Eine gute Verwaltung erleichtert das Management von Unternehmensakten

Für die Administratoren in Unternehmen, die die Microsoft 365-Plattform nutzen, gibt es viele Tipps und Überlegungen, wenn es um die Verwaltung von Dateien und Dokumenten geht. Es lohnt sich, über diese Tipps nachzudenken, um eine produktivere und sicherere Arbeitsumgebung zu schaffen.

In unserem Webinar gehen Consultant Manager Robert Veberg und Microsoft 365 Consultant Gustav Hallencreutz auf eine ganze Reihe von allgemeinen Einstellungen in der Plattform ein und geben Empfehlungen, wie Sie als Administrator die Arbeit der Mitarbeiter erleichtern und gleichzeitig die Sicherheit erhöhen können.

Durchdachte Einstellungen kommen allen zugute

Wenn die Dateien in die Cloud verschoben werden, gibt es einige Punkte, die Sie als Administrator beachten sollten. Wir haben fünf übergreifende Fragen aufgelistet, die wir während des Webinars untersuchen werden. Wie Sie sehen werden, hängt vieles davon davon ab, wie Ihr Unternehmen arbeitet, aber es gibt auch allgemeine Tipps, die für jeden gelten, der in die Cloud umzieht.

1. Ist das Netzwerk bereit? Da immer mehr Menschen in Teams arbeiten, muss das Netz in der Lage sein, den Datenverkehr zu bewältigen. Dies belastet das Netzwerk. Stellen Sie daher sicher, dass das Netzwerk auf dem neuesten Stand ist. Die Plattform verfügt über ein integriertes Tool zur Sicherstellung der Netzwerkleistung.
2. Welche Geräte sollten die Mitarbeiter verwenden? Bei der Arbeit in der Cloud kann jeder von jedem Gerät aus arbeiten. Sie als Unternehmen müssen eine strategische Entscheidung darüber treffen, welche Daten wo freigegeben werden können. Es gibt auch integrierte Tools, die die Produktivität erhöhen und gleichzeitig die Sicherheit gewährleisten.
3. Die Mitarbeiter können produktiv und sicher arbeiten. Der Zugriff auf Dateien in SharePoint zum Beispiel sollte einfach, aber auch sicher sein. Ein gutes Gleichgewicht kann darin bestehen, eine zweistufige Verifizierung zu aktivieren, wenn ein Benutzer außerhalb des Büros arbeitet, während sie nicht erforderlich ist, wenn der Zugriff über das Büronetzwerk erfolgt. So bleibt die Arbeit sicher und produktiv.
4. Strategie der gemeinsamen Nutzung. Früher wurde die Datei an eine E-Mail angehängt, aber jetzt sollten die Mitarbeiter stattdessen einen Link freigeben. Als IT-Manager ist es wichtig zu wissen, welche Optionen zur Verfügung stehen und dies den Benutzern zu vermitteln! Im Webinar zeigen wir Beispiele für verschiedene Möglichkeiten.
5. Synchronisierungsstrategie. Sie ziehen es vor, die Bibliotheken, mit denen Sie täglich arbeiten, zu synchronisieren und sie im Explorer verfügbar zu haben. Wenn Sie jedoch sensible Dokumente und Dateien haben, sind diese möglicherweise nur online verfügbar. Die Richtlinie muss eindeutig festlegen, wie zu arbeiten ist und was nicht synchronisiert werden kann.

Microsoft 365 Verwaltungszentrum

Das Verwaltungszentrum bietet eine Fülle von Informationen, und es lohnt sich, eine Stunde darauf zu verwenden, diese an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Andernfalls können Sie leicht von Dingen überwältigt werden, die zwar interessant, aber für Ihre Tätigkeit irrelevant sind.

Auf der Verwaltungsseite können Sie die Startseite an Ihre Bedürfnisse anpassen und sehen, welche Starterkarten in der Hauptansicht angezeigt werden sollen. Im Webinar stellen Gustav und Robert vor, wie das Administrationszentrum eingerichtet werden kann, damit Sie schnell auf Funktionen in Bezug auf Freigabe, Zugriff und Sicherheitsstufen zugreifen können. Sie können auch allgemeine Karten für Verknüpfungen zu Schulungen von Microsoft hinzufügen und Anwendungen und Verknüpfungen entfernen, die nicht für den Bereich gelten, mit dem Sie arbeiten.

