Ny app i Microsoft 365 til løbende kontrol og overvågning

Fra papir og blyant til digital rapportering

Systematisk brandsikring er et lovkrav i henhold til loven om beskyttelse mod ulykker, og det endelige ansvar ligger hos ejendommens ejer. Derfor skal der udføres regelmæssige kontroller - månedligt eller kvartalsvis.

Ved kontrol af brandsikringsudstyrets funktion skal der udarbejdes en komplet protokol med eventuelle fejl og mangler, som skal kunne fremvises til kontrol af tilsynsmyndigheden. Denne registrering er tidligere i vid udstrækning blevet udført med pen og papir og derefter manuelt indtastet i f.eks. et Excel-dokument. For medarbejderne i marken vil en mobil løsning, der er specielt tilpasset til systematisk kontrol af brandsikringsudstyr, derfor betyde en betydelig effektivisering af arbejdet.

Tak & Brandskydd AB tilbyder funktionskontrol, service, reparation og udskiftning af brandsikringsudstyr til ejendomsselskaber og individuelle boligforeninger. Da de skulle vælge et system til registrering og rapportering af brandsikringsinspektioner, faldt valget på WeSafe.

Mobilitet i fokus

I samråd med Tak & Brandskydd udviklede WeSafe en løsning, der grundlæggende fungerer som en app med en tjekliste, hvor inspektøren krydser de forskellige kontrolpunkter af og derefter sender protokollen til den person, der er ansvarlig for ejendommen. Appen fungerer på computere, mobiltelefoner og tablets og indeholder også kort, så man nemt kan finde de forskellige kontrolpunkter i ejendommene. "Mobilitet er afgørende, fordi det giver en helt ny mulighed for at udføre og registrere inspektioner når som helst og hvor som helst. Det skærer et lag af administration væk ved at eliminere behovet for først at registrere på papir og derefter indtaste noterne i et system. I stedet indtaster man dataene direkte i appen.

Men løsningen er mere end bare tjeklisten i appen. I porteføljer med et stort antal ejendomme er der som regel forskellige personer, der udfører kontroller for forskellige ejendomme, og så bliver det særligt vigtigt nemt at kunne indsamle og organisere dataene centralt. På den måde får du som ejendomsadministrator et helikopterbillede af de inspektioner, der er udført, og de mangler, der er opdaget i hele ejendomsporteføljen. Til gengæld får den person, der udfører kontrollerne, påmindelser, hver gang det er tid til at udføre nye kontroller.

- Nu arbejder vi helt mobilt, og takket være styringen falder intet, eller i hvert fald færre opgaver, mellem to stole. Ejendomsadministratorerne får et rigtig godt overblik og føler, at de har bedre kontrol, men også at det er lettere at planlægge, hvad der skal gøres i fremtiden," siger Martin Berggren hos Tak & Brandskydd.

Løsningen fungerer også som en samarbejdsportal mellem Tak & Brandskydd og deres kunder, hvor al brugeradministration finder sted.

Dynamisk samarbejde for brugervenlig no-code-løsning

Opbygningen af kundetilpassede løsninger har længe været baseret på den model, at kunden indsender en streng kravspecifikation, som leverandøren så præsenterer et færdigt produkt på baggrund af. Samarbejdet mellem WeSafe og Tak & Brandskydd har i stedet været meget dynamisk, og ændringer er blevet foretaget i iterationer med hyppige gennemgange. På den måde kan man lettere foretage ændringer med det samme i stedet for at vente, til man er "klar", hvor ændringer kan vælte store dele af det tidligere arbejde.

Løsningen er en såkaldt løsning uden kode hvilket kort sagt betyder, at i stedet for at bygge en løsning fra bunden, har du allerede alt, eller i det mindste en stor del af koden, indbygget i platformen. Fokus i no-code-arbejdet er derfor mere på at forstå den proces, man skal understøtte, og derefter finde og designe den rigtige løsning i platformen, frem for at genopfinde den dybe tallerken med ny kode. Løsningen er udviklet i Microsoft 365-cloudtjenesten, og WeSafe har i et tæt, dynamisk samarbejde hjulpet Tak & Brandskydd med at genskabe deres kundespecifikke processer i app-format. Det tætte samarbejde har også gjort det muligt at færdiggøre appen hurtigere og udvikle den med et klart fokus på brugervenlighed.

Win-win

Tak & Brandskydd kan nu tilbyde appen som en service til sine kunder, hvilket skaber en win-win-situation:

- Kunderne får en enklere administration af deres styringer, og vi skaber flere forretningsmuligheder i form af funktionelle styringer, service, reparation og udskiftning af udstyr," afslutter Martin Berggren.

Flere kunder har allerede købt tjenesten hos Tak & Brandskydd, og der er stor interesse, da mange længe har ønsket at forenkle processen med brandsikringsinspektioner.

Har din organisation en lignende udfordring med tilbagevendende kontroller og løbende rapportering? Kontakt os, så fortæller vi dig mere om, hvordan vi kan hjælpe dig!