Follow-up nach der Einführung neuer digitaler Arbeitsmittel - wie man es macht!

Wissen Sie, wie erfolgreich Ihre IT-Projekte sind?

Lange Zeit waren IT-Projekte hauptsächlich groß angelegt - ein großes "Big Bang"-Projekt, bei dem durch umfangreiche Migrationen und Implementierungen weitreichende Veränderungen vorgenommen werden. Heute wissen wir jedoch, dass die Digitalisierung kein Projekt mit einem Enddatum ist, sondern eine kontinuierliche Arbeit, bei der laufend kleinere Implementierungen neuer Tools stattfinden.

Die Einführung neuer digitaler Lösungen ist immer mit einer Investition verbunden - sowohl in Bezug auf Zeit als auch auf Geld. Sie muss sich langfristig auszahlen, und als Entscheidungsträger müssen Sie in der Lage sein, die Rentabilität der Investition eindeutig nachzuweisen. Daher ist es wichtig, dass die Lösung tatsächlich genutzt wird und dass sie Vorteile bringt, indem sie die Arbeit der Mitarbeiter oder die Kommunikation usw. rationalisiert und verbessert.

Daher wird es immer wichtiger, den richtigen Ansatz zu finden und den Erfolg der Einführung eines neuen digitalen Arbeitsmittels zu verfolgen. Andernfalls kann es sein, dass Ihre Implementierungen nicht erfolgreich sind und Sie die gleichen Fehler immer wieder machen.

Warum sind Feedback und Follow-up so wichtig?

Feedback und Follow-up sind ein Weg, um sicherzustellen, dass die Implementierung richtig durchgeführt wurde und dass das Tool selbst auch richtig ist - d. h. dass alle an Bord sind und die Lösung nutzen und dass die Lösung für die Organisation Vorteile bringt. Darüber hinaus wird das Follow-up zu einer Möglichkeit, die Mitarbeiter einzubinden, was weiter zur Nutzung der Lösung beiträgt.

Es ist aber auch ein Weg, um sicherzustellen, dass alte Prozesse und Arbeitsmethoden nicht überleben. Oftmals landet man in einem Mittelding, in dem man sowohl alte als auch neue Arbeitsmethoden und -prozesse anwendet, oder man sucht nach anderen Wegen außerhalb der IT-Umgebung des Unternehmens. Ein negativer Trend bei der Nutzung eines neuen Arbeitsinstruments lässt sich nur schwer umkehren, und deshalb muss man schnell ein Feedback aus dem Unternehmen einholen. Nur in der Nachbereitung werden Sie sehen, ob Verfahren und Prozesse fehlen, und wenn Sie keine Fragen stellen, werden Sie auch keine Antworten bekommen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt von Feedback und Monitoring sind weiche Werte in Form von Beteiligung und Engagement. Jüngere Arbeitnehmer stellen oft höhere Ansprüche an die Beteiligung als ältere Generationen. Die Art und Weise, wie Sie Ihre Mitarbeiter in die Nachbereitung von Umsetzungsprojekten einbeziehen, kann also Ihre Attraktivität als Arbeitgeber beeinflussen. Auf diese Weise können Sie zeigen, dass Sie sich kümmern und das erhaltene Feedback weiterverfolgen.

Wie Sie Ihre IT-Projekte weiterverfolgen können - unsere Tipps:

Die Überwachung kann auf unterschiedliche Weise erfolgen. Das Grundprinzip ist jedoch, dass es für die Nutzer einfach sein sollte, konstruktive Vorschläge zu machen - stellen Sie also sicher, dass es klare Prozesse gibt, um dies zu tun. Wie der Digitalisierungsprozess selbst, sollte auch die Überwachung ein kontinuierlicher, fortlaufender Prozess sein - kein einmaliges Ereignis.

Sie können auch technisches Feedback zu einem Implementierungsprojekt erhalten. Nutzerstatistiken, aus denen hervorgeht, in welchem Umfang die verschiedenen Tools genutzt werden, können bei der Nachbereitung sehr nützlich sein und eine gute Möglichkeit darstellen, die Produktivitätssteigerung aufzuzeigen. Werden z. B. weniger interne E-Mails verschickt, seit die Organisation mit Teams arbeitet?

Hier sind einige Beispiele dafür, wie Sie mit Follow-up und Feedback arbeiten können:

• Sehen Sie sich die Nutzerstatistiken an - wie werden die Dienste genutzt und wie hat sich die Nutzung vor und nach der Einführung verändert?
• Erstellen Sie eine Umfrage (z. B. in Microsoft-Formularen), in der die Nutzer ihre Zufriedenheit und ihr Engagement mit dem neuen Tool bewerten können.
• Neue Mitarbeiter einsetzen - wie einfach ist es, einen neuen Mitarbeiter an Bord zu holen? Wie funktioniert die Lösung aus ihrer Sicht? Bitten Sie sie zu notieren, wo sie auf Probleme gestoßen sind oder wo sie "stecken geblieben" sind.
• Stellen Sie sicher, dass den Nutzern klar ist, wie sie kontinuierlich Feedback geben können und wie dieses Feedback dann für Verbesserungen genutzt wird. Wenn Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, Feedback zu geben, müssen Sie auch danach handeln - wenn sie nie eine Rückmeldung bekommen, werden sie es nicht mehr tun.
• Setzen Sie Botschafter ein, die bei ihrer täglichen Arbeit Rückmeldungen über das Tool einholen. Jemand sollte die Verantwortung für jede Abteilung übernehmen.
• Stellen Sie Fragen und machen Sie sich Notizen, z. B. in wöchentlichen Besprechungen mit Ihren Mitarbeitern.

Wir von WeSafe wissen, wie wichtig es ist, die Mitarbeiter in die Entwicklung und Überwachung Ihrer digitalen Tools einzubeziehen. Haben Sie Fragen oder möchten Sie weitere Tipps, wie Sie auf Ihrem Weg zur Digitalisierung vorgehen können? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!