Microsoft 365:n uusi sovellus jatkuvaan valvontaan ja seurantaan

Paperista ja kynästä digitaaliseen raportointiin

Onnettomuuksilta suojautumista koskevan lain mukaan järjestelmällinen palontorjunta on lakisääteistä, ja lopullinen vastuu on kiinteistön omistajalla. Sen vuoksi tarkastuksia on tehtävä säännöllisesti - kuukausittain tai neljännesvuosittain.

Palontorjuntalaitteiden toimintaa tarkastettaessa on laadittava täydellinen pöytäkirja, johon merkitään mahdolliset viat ja puutteet ja joka on voitava esittää valvontaviranomaisen tarkastettavaksi. Tämä pöytäkirjanpito on aiemmin tehty suurelta osin kynällä ja paperilla, minkä jälkeen se on syötetty manuaalisesti esimerkiksi Excel-asiakirjaan. Kentällä työskenteleville työntekijöille erityisesti palontorjuntalaitteiden järjestelmälliseen valvontaan mukautettu mobiiliratkaisu merkitsisi siis huomattavaa työn sujuvoittamista.

Tak & Brandskydd AB tarjoaa palontorjuntalaitteiden toiminnanvalvontaa, huoltoa, korjausta ja vaihtoa kiinteistöyhtiöille ja yksittäisille taloyhtiöille. Kun valittiin järjestelmä palontorjuntatarkastusten kirjaamista ja raportointia varten, päädyttiin WeSafe-järjestelmään.

Liikkuvuus keskiössä

WeSafe kehitti yhdessä Tak & Brandskyddin kanssa ratkaisun, joka toimii periaatteessa sovelluksena, jossa on tarkistuslista, jossa tarkastaja rastittaa eri tarkistuskohdat ja lähettää sitten pöytäkirjan kiinteistöstä vastaavalle henkilölle. Sovellus toimii tietokoneilla, matkapuhelimilla ja tableteilla, ja se sisältää myös karttoja, joiden avulla kiinteistöjen eri tarkastuspisteet on helppo löytää. "Liikkuvuus on ratkaisevan tärkeää, koska se tarjoaa täysin uudenlaisen mahdollisuuden suorittaa ja kirjata tarkastuksia milloin ja missä tahansa. Se vähentää hallinnollista työtä, sillä sen ansiosta ei tarvitse ensin kirjata paperille ja sitten syöttää muistiinpanoja järjestelmään. Sen sijaan tiedot syötetään suoraan sovellukseen.

Ratkaisu on kuitenkin muutakin kuin sovelluksen tarkistuslista. Salkuissa, joissa on paljon kiinteistöjä, on yleensä eri henkilöitä, jotka tekevät tarkastuksia eri kiinteistöissä, ja silloin on erityisen tärkeää, että tiedot voidaan helposti kerätä ja järjestää keskitetysti. Näin saat isännöitsijänä helikopterinäkymän tehdyistä tarkastuksista ja havaituista puutteista koko kiinteistösalkussa. Tarkastuksia suorittava henkilö puolestaan saa muistutukset aina, kun on aika tehdä uusia tarkastuksia.

- Nyt työskentelemme täysin mobiilisti, ja valvonnan ansiosta mikään tai ainakin vähemmän tehtäviä jää tekemättä. Isännöitsijät saavat todella hyvän yleiskuvan ja tuntevat, että heillä on parempi kontrolli, mutta myös helpompi suunnitella, mitä tulevaisuudessa on tehtävä", sanoo Martin Berggren Tak & Brandskyddistä.

Ratkaisu toimii myös Tak & Brandskyddin ja sen asiakkaiden yhteistyöportaalina, jossa kaikki käyttäjähallinta tapahtuu.

Dynaaminen yhteistyö käyttäjäystävällisen koodittoman ratkaisun aikaansaamiseksi

Räätälöityjen ratkaisujen rakentaminen on jo pitkään perustunut malliin, jossa asiakas esittää tarkan vaatimusmäärittelyn, jonka perusteella toimittaja esittää valmiin tuotteen. WeSafen ja Tak & Brandskyddin yhteistyö on sen sijaan ollut hyvin dynaamista, ja muutokset on tehty iteraatioina, joita on tarkistettu usein. Näin muutokset voidaan tehdä helpommin kerralla sen sijaan, että odottaisi, kunnes on "valmis", jolloin muutokset voivat kaataa suuren osan aiemmasta työstä.

Ratkaisu on ns. ei-koodiratkaisu mikä tarkoittaa lyhyesti sanottuna sitä, että sen sijaan, että rakentaisit ratkaisun tyhjästä, sinulla on kaikki tai ainakin suuri osa koodista jo valmiina alustassa. Koodittomassa työssä keskitytään siis enemmänkin sen prosessin ymmärtämiseen, jota aiotaan tukea, ja sen jälkeen oikean ratkaisun löytämiseen ja suunnitteluun alustasta sen sijaan, että keksittäisiin pyörä uudelleen uudella koodilla. Ratkaisu on kehitetty Microsoft 365 -pilvipalvelussa, ja WeSafe on tiiviissä ja dynaamisessa yhteistyössä auttanut Tak & Brandskyddiä luomaan asiakaskohtaiset prosessinsa uudelleen sovellusmuotoon. Tiiviin yhteistyön ansiosta sovellus on myös valmistunut nopeammin ja sen kehittämisessä on kiinnitetty erityistä huomiota käyttäjäystävällisyyteen.

Win-win

Tak & Brandskydd voi nyt tarjota sovellusta palveluna asiakkailleen, mikä on win-win-tilanne:

- Asiakkaat saavat yksinkertaisempaa hallintoa ohjaukseensa, ja me luomme lisää liiketoimintamahdollisuuksia toimivien ohjausten, huollon, korjausten ja laitteiden vaihdon muodossa", Martin Berggren toteaa lopuksi.

Useat asiakkaat ovat jo ostaneet palvelun Tak & Brandskyddiltä, ja kiinnostus on suurta, sillä monet ovat jo pitkään halunneet yksinkertaistaa palontorjuntatarkastuksia.

Onko organisaatiollasi samanlaisia haasteita, jotka liittyvät toistuvaan valvontaan ja jatkuvaan raportointiin? Ota yhteyttä, niin kerromme lisää siitä, miten voimme auttaa sinua!