Nøglen til succesfulde IT-projekter: Engagerede medarbejdere

Fra statiske til dynamiske it-løsninger

Tidligere har tekniske systemer haft begrænsede muligheder for tilpasning. IT har været ansvarlig for ret statiske løsninger og har derfor ikke behøvet at involvere brugerne andet end gennem eventuelle træningsprogrammer. I stedet har udgangspunktet ofte været på topniveau, hvor f.eks. ledergruppen har været den primære kilde til krav.

Cloud-tjenester som Microsoft 365 gør det muligt dynamisk at tilpasse teknologien til virksomhedens behov. Det kan være uvant at involvere alle brugere i processen med at designe løsninger. I mange tilfælde kan der også være en frygt for, at projektet vil trække ud, hvis for mange mennesker involveres. Men uden at projektet bliver drevet nedefra med hjælp fra medarbejderne, er det desværre dømt til at mislykkes.

Hvad får jeg ud af det?

En vigtig del af at drage fordel af nye teknologier er at erkende problemerne i eksisterende processer og lette dem ved hjælp af teknologiske værktøjer. Men uden ægte indsigt i de faktiske udfordringer, som medarbejderne står over for, vil ny teknologi aldrig helt kunne levere de rigtige løsninger. Og behovene vil aldrig blive anerkendt, hvis medarbejderen ikke er engageret og involveret i udformningen af disse løsninger.

Derudover skal medarbejderne være bevidste om, hvorfor de vælger at ændre deres måde at arbejde på gennem ny teknologi, og hvad de får ud af det. Ellers er der stor risiko for, at den nye løsning ikke bliver brugt så meget som ønsket - eller endda på den rigtige måde. I værste fald kan medarbejderne endda blive fjendtlige og finde deres egne løsninger uden for virksomhedens it-platform - såkaldt skygge-it - for at afhjælpe mangelfulde processer og arbejdsmetoder. På den måde ender virksomhedsoplysninger uden for virksomhedens it-miljø, hvilket bringer it-sikkerheden i fare og, hvis der er tale om persondata, også er i strid med GDPR.

Tip: Sådan engagerer du dine medarbejdere

Så hvis dynamiske IT-løsninger skal være effektive, skal brugerne holde dem i live, hvilket igen kræver, at medarbejderne er engagerede og involverede i indførelsen af nye digitale arbejdsmetoder. Der er mange måder at engagere medarbejderne på, og her er nogle af vores tips:

• Start med at afholde en eller flere workshops, hvor medarbejderne får mulighed for at give udtryk for deres syn på, hvordan arbejdet fungerer i dag, og hvordan de gerne vil have det til at fungere. Find derefter muligheder for at opbygge nye, forbedrede måder at arbejde på ved hjælp af de nye digitale værktøjer. Du kan også arrangere interne konkurrencer, hvor det bedste forbedringsforslag vinder noget.
• Flyt nøgleprocesser, som engagerer mange medarbejdere, til det nye værktøj, så de tvinges til at komme i gang og bruge det. Ferieplanlægning eller tidsregistrering, for eksempel.
• Hav ambassadører for værktøjet inden for hver funktion/afdeling. Ambassadøren skal være en engageret medarbejder, der er villig til at drive arbejdet fremad med hensyn til de specifikke behov i deres arbejdsgruppe. Ambassadøren bør være mere en forandringsleder end en teknisk kyndig person - det vigtige er at skabe engagement og ændre adfærd.
• Præsenter information om ny funktionalitet i et forståeligt og brugervenligt format - det vil sige ikke for teknisk. Det vigtige er at demonstrere fordelene for brugeren.

Bevis for en vellykket IT-investering

Medarbejderne er din organisations største aktiv. Det er i sidste ende dem, der sikrer, at de nye måder at arbejde på rent faktisk bliver implementeret. For at lykkes med indførelsen af en ny digital måde at arbejde på, er det medarbejdernes input, der primært skal styre, hvordan løsningerne bygges. Det er dem, der virkelig ved, hvor manglerne er, hvad der kunne være bedre, og hvordan det daglige arbejde kan forbedres gennem smartere processer.

Først når dine medarbejdere føler sig involveret og forstår fordelene ved de nye værktøjer, får du et afkast af din investering. Hvis alle er engagerede, kan du også løbende optimere værktøjerne gennem iterative forbedringer. På en måde er engagementet beviset på, at implementeringen af et nyt værktøj virkelig er lykkedes.

Vil du vide mere om, hvordan WeSafe tænker om succesfulde IT-projekter? Så er du velkommen til at kontakte os!