Seuranta uusien digitaalisten työkalujen lanseerauksen jälkeen – näin teet sen!

Tiedätkö, miten onnistuneita IT-projektisi ovat?

IT-hankkeet ovat pitkään olleet pääasiassa laajamittaisia - suuria "big bang" -hankkeita, joissa tehdään laajoja muutoksia suurten migraatioiden ja toteutusten avulla. Nykyään tiedämme kuitenkin, että digitalisaatio ei ole hanke, jolla on loppupäivä, vaan pikemminkin jatkuva prosessi, jossa uusia välineitä otetaan käyttöön jatkuvasti pienemmissä määrin.

Uusien digitaalisten ratkaisujen käyttöönotto edellyttää aina investointeja - sekä ajallisesti että rahallisesti. Sen on maksettava itsensä takaisin pitkällä aikavälillä, ja päätöksentekijänä sinun on pystyttävä selkeästi osoittamaan sijoitetun pääoman tuotto. Siksi on tärkeää, että ratkaisua todella käytetään ja että se tuottaa hyötyjä virtaviivaistamalla ja parantamalla työntekijöiden työtä tai viestintää ja niin edelleen.

Siksi on yhä tärkeämpää löytää oikea lähestymistapa ja seurata uuden digitaalisen työvälineen käyttöönoton onnistumista. Muuten käyttöönotot eivät välttämättä onnistu ja saatat tehdä samat virheet yhä uudelleen.

Miksi palaute ja seuranta ovat niin tärkeitä?

Palautteen ja seurannan avulla voidaan varmistaa, että käyttöönotto on tehty oikein ja että itse työkalu on myös oikea - eli että kaikki ovat mukana ja käyttävät ratkaisua ja että ratkaisu tuottaa hyötyä organisaatiolle. Lisäksi seurannasta tulee keino sitouttaa työntekijät, mikä edistää ratkaisun hyödyntämistä entisestään.

Se on kuitenkin myös keino varmistaa, että vanhat prosessit ja työmenetelmät eivät säily. Usein päädytään välivaiheeseen, jossa sovelletaan sekä vanhoja että uusia työmenetelmiä ja -prosesseja, tai siihen, että etsitään muita keinoja yrityksen IT-ympäristön ulkopuolelta. Uuden työvälineen käytön negatiivista suuntausta on vaikea kääntää, ja siksi yritykseltä on saatava nopeasti palautetta. Vasta jälkiseurannassa näet, ovatko menettelyt ja prosessit puutteellisia, ja jos et kysele, et saa vastauksia.

Toinen tärkeä näkökohta palautteessa ja seurannassa ovat pehmeät arvot, jotka ovat muotoa osallistuminen ja sitoutuminen. Nuoremmat työntekijät vaativat usein enemmän osallistumista kuin vanhemmat sukupolvet, joten se, miten otat työntekijäsi mukaan täytäntöönpanohankkeiden seurantaan, voi vaikuttaa houkuttelevuuteesi työnantajana. Se on tapa osoittaa, että välität ja seuraat saamasi palautteen perusteella.

Miten seurata IT-projekteja - vinkkimme:

Seuranta voidaan tehdä monin eri tavoin. Perusperiaatteena on kuitenkin se, että käyttäjien on helppo tehdä rakentavia ehdotuksia - varmista siis, että heillä on siihen selkeät prosessit. Kuten itse digitalisointiprosessin, myös seurannan tulisi olla jatkuva, jatkuva prosessi - ei kertaluonteinen tapahtuma.

Voit myös saada teknistä palautetta käyttöönottoprojektista. Käyttäjätilastot, jotka osoittavat, missä määrin eri työkaluja käytetään, voivat olla erittäin hyödyllisiä jatkotyössä, ja niistä tulee hyvä tapa osoittaa tuottavuuden lisääntyminen. Lähetetäänkö vähemmän sisäisiä sähköposteja nyt, kun organisaatio työskentelee esimerkiksi Teamsissa?

Seuraavassa on muutamia esimerkkejä siitä, miten voit työskennellä seurannan ja palautteen kanssa:

• Tarkastele käyttäjätilastoja - miten palveluja käytetään ja miten se on muuttunut ennen ja jälkeen käyttöönoton?
• Laadi kysely (ehkä Microsoft Forms -ohjelmassa), jossa käyttäjät voivat arvioida tyytyväisyyttään ja sitoutumistaan uuteen työkaluun.
• Käytä uusia työntekijöitä - kuinka helppoa on saada uusi työntekijä mukaan? Miten he kokevat ratkaisun toimivan? Pyydä heitä merkitsemään muistiin, missä he kokivat ongelmia tai missä he jäivät "jumiin".
• Varmista, että käyttäjille on selvää, miten he voivat antaa jatkuvaa palautetta ja miten palautetta käytetään parannusten tekemiseen. Jos tarjoat työntekijälle mahdollisuuden antaa palautetta, sinun on myös toimittava sen mukaan - jos hän ei koskaan saa palautetta siitä, mitä tapahtuu, hän lopettaa palautteen antamisen.
• Ota käyttöön ajolähettiläitä, jotka keräävät palautetta työkalusta päivittäisessä työssään. Jonkun pitäisi ottaa vastuu kustakin osastosta.
• Kysy kysymyksiä ja tee omia muistiinpanojasi - esimerkiksi viikoittaisissa kokouksissa henkilökuntasi kanssa.

Me WeSafessa tiedämme, miten tärkeää on ottaa työntekijät mukaan digitaalisten työkalujen kehittämiseen ja seurantaan. Onko sinulla kysyttävää tai haluatko lisää vinkkejä siitä, miten edetä matkallasi kohti digitalisaatiota? Älä epäröi ottaa meihin yhteyttä!