Yhteistyöportaalit Office 365:ssä

Yrityksillä on yhä suurempi tarve tehdä parempaa ja tehokkaampaa yhteistyötä toimittajien, kumppaneiden ja asiakkaiden kanssa. Niiden on yksinkertaisesti pystyttävä kommunikoimaan ja jakamaan tietoa helpommin kuin aiemmin on ollut mahdollista. Samalla tiedot on pidettävä täsmällisinä, ajan tasalla ja vain oikeiden henkilöiden saatavilla. Office 365 tarjoaa nämä mahdollisuudet, ja me tarkastelemme tarkemmin, miten yhteistyöportaalit voivat tehostaa ja helpottaa yhteistyötä.

Miksi yhteistyöportaaleja tarvitaan?

Aiemmin viestintä on tapahtunut suurelta osin sähköpostitse, mutta haasteena on, että sinun, kumppanisi, asiakkaasi tai toimittajasi välillä jaettava tieto on usein luonteeltaan sellaista, että sitä on päivitettävä usein. Samantyyppinen ongelma, joka syntyy yritysten sisällä, voi siis syntyä myös ulkoisesti - asiakirjoista ja tiedostoista on useita versioita ja päivityksiä. Tämä johtaa sekaannukseen ja jopa suoranaisiin virheisiin, koska on vaikea seurata, mikä versio on ajankohtainen.

Tietojen vaihtaminen kumppaneiden, asiakkaiden ja toimittajien kanssa edellyttää myös sekä turvallisuutta että saatavuutta. Yhteistyön eri osapuolilla on oltava jatkuva pääsy tietoihin, mutta harvoin niiden pitäisi olla kaikkien saatavilla. Yhteistyöportaalin on siis oltava paikka, joka on sekä suojattu pääsyrajoituksilla että niiden saatavilla, jotka sitä tarvitsevat, ja jota voidaan päivittää reaaliajassa.

Aiemmin vierastilit luotiin usein, jotta eri osapuolet pääsivät käyttämään yhteisiä tietoja ympäristössäsi. Tämä puolestaan vaatii hallinnointia, ja koska jokaisella tilillä on oma lisenssi, tämä aiheuttaa myös kustannuksia.

Yhteistyöportaalit Office 365:ssä

Yhteistyöportaali luo yhteisen viestintätilan, jossa asiakkaat, kumppanit ja toimittajat voivat jakaa ja hakea tietoa. Näin varmistetaan, että portaalissa oleva dokumentaatio sisältää aina uusimmat versiot ja on kaikkien sitä tarvitsevien saatavilla.

Monet yritykset luovat yhteistyöportaalin rakentaakseen asiakkaille tukialueen, jossa he voivat kirjautua sisään ja käyttää usein kysyttyjä kysymyksiä, lomakkeita tukitapauksen aloittamiseksi, tapaustilastoja, chat-toimintoja ja niin edelleen.

Noin 70 prosenttia kaikista yrityksistä käyttää nykyään Office 365:tä, joka on ainoa edellytys osapuolten saumattomalle viestinnälle Sharepointissa luoduissa yhteistyöportaaleissa. Portaaliin kirjaudutaan yksinkertaisesti omalta Office 365 -tililtä ja sisältöön päästään käsiksi omasta ympäristöstä. Tarvitaan vain, että sinut käyttäjänä kutsutaan portaaliin.

Yhteistyöportaalien edut

Yhteistyöportaalien rakentamisen etuja ovat muun muassa seuraavat:

  • Säilytät tietosi Office 365 -ympäristössä. Toisin sanoen sinun ei tarvitse säilyttää niitä ulkoisesti, eivätkä ne koskaan poistu Office 365 -ympäristöstäsi.
  • Voit valvoa, kenellä on valtuutus omasta ympäristöstäsi. Sinun ei tarvitse pyytää käyttäjän poistamista tai lisäämistä verkkotoimiston tai IT-osaston kautta.
  • Lupaa ei tarvitse pyytää. Portaalin hallinnointi on paljon vaivattomampaa, koska vastuu on niillä, jotka todella työskentelevät kumppanin/toimittajan/asiakkaan kanssa.

WeSafe auttaa sinua rakentamaan yhteistyöportaaleja

Me WeSafessa panostamme suuresti siihen, miten sinun asiakkaana pitäisi ajatella, kun rakennat uusia toimintoja. Annamme neuvoja siitä, miten voit optimoida prosessisi parhaiten yksilöllisten tarpeidesi perusteella. Kun kyse on esimerkiksi yhteistyöportaaleista, analysoimme, miten voit parhaiten rakentaa sen Office 365:een. Toimimme äänitorvena ja tukena ja haastamme samalla ajattelutapojasi uusien etenemistapojen löytämiseksi.

Haluatko tietää lisää yhteistyöportaalien rakentamisesta Office 365:ssä? Ota meihin yhteyttä!

Inspiraatiota ja tietoa suoraan sähköpostiisi

Tilaa kuukausittainen inspiroiva uutiskirjeemme, joka antaa vinkkejä, näkemyksiä ja neuvoja uusista työskentelytavoista, prosesseista ja turvallisuudesta, jotka liittyvät Microsoft 365:een, Azureen ja Microsoftin pilvialustan eri työkaluihin.

Demo

Maksimoi investointisi Microsoft 365:een

Saat inspiraatiota ja vinkkejä maksuttomasta istunnostamme, jossa kerromme, miten voit maksimoida investointisi Microsoft 365:een ja varmistaa tulevan kasvun ja tuottavuuden.

Lue lisää ja varaa

Kirjoittanut:

Per Liljenberg

Vanhempi neuvonantaja

per.liljenberg@upheads.se