Avain onnistuneisiin IT-projekteihin: sitoutuneet työntekijät

Staattisista tietotekniikkaratkaisuista dynaamisiin

Aiemmin tekniset järjestelmät ovat olleet vain rajoitetusti mukautettavissa. Tietotekniikka on ollut vastuussa melko staattisista ratkaisuista, eikä sen ole sen vuoksi tarvinnut ottaa käyttäjiä mukaan muutoin kuin mahdollisten koulutusohjelmien kautta. Sen sijaan lähtökohta on usein ollut ylätasolla, jossa esimerkiksi johtoryhmä on ollut tärkein vaatimusten lähde.

Microsoft 365:n kaltaisten pilvipalveluiden ansiosta teknologiaa on mahdollista mukauttaa dynaamisesti yrityksen tarpeiden mukaan. Kaikkien käyttäjien ottaminen mukaan ratkaisujen suunnitteluprosessiin voi olla vierasta. Monesti saatetaan myös pelätä, että jos liian moni osallistuu, projekti pitkittyy. Mutta jos hanketta ei johdeta alhaalta käsin, työntekijöiden avulla, se on valitettavasti tuomittu epäonnistumaan.

Mitä hyötyä siitä on minulle?

Tärkeä osa uuden teknologian hyödyntämistä on tunnistaa nykyisten prosessien ongelmat ja helpottaa niitä teknologisten välineiden avulla. Ilman aitoa näkemystä työntekijöiden kohtaamista todellisista haasteista uusi teknologia ei kuitenkaan koskaan tarjoa täysin oikeita ratkaisuja. Tarpeita ei myöskään koskaan tunnisteta, jos työntekijät eivät osallistu ja ole mukana näiden ratkaisujen suunnittelussa.

Lisäksi työntekijöiden on oltava tietoisia siitä, miksi he päättävät muuttaa työskentelytapaansa uuden teknologian avulla ja mitä he hyötyvät muutoksesta. Muuten on suuri riski, että uutta ratkaisua ei käytetä toivotulla tavalla - tai edes oikealla tavalla. Pahimmassa tapauksessa työntekijät saattavat jopa muuttua vihamielisiksi ja löytää omia ratkaisuja yrityksen IT-alustan ulkopuolelta - niin sanottua varjotietotekniikkaa - korjatakseen puutteellisia prosesseja ja työmenetelmiä. Näin yrityksen tiedot päätyvät yrityksen IT-ympäristön ulkopuolelle, mikä vaarantaa IT-turvallisuuden ja henkilötietojen tapauksessa myös rikkoo GDPR:ää.

Vinkkejä: Miten sitouttaa työntekijät

Jotta dynaamiset tietotekniikkaratkaisut olisivat tehokkaita, käyttäjien on pidettävä ne elinvoimaisina, mikä puolestaan edellyttää, että työntekijät sitoutuvat ja osallistuvat uusien digitaalisten työskentelytapojen käyttöönottoon. Työntekijöiden sitouttamiseen on monia tapoja, ja tässä on muutamia vinkkejä:

• Aloita järjestämällä yksi tai useampi työpaja, jossa työntekijät voivat ilmaista näkemyksensä siitä, miten työ toimii nykyään ja miten he haluaisivat sen toimivan. Etsikää sitten mahdollisuuksia rakentaa uusia, parempia työskentelytapoja uusien digitaalisten työkalujen avulla. Voit myös järjestää sisäisiä kilpailuja, joissa paras parannusehdotus voittaa jotain.
• Siirrä monia työntekijöitä työllistävät avainprosessit uuteen työkaluun, jotta heidän on pakko aloittaa ja käyttää sitä. Esimerkiksi lomasuunnittelu tai työajanseuranta.
• Hanki työkalun lähettiläät kuhunkin toimintoon/osastoon. Lähettilään tulisi olla sitoutunut työntekijä, jolla on halu viedä työtä eteenpäin oman työryhmänsä erityistarpeiden mukaisesti. Lähettilään tulisi olla pikemminkin muutosjohtaja kuin tekniikkaan perehtynyt henkilö - tärkeintä on edistää sitoutumista ja muuttaa käyttäytymistä.
• Esitä tietoa uusista toiminnoista ymmärrettävässä ja käyttäjäystävällisessä muodossa - ei siis liian teknisessä muodossa. Tärkeintä on osoittaa selkeästi, mitä hyötyä käyttäjälle koituu.

Todiste onnistuneesta IT-investoinnista

Työntekijät ovat organisaatiosi suurin voimavara. He ovat viime kädessä ne, jotka varmistavat, että uudet työskentelytavat todella otetaan käyttöön. Jotta uuden digitaalisen työskentelytavan käyttöönotto onnistuisi, työntekijöiden panoksen pitäisi ensisijaisesti ohjata sitä, miten ratkaisut rakennetaan. He ovat ne, jotka todella tietävät, missä on puutteita, mikä voisi olla paremmin ja miten päivittäistä työtä voitaisiin parantaa älykkäämmillä prosesseilla.

Vasta kun työntekijät tuntevat itsensä osallisiksi ja ymmärtävät uusien työkalujen hyödyt, saat sijoituksellesi vastinetta. Jos kaikki ovat mukana, voit myös jatkuvasti optimoida työkaluja iteratiivisten parannusten avulla. Tavallaan sitoutuminen on todiste siitä, että uuden työkalun käyttöönotto on todella onnistunut.

Haluatko tietää lisää siitä, miten WeSafe ajattelee onnistuneista IT-projekteista? Ota rohkeasti yhteyttä!