Hyvä hallinto helpottaa yrityksen tiedostojen hallintaa

Microsoft 365 -alustaa käyttävien organisaatioiden ylläpitäjille on tarjolla paljon vinkkejä ja ajatuksia tiedostojen ja asiakirjojen hallintaan liittyen. Näitä vinkkejä kannattaa pohtia, jotta voidaan luoda tuottavampi ja turvallisempi työympäristö.

Webinaarissamme konsulttipäällikkö Robert Veberg ja Microsoft 365 -konsultti Gustav Hallencreutz käsittelevät alustan yleisiä asetuksia sekä suosituksia siitä, miten voit ylläpitäjänä helpottaa työntekijöiden työtä ja lisätä turvallisuutta.

Harkitut asetukset hyödyttävät kaikkia

Kun tiedostot siirretään pilvipalveluun, sinun on järjestelmänvalvojana hyvä ottaa huomioon joitakin seikkoja. Olemme listanneet viisi yleistä kysymystä, joita käsittelemme webinaarin aikana. Kuten huomaat, suuri osa niistä liittyy siihen, miten organisaatiosi toimii, mutta mukana on myös yleisiä vinkkejä, jotka koskevat kaikkia pilveen siirtyviä.

1. Onko verkko valmis? Kun yhä useammat ihmiset työskentelevät tiimeissä, verkon on pystyttävä käsittelemään ylös ja alas liikkuvaa dataa. Tämä rasittaa verkkoa, joten varmista, että verkko on ajan tasalla. Alustassa on sisäänrakennettu työkalu verkon suorituskyvyn varmistamiseksi.
2. Mitä laitteita työntekijöiden pitäisi käyttää? Kun työskentelet pilvipalvelussa, jokainen voi työskennellä millä tahansa laitteella. Organisaation on tehtävä strateginen päätös siitä, mitä tietoja voidaan jakaa missä. On myös sisäänrakennettuja työkaluja, joilla voit avata tuottavuutta ja samalla säilyttää tietoturvan.
3. Työntekijät voivat työskennellä tuottavasti ja turvallisesti. Esimerkiksi tiedostojen käytön SharePointissa pitäisi olla helppoa mutta myös turvallista. Hyvä tasapaino voi olla kaksivaiheisen varmentamisen mahdollistaminen, kun pääsyä pyydetään, jos käyttäjä työskentelee toimiston ulkopuolella, kun taas sitä ei tarvita, jos se tehdään toimistoverkosta. Näin työkokemus pysyy turvallisena ja tuottavana.
4. Jakamisstrategia. Aiemmin tiedosto liitettiin sähköpostiin, mutta nyt työntekijöiden pitäisi jakaa sen sijaan linkki. Tietotekniikkapäällikkönä on tärkeää tietää, mitä vaihtoehtoja on käytettävissä, ja kertoa siitä käyttäjille! Annamme webinaarissa esimerkkejä eri tavoista.
5. Synkronointistrategia. Synkronoit mieluummin kirjastot, joiden kanssa työskentelet päivittäin ja jotka ovat käytettävissä etsintäohjelmassa. Mutta jos sinulla on arkaluonteisia asiakirjoja ja tiedostoja, ne voivat olla käytettävissä vain verkossa. Käytännössä on oltava selvä, miten toimitaan ja mitä ei voi synkronoida.

Microsoft 365 Admin Centre

Hallintokeskuksesta on saatavissa paljon tietoa, ja kannattaa käyttää tunti sen mukauttamiseen omiin tarpeisiisi. Muuten voit helposti hukkua asioihin, jotka ovat kiinnostavia mutta jotka eivät ole työtehtäväsi kannalta merkityksellisiä.

Hallintasivulla voit mukauttaa etusivun tarpeidesi mukaan, jotta näet, mitkä aloituskortit ovat päänäkymässä. Webinaarissa Gustav ja Robert esittelevät, miten hallintakeskus voidaan määrittää niin, että pääset nopeasti käsiksi jakamiseen, käyttöoikeuksiin ja suojaustasoihin liittyviin ominaisuuksiin. Voit myös lisätä yleisiä kortteja Microsoftin koulutusten pikakuvakkeita varten ja valita poistettavaksi sovelluksia ja pikakuvakkeita, jotka eivät koske aluetta, jolla työskentelet.

