Portale für die Zusammenarbeit in Office 365

Warum werden Kooperationsportale benötigt?

In der Vergangenheit erfolgte die Kommunikation größtenteils per E-Mail, aber die Herausforderung besteht darin, dass die zwischen Ihnen, Ihrem Partner, Ihrem Kunden oder Lieferanten ausgetauschten Informationen oft so beschaffen sind, dass sie häufig aktualisiert werden müssen. Das gleiche Problem, das intern in Unternehmen auftritt, kann daher auch extern auftreten - es gibt viele Versionen und Aktualisierungen von Dokumenten und Dateien. Dies führt zu Verwirrung und sogar zu Fehlern, da es schwierig wird, den Überblick über die aktuelle Version zu behalten.

Der Austausch von Informationen mit Partnern, Kunden und Lieferanten erfordert sowohl Sicherheit als auch Zugänglichkeit. Die verschiedenen an einer Zusammenarbeit beteiligten Parteien müssen ständig Zugang zu den Informationen haben, aber sie sollten nur selten für alle verfügbar sein. Ein Collaboration-Portal muss daher ein Ort sein, der sowohl durch Zugangsbeschränkungen geschützt als auch für diejenigen zugänglich ist, die ihn benötigen, und der in Echtzeit aktualisiert werden kann.

In der Vergangenheit wurden häufig Gastkonten eingerichtet, damit verschiedene Parteien auf gemeinsame Informationen in Ihrer Umgebung zugreifen konnten. Dies wiederum erfordert eine Verwaltung, und da jedes Konto eine eigene Lizenz hat, verursacht dies auch Kosten.

Portale für die Zusammenarbeit in Office 365

Ein Kollaborationsportal schafft einen gemeinsamen Kommunikationsraum für Kunden, Partner und Lieferanten, um Informationen auszutauschen und abzurufen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Dokumentation im Portal immer die neuesten Versionen enthält und für alle zugänglich ist, die sie benötigen.

Viele Unternehmen richten ein kollaboratives Portal ein, um einen Supportbereich für Kunden einzurichten, in dem sie sich anmelden und auf FAQs, Formulare zur Einleitung eines Supportfalls, Fallstatistiken, Chatfunktionen usw. zugreifen können.

Rund 70 Prozent aller Unternehmen nutzen heute Office 365, was die einzige Voraussetzung für eine nahtlose Kommunikation zwischen den Beteiligten in den in Sharepoint erstellten Collaboration-Portalen ist. Im Portal melden Sie sich einfach mit Ihrem eigenen Office-365-Konto an und greifen auf die Inhalte aus Ihrer eigenen Umgebung zu. Voraussetzung ist lediglich, dass Sie als Nutzer zum Portal eingeladen sind.

Vorteile von kollaborativen Portalen

Die Vorteile des Aufbaus kollaborativer Portale sind unter anderem folgende

• Sie bewahren Ihre Daten in Ihrer Office 365-Umgebung auf. Mit anderen Worten, Sie müssen sie nicht extern speichern und sie verlassen nie Ihre Office 365-Umgebung.
• Sie kontrollieren von Ihrer eigenen Umgebung aus, wer über Berechtigungen verfügt. Sie müssen sich nicht an Ihre Webagentur oder IT-Abteilung wenden, um das Entfernen oder Hinzufügen eines Benutzers zu beantragen.
• Sie müssen nicht mehr um Erlaubnis fragen". Die Verwaltung des Portals wird viel weniger aufwändig sein, da die Verantwortung bei denjenigen liegt, die tatsächlich mit dem Partner/Lieferanten/Kunden zusammenarbeiten.

WeSafe hilft Ihnen beim Aufbau kollaborativer Portale

Bei WeSafe legen wir großen Wert darauf, wie Sie als Kunde beim Aufbau neuer Funktionen denken sollten. Wir beraten Sie, wie Sie Ihre Prozesse auf der Grundlage Ihrer individuellen Bedürfnisse am besten optimieren können. Wenn es zum Beispiel um Collaboration-Portale geht, analysieren wir, wie Sie diese am besten in Office 365 aufbauen können. Wir fungieren als Resonanzboden und Unterstützung, während wir Ihre Denkweise hinterfragen, um neue Wege zu finden.

Möchten Sie mehr über die Erstellung kollaborativer Portale in Office 365 erfahren? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!