Hallitse tiedostoja ja asiakirjoja Microsoft 365:ssä - turvallisesti ja tehokkaasti.

Organisaatioiden ja yritysten digitalisoinnissa on tapahtunut lyhyessä ajassa paljon. Monet ovat siirtäneet tiedostojensa hallinnan kokonaan tai osittain pilvipalveluun ja Microsoft 365:een. Tiedämme, että monilta käyttäjiltä puuttuu tietoa ja ymmärrystä siitä, miten toimia optimaalisesti tiedostojen ja asiakirjojen hallinnan kanssa. Ehkä he ovat jämähtäneet vanhoihin jalanjälkiin sen sijaan, että olisivat sopeutuneet kaikkiin uusiin mahdollisuuksiin ja tarjolla oleviin työkaluihin.

Älä anna vanhojen tapojen haitata siirtymistä sujuvampaan asiakirjojen hallintaan Microsoft 365:ssä.

Pelkkä tiedostojen ja asiakirjojen siirtäminen Microsoft 365:een ilman uusien rutiinien ja prosessien luomista tarkoittaa, että hyödyt menetetään. Vanhat rutiinit jäävät selkärangaksi, ja uusiin työskentelytapoihin siirtyminen voi viedä aikaa. Perustuen kokemukseemme 15 000 käyttäjän siirtämisestä Microsoft 365:een 300 organisaatiossa olemme listanneet muutamia vaiheita, joiden toivomme innostavan sinua siirtymään ja aloittamaan työskentelyn älykkäämmin ja sujuvammin. Jo jonkin aikaa käytössä olleiden voi olla hyvä tarkistaa, mitä toimintoja jo käytät ja mihin kannattaa ehkä syventyä hieman enemmän.

Tarkista, että käytät seuraavia Microsoft 365:n ominaisuuksia tiedostojen ja asiakirjojen hallintaan:

Pääsy tiedostoihin kaikkialla

Onedrive, Sharepoint ja Teams ovat monille uusia termejä, ja voi olla epäselvää, mikä on mitä. Yleisesti voidaan sanoa, että Onedrive on Omat asiakirjat pilvessä, ja "tärkeiden kansioiden varmuuskopiointi" -toiminnon ansiosta voit jatkaa työskentelyä tietokoneen kansioissa, työpöydän asiakirjoissa ja kuvissa. Erona on se, että kun tietokoneesi luovuttaa tai varastetaan, menetät aina tärkeät tiedot/asiakirjat/tiedostot. Se korvaa työpöydän ja tallentamalla/synkronoimalla OneDriveen vältät riskin "asiakirjojen menettämisestä", jos esimerkiksi vahingossa poistat tai kadotat tietokoneesi. Voit jakaa asiakirjoja OneDriven kautta muiden kanssa, mutta suosittelemme siirtymistä Sharepoint- ja Teams-järjestelmiin, jotka muodostavat yrityksen yhteisen työtilan ja joissa jaat ja käsittelet asiakirjoja yhdessä kollegojesi kanssa. Voit valita, työskenteletkö verkossa vai paikallisesti - kaikki synkronoidaan pilvessä.

Säästä tilaa kiintolevylläsi

Koska tiedostosi ja asiakirjasi ovat pilvipalvelussa, voit tallentaa ne sinne, koska sinulla on 1 TB tilaa, mutta voit myös valita, mitkä tiedostot haluat tallentaa väliaikaisesti paikallisesti tietokoneellesi, jotta voit työskennellä offline-tilassa. Kun otat tiedostot käyttöön pyynnöstä, näet kaikki tiedostot Windows Explorerissa ja saat uusia tietoja kustakin tiedostosta. Uudet verkossa tai toisella laitteella luodut tiedostot näkyvät vain verkossa olevina tiedostoina, jotka eivät vie tilaa laitteellasi. Kun olet yhteydessä internetiin, voit käyttää tiedostoja laitteesi kaikkina tiedostoina.

Jaa tiedostoja linkkinä

Jos haluat välttää saman tiedoston useita versioita, säästää aikaa, työskennellä tuottavammin ja valvoa, kenellä on oikeasti pääsy tiedostoon, voimme nyt jakaa linkin tiedostoon. Sinä päätät, kuka voi katsella, muokata ja ladata tiedostoja. Näin saat asiakirjojesi täyden hallinnan ja vältät kaikki erilaiset versiot, joita voidaan joutua laatimaan.

Versiohallinta säästää

MS365/OneDrive/Teams-tietokantaan tallennetut asiakirjat ja tiedostot voidaan helposti palauttaa aiempaan versioon. Vertaile eri versioita ja palauta juuri se, mitä haluat. Aina kun tallennat asiakirjan, uusi versio tallentuu taustalla. Saatat työskennellä tänään Budjetin - versio 1, Budjetin - versio 2... Työskentele sen sijaan versionhallinnan avulla verkon kautta tai suoraan asiakirjassa Office-paketissa. Voit käyttää aiempia versioita versiohistoria-toiminnon kautta ja palauttaa asiakirjan aiempaan versioon tai vertailla eri versioita samassa ikkunassa nähdäksesi, mikä pitäisi säilyttää tai poistaa.

Työskentely tiedostojen ja asiakirjojen kanssa etsintäohjelmassa

Työkaluja on tarjolla riippumatta siitä, rakastatko työskennellä verkossa vai paikallisesti. Siirry saumattomasti Teamsin, Explorerin, työpöydän tai OneDriven välillä verkossa. Kaikki tämä pitää tuottavuuden korkeana.

Jos poistat vahingossa

OneDriveen tai Teamsiin tallennetut tiedostot saavat ylimääräisen roskakorin. Tämä tarjoaa suojaa, kun asiakirjoja poistetaan vahingossa. Työpöydällä ja verkossa olevat roskakorit eivät ole samanlaisia. Jos poistat tiedoston vahingossa tai jos et löydä asiakirjaa, kannattaa katsoa roskakorista verkossa, office.com-sivustolla, jossa tiedostot säilyvät 90 päivää ja ne voidaan palauttaa. Hieno turvaominaisuus, joka antaa mielenrauhaa.

Jos olet utelias siitä, miten edellä mainittuja ominaisuuksia käytetään tarkalleen, tai jos haluat ehkä myös vinkkejä tarrojen käyttöön, työskentelyyn eri mobiililaitteilla, tärkeimpiin sovelluksiin ja muuhun, suosittelemme, että katsot ilmaisen webinaarimme Tiedostojen ja asiakirjojen hallinta Microsoft 365:ssä.

Hallitsetko tiedostoja ja asiakirjoja täysin pilvipalvelussa? Tiedätkö, miten organisaatiosi voi parhaiten hyödyntää OneDriven, SharePointin ja Teamsin kaikkia mahdollisuuksia? Ota rohkeasti yhteyttä meihin Upheadsissa ja varaa tilaisuus käyttösi tarkasteluun.