Entscheiden Sie sich für den richtigen Ansatz

Ausgehend von der Startseite des Verwaltungszentrums führen Robert und Gustav Sie dann in ein detailliertes Verfahren ein. Sie helfen Ihnen dabei, herauszufinden, wo und wie Sie in den verschiedenen Einstellungen klicken müssen, und erörtern, was sie aus allgemeiner Sicht vorschlagen und was Ihre Organisation für sich selbst berücksichtigen muss.

1. Freigabeeinstellungen und Zugriffsverwaltung - Sollen Dateien intern und extern freigegeben werden oder soll nur ein Link freigegeben werden können? Legen Sie auch fest, wer die Datei bearbeiten können soll und wie lange der Link gültig sein soll. Die Benutzer sollten nur auf das zugreifen können, was tatsächlich genutzt wird. Dies geschieht, indem die Rechte für den Zugriff auf Daten darüber hinaus eingeschränkt werden.
2. Aufbewahrungsgrundsätze, Kennzeichnungen, Klassifizierung - Eine Sammlung von Kennzeichnungen, die zusammen einen Rahmen dafür schaffen, wie lange Daten je nach ihrem Inhalt aufbewahrt werden sollten. Dies kann als technische Lösung zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen betrachtet werden. Einzelne Kennzeichnungen können verwendet werden oder zusammen eine Richtlinie bilden. Kennzeichnungen werden sowohl für die Aufbewahrung als auch für die Empfindlichkeit verwendet. Durch die Verwendung von Kennzeichnungen werden die Daten entsprechend den erstellten Kennzeichnungen klassifiziert. Einfach ausgedrückt: Eine Sammlung von Kennzeichnungen ermöglicht die Erstellung von Aufbewahrungsrichtlinien und die Klassifizierung, je nachdem, was Sie erreichen möchten. Die Aufbewahrungsrichtlinie bestimmt, wie lange die Daten erhalten bleiben, während die Klassifizierung häufig die Empfindlichkeit der Daten bestimmt.
3. Einstellungen zum Schutz vor Datenverlust - Die Kontrolle über persönliche Daten ist eine schwierige, aber wichtige Aufgabe für einen IT-Administrator. Durch die Einrichtung einer DLP-Richtlinie können Sie erkennen und sogar verhindern, dass Unternehmensdaten unrechtmäßig gesendet werden.
4. Überwachung - Kann sowohl proaktiv als auch rückwirkend für Ereignisse verwendet werden. Wenn sie proaktiv eingesetzt wird, dient sie dazu, Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln, während sie rückwirkend eingesetzt werden kann, wenn Sie melden wollen, wie z. B. eine Datei verschwunden ist.
5. Berichte/Nutzung - Hier können Sie sehen, wie viele Dateien in SharePoint und OneDrive gespeichert sind. Sie können sehen, welche Nutzer auf die Cloud zugegriffen haben und wie viele Dateien in einem bestimmten Zeitintervall bearbeitet wurden; d. h. aktive Dateien, die in einer bestimmten Zeitspanne geöffnet, freigegeben oder bearbeitet wurden. So können Sie feststellen, ob die Cloud richtig oder überhaupt genutzt wird und ob sich die Investition gelohnt hat.

Eine Schlussfolgerung aus dem Vortrag von Robert und Gustav über Datei- und Dokumentenmanagement ist, dass Cloud-Dienste großartig sind, weil man Mitarbeiter einladen und alles gemeinsam nutzen kann, aber als Administrator muss man zwischen Sicherheit und Einfachheit unterscheiden; man muss in der Lage sein, ein Gleichgewicht zu finden.

Wenn Sie die oben genannten Punkte ein für alle Mal überprüfen, sind Sie auf dem besten Weg, ein sicheres und produktives Arbeitsumfeld für Ihr gesamtes Unternehmen zu schaffen.

Als Administrator ist es Ihre Aufgabe, den nächsten Weg zu finden. Fühlen sich die Benutzer sicher bei ihrer Arbeit, können sie eine Datei korrekt anhängen, sollen Dateien Ihre IT-Umgebung verlassen können? Es gibt viele Entscheidungen zu treffen, und wenn Sie bisher lokal gearbeitet haben, gibt es viele neue Dinge, die in der Cloud auftauchen.

Positiv ist, dass WeSafe nur einen Mausklick entfernt ist und dass das Schulungsprogramm von Microsoft 365 sehr umfangreich ist.