God administration letter håndteringen af virksomhedens filer

For de administratorer i organisationer, der bruger Microsoft 365-platformen, er der mange tips og tanker, når det gælder håndtering af filer og dokumenter. Disse tips er værd at reflektere over for at skabe et mere produktivt og sikkert miljø at arbejde i.

I vores webinar tager konsulentchef Robert Veberg og Microsoft 365-konsulent Gustav Hallencreutz fat på et helt batteri af generelle indstillinger i platformen og også anbefalinger til, hvordan du som administrator kan lette arbejdet for medarbejderne og samtidig øge sikkerheden.

Gennemtænkte rammer gavner alle

Når filerne flyttes til skyen, er der nogle punkter, der er gode for dig som administrator at overveje. Vi har listet fem overordnede spørgsmål, som vi vil udforske i løbet af webinaret. Som du vil se, handler meget af det om, hvordan din organisation fungerer, men der er også generelle tips, som gælder for alle, der flytter til skyen.

1. Er netværket klar? Med flere og flere mennesker, der arbejder i teams, skal netværket kunne klare, at data bevæger sig op og ned. Det lægger pres på netværket, så sørg for, at det er opdateret. Platformen har et indbygget værktøj til at sikre netværkets ydeevne.
2. Hvilke enheder skal medarbejderne bruge? Når man arbejder i skyen, kan alle arbejde fra en hvilken som helst enhed. Som organisation er man nødt til at træffe en strategisk beslutning om, hvilke data der kan deles hvor. Der er også indbyggede værktøjer til at åbne op for produktiviteten og samtidig opretholde sikkerheden.
3. Medarbejderne kan arbejde produktivt og sikkert. Det skal f.eks. være nemt at få adgang til filer i SharePoint, men det skal også være sikkert. En god balance kan være at aktivere totrinsbekræftelse, når der anmodes om adgang, hvis en bruger arbejder uden for kontoret, mens det ikke er nødvendigt, hvis det sker fra kontorets netværk. På den måde forbliver arbejdsoplevelsen sikker og produktiv.
4. Strategi for deling. Tidligere blev filen vedhæftet i en e-mail, men nu skal medarbejderne dele et link i stedet. Som IT-chef er det vigtigt at vide, hvilke muligheder der er, og kommunikere det til brugerne! Vi giver eksempler på forskellige måder i webinaret.
5. Strategi for synkronisering. Du foretrækker at synkronisere de biblioteker, du arbejder med dagligt, og have dem tilgængelige i udforskeren. Men hvis du har følsomme dokumenter og filer, skal de måske kun være tilgængelige online. Politikken skal være klar på, hvordan man arbejder, og hvad der ikke kan synkroniseres.

Microsoft 365 Administrationscenter

Der er en masse information tilgængelig fra administrationscentret, og det er værd at bruge en time på at tilpasse den til dine behov. Ellers kan du let blive overvældet af ting, der er interessante, men irrelevante for din jobrolle.

På admin-siden kan du tilpasse startsiden efter dine behov og se, hvilke startkort der skal være i hovedvisningen. I webinaret præsenterer Gustav og Robert, hvordan administrationscentret kan sættes op, så du hurtigt kan få adgang til funktioner relateret til deling, adgang og sikkerhedsniveauer. Du kan også tilføje generelle kort til genveje til kurser fra Microsoft og vælge at fjerne apps og genveje, som ikke er relevante for det område, du arbejder med.

Beslut dig for den rigtige tilgang

Med udgangspunkt i administrationscentrets startside tager Robert og Gustav dig videre ind i en detaljeret procedure. De hjælper dig med at finde ud af, hvor og hvordan du skal klikke i de forskellige indstillinger, og diskuterer, hvad de foreslår fra et generelt perspektiv, og hvad din organisation selv skal overveje.

1. Delingsindstillinger og adgangsstyring - Skal filer kunne deles internt og eksternt, eller skal det kun være muligt at dele et link? Beslut også, hvem der skal kunne redigere filen, og hvor længe linket skal være gyldigt. Brugere bør kun have adgang til det, der rent faktisk bruges. Dette gøres ved at begrænse rettighederne til at få adgang til data ud over dette.
2. Bevaringsprincipper, labels, klassifikation - En samling af labels, der tilsammen skaber en ramme for, hvor længe data skal bevares afhængigt af deres indhold. Dette kan ses som en teknisk løsning til at opfylde compliance-krav. Individuelle labels kan bruges eller tilsammen skabe en politik. Labels bruges til både bevaring og følsomhed. Ved at bruge labels klassificeres data i henhold til de labels, der er blevet oprettet. Kort sagt skaber en samling af labels mulighed for at opbygge bevaringspolitikker og klassificere, afhængigt af hvad du ønsker at opnå. Bevaringspolitikken bestemmer, hvor længe dataene skal leve, mens klassificeringen ofte bestemmer, hvor følsomme dataene er.
3. Data loss protection settings - At få kontrol over personlige data er en vanskelig, men vigtig opgave for en IT-administrator. Ved at oprette en DLP-politik kan du opdage og endda forhindre, at virksomhedsoplysninger bliver sendt forkert.
4. Overvågning - Kan bruges både proaktivt og retroaktivt til hændelser. Hvis det bruges proaktivt, er det for at identificere muligheder for forbedring, mens det kan bruges retroaktivt, hvis du vil rapportere, hvordan f.eks. en fil er forsvundet.
5. Rapporter/brug - Her kan du se, hvor mange filer der er gemt i SharePoint og OneDrive. Du kan se, hvilke brugere der har haft adgang til skyen, og hvor mange filer der er blevet redigeret i et bestemt tidsinterval; dvs. aktive filer, der er åbnet, delt eller redigeret i et bestemt tidsrum. Så kan du afgøre, om skyen bliver brugt korrekt eller overhovedet, og om investeringen har været rentabel.

En konklusion, man kan drage af Robert og Gustavs præsentation om fil- og dokumenthåndtering, er, at cloud-tjenester er fantastiske, fordi man kan invitere samarbejdspartnere og dele alt, men at man som administrator er nødt til at skelne mellem sikkerhed og enkelhed; man er nødt til at kunne balancere.

Hvis du gennemgår ovenstående punkter én gang for alle, vil du være godt på vej til at skabe et sikkert og produktivt arbejdsmiljø for hele din organisation.

Som administrator har du til opgave at finde den næste vej. Føler brugerne sig sikre på, hvordan de arbejder, kan de vedhæfte en fil korrekt, skal det være muligt for filer at forlade dit IT-miljø? Der er mange beslutninger, der skal træffes, og hvis du har arbejdet lokalt før, er der mange nye ting, der dukker op i skyen.

På plussiden er WeSafe kun et klik væk, og Microsoft 365's eget træningsprogram er enormt.