Päätä oikea lähestymistapa

Robert ja Gustav aloittavat hallintokeskuksen etusivulta ja johdattavat sinut sitten yksityiskohtaiseen menettelyyn. He auttavat sinua löytämään, missä ja miten eri asetuksia voi klikata, ja keskustelevat siitä, mitä he ehdottavat yleisestä näkökulmasta ja mitä organisaatiosi on harkittava omasta näkökulmastaan.

1. Jakamisasetukset ja käyttöoikeuksien hallinta - Pitäisikö tiedostoja voida jakaa sisäisesti ja ulkoisesti vai pitäisikö olla mahdollista jakaa vain linkki? Päätä myös, kenen pitäisi voida muokata tiedostoa ja kuinka kauan linkin pitäisi olla voimassa. Käyttäjillä pitäisi olla pääsy vain siihen, mitä todella käytetään. Tämä toteutetaan rajoittamalla oikeuksia käyttää tietoja tätä pidemmälle.
2. Säilytysperiaatteet, merkinnät, luokittelu - Kokoelma merkintöjä, jotka yhdessä luovat puitteet sille, kuinka kauan tietoja olisi säilytettävä niiden sisällön mukaan. Tätä voidaan pitää teknisenä ratkaisuna vaatimustenmukaisuusvaatimusten täyttämiseksi. Yksittäisiä merkintöjä voidaan käyttää tai ne voivat yhdessä muodostaa periaatteen. Merkintöjä käytetään sekä säilyttämiseen että arkaluonteisuuteen. Merkintöjä käyttämällä tiedot luokitellaan luotujen merkintöjen mukaisesti. Yksinkertaisesti sanottuna tarrojen kokoelma luo mahdollisuuden rakentaa säilytyskäytäntöjä ja luokitella sen mukaan, mitä halutaan saavuttaa. Säilyttämiskäytäntö määrittää, kuinka kauan tiedot säilyvät, kun taas luokittelu määrittää usein tietojen arkaluonteisuuden.
3. Tietoturva-asetukset - Henkilökohtaisten tietojen hallinnan saaminen on vaikea mutta tärkeä osa IT-ylläpitäjän ratkaistavaksi. DLP-käytäntöä luomalla voit havaita ja jopa estää yritystietojen virheellisen lähettämisen.
4. Seuranta - Voidaan käyttää sekä ennakoivasti että jälkikäteen tapahtumien osalta. Jos sitä käytetään ennakoivasti, se on parannusmahdollisuuksien tunnistamista varten, kun taas sitä voidaan käyttää takautuvasti, jos haluat raportoida, miten esimerkiksi tiedosto on kadonnut.
5. Raportit / käyttö - Täältä näet, kuinka monta tiedostoa on tallennettu SharePointiin ja OneDriveen. Voit nähdä, ketkä käyttäjät ovat käyttäneet pilvipalvelua ja kuinka monta tiedostoa on muokattu tietyn ajanjakson aikana; eli aktiiviset tiedostot, jotka on avattu, jaettu tai muokattu tietyn ajanjakson aikana. Sen jälkeen voit määrittää, käytetäänkö pilveä oikein vai lainkaan ja onko investointi ollut kannattava.

Yksi johtopäätös, jonka voi tehdä Robertin ja Gustavin esityksestä tiedostojen ja asiakirjojen hallinnasta, on se, että pilvipalvelut ovat loistavia, koska niihin voi kutsua yhteistyökumppaneita ja jakaa kaiken, mutta että järjestelmänvalvojana on tehtävä ero turvallisuuden ja yksinkertaisuuden välillä; on pystyttävä tasapainoilemaan.

Jos tarkastelet edellä mainittuja kohtia lopullisesti, olet hyvässä vauhdissa luodessasi turvallisen ja tuottavan työympäristön koko organisaatiollesi.

Ylläpitäjänä sinun tehtävänäsi on löytää seuraava polku. Voivatko käyttäjät luottaa työskentelyynsä, voivatko he liittää tiedoston oikein, pitäisikö tiedostojen olla mahdollista poistua IT-ympäristöstäsi? On tehtävä monia päätöksiä, ja jos olet aiemmin työskennellyt paikallisesti, pilvipalvelussa on paljon uusia asioita.

Myönteistä on, että WeSafe on yhden napsautuksen päässä ja Microsoft 365:n oma koulutusohjelma on valtava.