Der Schlüssel zu erfolgreichen IT-Projekten: Engagierte Mitarbeiter

Von statischen zu dynamischen IT-Lösungen

In der Vergangenheit hatten technische Systeme nur begrenzten Spielraum für Anpassungen. Die IT-Abteilung war für relativ statische Lösungen zuständig und musste daher die Benutzer nur über mögliche Schulungsprogramme einbeziehen. Stattdessen lag der Ausgangspunkt oft auf der obersten Ebene, wo beispielsweise das Managementteam die Hauptquelle für die Anforderungen war.

Cloud-Dienste wie Microsoft 365 ermöglichen es, die Technologie dynamisch an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Alle Nutzer in den Prozess der Lösungsentwicklung einzubeziehen, kann ungewohnt sein. In vielen Fällen besteht auch die Befürchtung, dass sich das Projekt in die Länge zieht, wenn zu viele Personen beteiligt sind. Aber wenn das Projekt nicht von unten, mit Hilfe der Mitarbeiter, vorangetrieben wird, ist es leider zum Scheitern verurteilt.

Was springt für mich dabei heraus?

Ein wichtiger Teil der Nutzung neuer Technologien besteht darin, die Probleme in bestehenden Prozessen zu erkennen und sie mit Hilfe technologischer Werkzeuge zu erleichtern. Ohne einen echten Einblick in die tatsächlichen Herausforderungen, mit denen die Mitarbeiter konfrontiert sind, wird die neue Technologie jedoch nie die richtigen Lösungen bieten. Und die Bedürfnisse werden nie erkannt werden, wenn die Mitarbeiter nicht in die Gestaltung dieser Lösungen einbezogen werden.

Außerdem müssen sich die Mitarbeiter darüber im Klaren sein, warum sie sich dafür entscheiden, ihre Arbeitsweise durch eine neue Technologie zu verändern, und was sie von der Veränderung erwarten. Andernfalls besteht ein hohes Risiko, dass die neue Lösung nicht in dem Maße genutzt wird wie gewünscht - oder sogar in der richtigen Weise. Im schlimmsten Fall werden die Mitarbeiter sogar feindselig und finden eigene Lösungen außerhalb der IT-Plattform des Unternehmens - sogenannte Schatten-IT -, um mangelhafte Prozesse und Arbeitsmethoden zu beheben. Auf diese Weise landen Unternehmensinformationen außerhalb der IT-Umgebung des Unternehmens, was die IT-Sicherheit gefährdet und im Falle personenbezogener Daten auch gegen die DSGVO verstößt.

Tipp: Wie Sie Ihre Mitarbeiter engagieren

Damit dynamische IT-Lösungen effektiv sind, müssen sie von den Nutzern mit Leben gefüllt werden. Das wiederum setzt voraus, dass die Mitarbeiter in die Einführung neuer digitaler Arbeitsweisen einbezogen werden. Es gibt viele Möglichkeiten, Mitarbeiter einzubinden, und hier sind einige unserer Tipps:

• Beginnen Sie mit einem oder mehreren Workshops, in denen die Mitarbeiter ihre Meinung dazu äußern können, wie die Arbeit heute funktioniert und wie sie sie gerne hätten. Suchen Sie dann nach Möglichkeiten, neue, verbesserte Arbeitsweisen unter Verwendung der neuen digitalen Werkzeuge zu entwickeln. Sie können auch interne Wettbewerbe veranstalten, bei denen der beste Verbesserungsvorschlag etwas gewinnt.
• Verschieben Sie wichtige Prozesse, die viele Mitarbeiter beschäftigen, in das neue Tool, so dass sie gezwungen sind, damit zu beginnen und es zu nutzen. Urlaubsplanung oder Zeiterfassung, zum Beispiel.
• Setzen Sie in jeder Funktion/Abteilung Botschafter für das Tool ein. Der Botschafter sollte ein engagierter Mitarbeiter sein, der bereit ist, die Arbeit im Hinblick auf die spezifischen Bedürfnisse seiner Arbeitsgruppe voranzutreiben. Der Botschafter sollte eher ein Change Manager als eine technisch versierte Person sein - das Wichtigste ist, das Engagement zu fördern und Verhaltensweisen zu ändern.
• Präsentieren Sie Informationen über neue Funktionen in einem verständlichen und benutzerfreundlichen Format - also nicht zu technisch. Wichtig ist, dass die Vorteile für den Benutzer klar aufgezeigt werden.

Beweis für eine erfolgreiche IT-Investition

Die Mitarbeiter sind das größte Kapital Ihrer Organisation. Sie sind letztlich diejenigen, die dafür sorgen, dass die neuen Arbeitsweisen tatsächlich umgesetzt werden. Um mit der Einführung einer neuen digitalen Arbeitsweise erfolgreich zu sein, sollte der Input der Mitarbeiter in erster Linie die Entwicklung der Lösungen bestimmen. Sie sind diejenigen, die wirklich wissen, wo die Defizite liegen, was besser sein könnte und wie die tägliche Arbeit durch intelligentere Prozesse verbessert werden könnte.

Nur wenn Ihre Mitarbeiter sich einbezogen fühlen und die Vorteile der neuen Instrumente verstehen, werden sich Ihre Investitionen auch auszahlen. Wenn sich alle engagieren, können Sie die Instrumente auch durch iterative Verbesserungen kontinuierlich optimieren. In gewisser Weise ist das Engagement der Beweis dafür, dass die Einführung eines neuen Tools wirklich gelungen ist.

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