."

Medarbejderne deler også deres daglige succeser gennem Teams. Hvis en salgsrepræsentant bygger en flot udstilling i en butik, kan han dele den med gruppen, og kollegerne kan give udtryk for tillid, komme med kommentarer og dele tips relateret til billedet. Disse interaktioner hjælper nyansatte med at lære deres produkter og salgsgrupper at kende meget hurtigere end med de tidligere uadministrerede IT-løsninger.

"Vi bruger Teams til at forenkle onboarding," siger Hoffsten. "Medarbejderne kan se alle navne og billeder af deres kolleger. Det er lettere for dem at blive en del af teamet, end det er via Messenger, hvor man skal dele sin personlige profil på Facebook, eller via SMS, hvor man slet ikke kan se dem."

"Vi bruger Teams til at forenkle onboarding... Det er nemmere for dem at være en del af teamet, end det er gennem Messenger, hvor du skal dele din personlige profil på Facebook, eller gennem SMS, hvor du slet ikke ser dem."

- Maria Hoffsten, marketingkoordinator hos Movement Group Nordic

 

Forbedret datasikkerhed med Intune

Da Movement Group Nordic i høj grad er afhængig af at placere sine sælgere ude hos kunderne, er telefoner og tablets en nødvendig del af deres arbejdsdag. For at hjælpe med at overholde den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR) implementerer virksomheden Microsoft Intune, en enhedsagnostisk cloud-baseret administrationsløsning. Gennem Intune kan Movement Group Nordic oprette app-beskyttelsespolitikker, der hjælper med at holde virksomhedens data sikre.

Hvis en medarbejder forlægger sin enhed, kan deres konto slettes via fjernadgang, så virksomhedsdata ikke kommer i de forkerte hænder. Og hvis en medarbejder forlader virksomheden, behøver deres gamle enhed ikke længere at blive sendt til hovedkontoret for at blive omfordelt. Movement Group Nordic kan sende enheden direkte til den næste bruger, og den nye bruger kan så logge ind på enheden med virksomhedens apps ved hjælp af sine egne legitimationsoplysninger. De vil kun have adgang til de oplysninger, de har brug for til deres stilling, uanset hvem der sidst brugte enheden.

Med forenede kommunikationskanaler, styrkede datahåndteringsværktøjer og en stærkere følelse af teamwork er medarbejderne hos Movement Group Nordic nu mere kompetente end nogensinde, uanset om de er på kontoret eller på farten.