Neue App in Microsoft 365 für laufende Kontrollen und Überwachung

Von Papier und Bleistift zur digitalen Berichterstattung

Systematischer Brandschutz ist nach dem Unfallverhütungsgesetz gesetzlich vorgeschrieben und liegt letztlich in der Verantwortung des Eigentümers. Daher müssen regelmäßige Kontrollen durchgeführt werden - monatlich oder vierteljährlich.

Bei der Überprüfung der Funktion von Brandschutzeinrichtungen muss ein vollständiges Protokoll mit eventuellen Fehlern und Mängeln erstellt werden, das der Aufsichtsbehörde zur Prüfung vorgelegt werden kann. Diese Protokollierung erfolgt bisher weitgehend mit Stift und Papier und wird dann manuell z.B. in ein Excel-Dokument eingetragen. Für die Mitarbeiter im Außendienst würde eine mobile Lösung, die speziell für die systematische Kontrolle von Brandschutzeinrichtungen angepasst ist, daher eine erhebliche Arbeitserleichterung bedeuten.

Tak & Brandskydd AB bietet Funktionskontrolle, Service, Reparatur und Ersatz von Brandschutzanlagen für Immobiliengesellschaften und einzelne Wohnungsbaugesellschaften. Bei der Wahl eines Systems zur Erfassung und Meldung von Brandschutzinspektionen fiel die Wahl auf WeSafe.

Mobilität im Fokus

In Absprache mit Tak & Brandskydd hat WeSafe eine Lösung entwickelt, die im Wesentlichen als App mit einer Checkliste funktioniert, auf der der Inspektor die verschiedenen Kontrollpunkte abhakt und das Protokoll dann an die für die Immobilie zuständige Person sendet. Die App funktioniert auf Computern, Mobiltelefonen und Tablets und enthält auch Karten, um die verschiedenen Kontrollpunkte in den Objekten leicht zu finden. "Mobilität ist entscheidend, denn sie bietet eine völlig neue Möglichkeit, Inspektionen jederzeit und überall durchzuführen und zu protokollieren. Der Verwaltungsaufwand entfällt, da die Notizen nicht mehr zuerst auf Papier erfasst und dann in ein System eingegeben werden müssen. Stattdessen geben Sie die Informationen direkt in die App ein.

Die Lösung ist jedoch mehr als nur die Checkliste in der App. In Portfolios mit einer großen Anzahl von Objekten gibt es in der Regel verschiedene Personen, die Kontrollen für verschiedene Objekte durchführen, und dann wird es besonders wichtig, die Daten einfach zentral zu sammeln und zu organisieren. Auf diese Weise erhalten Sie als Immobilienverwalter einen Überblick über die durchgeführten Inspektionen und die festgestellten Mängel im gesamten Immobilienportfolio aus der Vogelperspektive. Der Kontrolleur wiederum wird jedes Mal daran erinnert, wenn es Zeit ist, neue Kontrollen durchzuführen.

- Jetzt arbeiten wir komplett mobil, und dank der Kontrollen fällt nichts oder zumindest weniger Aufgaben unter den Tisch. Die Hausverwalter erhalten einen wirklich guten Überblick und haben das Gefühl, dass sie eine bessere Kontrolle haben, aber auch, dass es einfacher ist, zu planen, was in Zukunft getan werden muss", sagt Martin Berggren von Tak & Brandskydd.

Die Lösung dient auch als Portal für die Zusammenarbeit zwischen Tak & Brandskydd und ihren Kunden, wo die gesamte Benutzerverwaltung stattfindet.

Dynamische Zusammenarbeit für eine benutzerfreundliche no-code Lösung

Die Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen basierte lange Zeit auf dem Modell, dass der Kunde eine strenge Spezifikation der Anforderungen vorlegt, auf deren Grundlage der Lieferant dann ein fertiges Produkt präsentiert. Die Zusammenarbeit zwischen WeSafe und Tak & Brandskydd war stattdessen sehr dynamisch und Änderungen wurden in Iterationen mit häufigen Überprüfungen vorgenommen. Auf diese Weise können Änderungen leichter sofort vorgenommen werden, anstatt zu warten, bis man "fertig" ist, wenn Änderungen große Teile der bisherigen Arbeit umstoßen können.

Die Lösung ist eine sogenannte no-code Lösung was kurz gesagt bedeutet, dass Sie eine Lösung nicht von Grund auf neu entwickeln müssen, sondern der gesamte oder zumindest ein großer Teil des Codes bereits in die Plattform integriert ist. Der Schwerpunkt der No-Code-Arbeit liegt daher eher auf dem Verständnis des zu unterstützenden Prozesses und dem Finden und Entwerfen der richtigen Lösung in der Plattform, anstatt das Rad mit neuem Code neu zu erfinden. Die Lösung wurde im Microsoft 365 Cloud-Service entwickelt und WeSafe hat Tak & Brandskydd in enger, dynamischer Zusammenarbeit dabei geholfen, ihre kundenspezifischen Prozesse im App-Format neu zu gestalten. Durch die enge Zusammenarbeit konnte die App auch schneller fertiggestellt und mit einem klaren Fokus auf Benutzerfreundlichkeit entwickelt werden.

Win-Win-Situation

Tak & Brandskydd kann seinen Kunden die App nun als Dienstleistung anbieten, wodurch eine Win-Win-Situation entsteht:

- Die Kunden erhalten eine einfachere Verwaltung ihrer Steuerungen und wir generieren mehr Geschäftsmöglichkeiten in Form von funktionalen Steuerungen, Service, Reparatur und Ersatz von Geräten", fasst Martin Berggren zusammen.

Mehrere Kunden haben die Dienstleistung von Tak & Brandskydd bereits in Anspruch genommen, und das Interesse ist groß, da viele schon lange den Wunsch haben, den Prozess der Brandschutzinspektionen zu vereinfachen.

Steht Ihre Organisation vor einer ähnlichen Herausforderung, mit wiederkehrenden Kontrollen und laufender Berichterstattung? Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, und wir sagen Ihnen mehr darüber, wie wir Ihnen helfen können!