Samarbejdsportaler i Office 365

Hvorfor er der brug for samarbejdsportaler?

Tidligere har kommunikationen i høj grad foregået via e-mail, men udfordringen er, at den information, der deles mellem dig, din partner, din kunde eller leverandør, ofte er af en sådan karakter, at den skal opdateres hyppigt. Den samme type problem, som opstår internt i virksomheder, kan derfor opstå eksternt - der er mange versioner og opdateringer af dokumenter og filer. Det fører til forvirring og endda direkte fejl, da det bliver svært at holde styr på, hvilken version der er den aktuelle.

Udveksling af information med partnere, kunder og leverandører kræver også både sikkerhed og tilgængelighed. De forskellige parter i et samarbejde skal have konstant adgang til informationen, men den skal sjældent være tilgængelig for alle. En samarbejdsportal skal derfor være et sted, der både er beskyttet af adgangsbegrænsninger og tilgængeligt for dem, der har brug for det, samt kunne opdateres i realtid.

Tidligere blev der ofte oprettet gæstekonti, så forskellige parter kunne få adgang til fælles oplysninger i dit miljø. Det kræver til gengæld administration, og da hver konto har sin egen licens, medfører det også omkostninger.

Samarbejdsportaler i Office 365

En samarbejdsportal skaber et fælles kommunikationsrum, hvor kunder, partnere og leverandører kan dele og hente information. Det sikrer, at dokumentationen på portalen altid indeholder de nyeste versioner og er tilgængelig for alle, der har brug for den.

Mange virksomheder opretter en samarbejdsportal for at opbygge et supportområde til kunderne, hvor de kan logge ind og få adgang til ofte stillede spørgsmål, formularer til at starte en supportsag, sagsstatistik, chatfunktioner og så videre.

Omkring 70 procent af alle virksomheder bruger i dag Office 365, som er den eneste forudsætning for problemfri kommunikation mellem parterne i de samarbejdsportaler, der oprettes i Sharepoint. I portalen logger du blot ind fra din egen Office 365-konto og får adgang til indholdet fra dit eget miljø. Det eneste, der kræves, er, at du som bruger bliver inviteret til portalen.

Fordele ved samarbejdsportaler

Fordelene ved at bygge samarbejdsportaler er blandt andet følgende:

• Du opbevarer dine data i dit Office 365-miljø. Med andre ord behøver du ikke at gemme dem eksternt, og de forlader aldrig dit Office 365-miljø.
• Du kontrollerer, hvem der har autorisation fra dit eget miljø. Du behøver ikke at gå gennem dit webbureau eller din IT-afdeling for at anmode om, at en bruger bliver fjernet eller tilføjet.
• Ingen grund til at "spørge om lov". Al administration af portalen vil være meget mindre besværlig, da ansvaret ligger hos dem, der rent faktisk arbejder med partneren/leverandøren/kunden.

WeSafe hjælper dig med at bygge samarbejdsportaler

Hos WeSafe fokuserer vi på, hvordan du som kunde skal tænke, når du bygger ny funktionalitet. Vi rådgiver om, hvordan du bedst kan optimere dine processer ud fra dine individuelle behov. Når det f.eks. gælder samarbejdsportaler, analyserer vi, hvordan du bedst bygger det i Office 365. Vi fungerer som sparringspartner og støtte, samtidig med at vi udfordrer jeres måde at tænke på for at finde nye veje frem.

Vil du vide mere om at bygge samarbejdsportaler i Office 365? Så tag kontakt til os!