Verwalten Sie Dateien und Dokumente in Microsoft 365 - sicher und effizient

In der Digitalisierung von Organisationen und Unternehmen hat sich in kurzer Zeit viel getan. Viele haben ihre gesamte oder einen Teil ihrer Dateiverwaltung in die Cloud und Microsoft 365 verlagert. Wir wissen, dass es vielen Nutzern an Wissen und Verständnis fehlt, wie sie optimal mit Dateien und Dokumentenmanagement arbeiten können. Vielleicht stecken sie in alten Fußstapfen fest, anstatt sich an all die neuen Möglichkeiten und Tools anzupassen, die sich ihnen bieten.

Lassen Sie sich bei der Umstellung auf eine reibungslosere Dokumentenverwaltung in Microsoft 365 nicht von alten Gewohnheiten behindern.

Wenn Sie Ihre Dateien und Dokumente einfach auf Microsoft 365 übertragen, ohne neue Routinen und Prozesse einzurichten, gehen Gewinne verloren. Alte Routinen bleiben im Hintergrund und es kann einige Zeit dauern, bis man sich an neue Arbeitsweisen gewöhnt hat. Basierend auf unserer Erfahrung mit der Umstellung von 15.000 Benutzern in 300 Unternehmen auf Microsoft 365 haben wir einige Schritte aufgelistet, die Sie hoffentlich dazu inspirieren, weiterzumachen und intelligenter und reibungsloser zu arbeiten. Für diejenigen, die bereits seit einiger Zeit mit Microsoft 365 arbeiten, kann es sinnvoll sein, zu überprüfen, welche Funktionen Sie bereits nutzen und welche es wert sind, sich näher damit zu befassen.

Stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Funktionen in Microsoft 365 für Ihr Datei- und Dokumentenmanagement nutzen:

Überall Zugriff auf Dateien

Onedrive, Sharepoint und Teams sind für viele neue Begriffe und es kann unklar sein, was was ist. Im Allgemeinen kann man sagen, dass Onedrive Meine Dokumente in der Cloud ist, und dank der Funktion "Sicherung wichtiger Ordner" können Sie weiterhin in Ihren Ordnern auf dem Computer, Desktop-Dokumenten und Bildern arbeiten. Der Unterschied ist, dass wenn Ihr Computer den Geist aufgibt oder gestohlen wird, Sie immer wichtige Daten/Dokumente/Dateien verlieren. OneDrive ersetzt den Desktop und durch das Speichern/Synchronisieren auf OneDrive vermeiden Sie das Risiko, Dokumente zu verlieren", wenn Sie z. B. Ihren Computer versehentlich löschen oder verlieren. Sie können Dokumente über OneDrive mit anderen teilen, aber wir empfehlen Ihnen, zu Sharepoint und Teams zu wechseln, die den gemeinsamen Arbeitsbereich für das Unternehmen darstellen und in denen Sie Dokumente mit Ihren Kollegen teilen und bearbeiten. Sie können wählen, ob Sie online oder lokal arbeiten möchten - alles wird in der Cloud synchronisiert.

Sparen Sie Speicherplatz auf Ihrer Festplatte

Da sich Ihre Dateien und Dokumente in der Cloud befinden, können Sie sie dort speichern, da Ihnen 1 TB Speicherplatz zur Verfügung steht. Sie können aber auch wählen, welche Dateien Sie vorübergehend lokal auf Ihrem Computer speichern möchten, um offline zu arbeiten. Wenn Sie die Funktion "Dateien bei Bedarf" aktivieren, sehen Sie alle Dateien im Windows Explorer und erhalten neue Informationen zu jeder Datei. Neue Dateien, die online oder auf einem anderen Gerät erstellt wurden, werden als reine Onlinedateien angezeigt, die keinen Speicherplatz auf Ihrem Gerät beanspruchen. Wenn Sie mit dem Internet verbunden sind, können Sie die Dateien als alle Dateien auf Ihrem Gerät verwenden.

Dateien als Link freigeben

Um mehrere Versionen der gleichen Datei zu vermeiden, Zeit zu sparen, produktiver zu arbeiten und zu kontrollieren, wer tatsächlich Zugriff auf die Datei hat, können wir jetzt einen Link zur Datei freigeben. Sie entscheiden, wer die Dateien ansehen, bearbeiten und herunterladen darf. So haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Dokumente und vermeiden die vielen verschiedenen Versionen, die möglicherweise erstellt werden müssen.

Versionsmanagement spart Ihnen

Die in MS365/OneDrive/Teams gespeicherten Dokumente und Dateien können problemlos in einer früheren Version wiederhergestellt werden. Vergleichen Sie verschiedene Versionen und holen Sie sich genau das zurück, was Sie wollen. Jedes Mal, wenn Sie das Dokument speichern, wird im Hintergrund eine neue Version gespeichert. Vielleicht arbeiten Sie heute mit Budget - Version 1, Budget - Version 2... Arbeiten Sie stattdessen mit der Versionsverwaltung über das Web oder direkt im Dokument im Office-Paket. Über die Versionshistorie können Sie auf frühere Versionen zugreifen und ein Dokument in einer früheren Version wiederherstellen oder verschiedene Versionen im selben Fenster vergleichen, um zu sehen, was beibehalten oder gelöscht werden sollte.

Arbeiten mit Dateien und Dokumenten im Explorer

Egal, ob Sie gerne im Web oder lokal arbeiten, die Tools sind da. Wechseln Sie nahtlos zwischen Teams, Explorer, Desktop oder OneDrive im Web. Alles, um die Produktivität hoch zu halten.

Wenn Sie versehentlich löschen

Die auf OneDrive oder in Teams gespeicherten Dateien erhalten einen zusätzlichen Papierkorb. Dieser bietet Schutz, wenn Dokumente versehentlich gelöscht werden. Die Papierkörbe auf Ihrem Desktop und im Web sind nicht identisch. Wenn Sie eine Datei versehentlich löschen oder ein Dokument nicht finden können, sollten Sie im Papierkorb auf office.com nachsehen, wo die Dateien 90 Tage lang aufbewahrt und wiederhergestellt werden können. Eine großartige Sicherheitsfunktion, die Sie beruhigt.

Wenn Sie neugierig sind, wie Sie die oben genannten Funktionen genau nutzen können oder vielleicht auch Tipps zur Verwendung von Etiketten, zum Arbeiten auf verschiedenen mobilen Geräten, zu den wichtigsten Apps und mehr erhalten möchten, empfehlen wir Ihnen unser kostenloses Webinar Datei- und Dokumentenmanagement in Microsoft 365.

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