Oppfølging etter lansering av nye digitale arbeidsverktøy - slik gjør du det!

Vet du hvor vellykkede IT-prosjektene dine er?

I lang tid har IT-prosjekter hovedsakelig vært av stor skala - et stort "big bang"-prosjekt der man gjennomfører omfattende endringer gjennom store migreringer og implementeringer. Men i dag vet vi at digitalisering ikke er et prosjekt med en sluttdato, men snarere et kontinuerlig pågående arbeid, der mindre implementeringer av nye verktøy skjer fortløpende.

Innføring av nye digitale løsninger innebærer alltid en investering - både i tid og penger. Det må lønne seg i det lange løp, og som beslutningstaker må du kunne vise til en tydelig avkastning på investeringen. Derfor er det viktig at løsningen faktisk blir brukt, og at den skaper fordeler ved å effektivisere og forbedre de ansattes arbeid, kommunikasjonen osv.

Derfor blir det stadig viktigere å finne den rette tilnærmingen og følge opp om innføringen av et nytt digitalt arbeidsverktøy er vellykket. Ellers kan det hende at implementeringen ikke blir vellykket, og at dere gjør de samme feilene om og om igjen.

Hvorfor er tilbakemelding og oppfølging så viktig?

Tilbakemelding og oppfølging er en måte å sikre at implementeringen er gjort på riktig måte og at selve verktøyet også er riktig - det vil si at alle er med og bruker løsningen, og at løsningen skaper fordeler for organisasjonen. I tillegg blir oppfølgingen en måte å engasjere de ansatte på, noe som ytterligere bidrar til at løsningen tas i bruk.

Men det er også en måte å sikre at gamle prosesser og arbeidsmetoder ikke overlever. Ofte havner man i en mellomposisjon der man bruker både gamle og nye arbeidsmetoder og prosesser, eller at man leter etter andre veier utenfor bedriftens IT-miljø. En negativ trend i bruken av et nytt arbeidsverktøy er vanskelig å snu, og derfor må man raskt få tilbakemeldinger fra virksomheten. Det er først i oppfølgingen at du ser om det mangler rutiner og prosesser, og hvis du ikke stiller spørsmål, får du heller ingen svar.

Et annet viktig aspekt ved tilbakemeldinger og oppfølging er myke verdier i form av deltakelse og engasjement. Yngre arbeidstakere stiller ofte høyere krav til medvirkning enn eldre generasjoner, så hvordan du velger å involvere de ansatte i oppfølgingen av implementeringsprosjekter kan påvirke din attraktivitet som arbeidsgiver. Det er en måte å vise at du bryr deg og følger opp tilbakemeldingene du får.

Slik følger du opp IT-prosjektene dine - våre tips:

Overvåking kan gjøres på mange forskjellige måter. Det grunnleggende prinsippet er imidlertid at det skal være enkelt for brukerne å komme med konstruktive forslag - så sørg for at det finnes klare prosesser for dette. I likhet med selve digitaliseringsprosessen bør også oppfølgingen være en kontinuerlig, pågående prosess - ikke en engangsforeteelse.

Du kan også få teknisk tilbakemelding på et implementeringsprosjekt. Brukerstatistikk som viser i hvilken grad ulike verktøy brukes, kan være svært nyttig i oppfølgingsarbeidet og blir en god måte å vise økt produktivitet på. Blir det for eksempel sendt færre interne e-poster nå som organisasjonen jobber i Teams?

Her er noen eksempler på hvordan du kan jobbe med oppfølging og tilbakemelding:

• Se på brukerstatistikk - hvordan brukes tjenestene, og hvordan har det endret seg før og etter implementeringen?
• Sett opp en undersøkelse (f.eks. i Microsoft forms) der brukerne kan vurdere hvor fornøyde og engasjerte de er med det nye verktøyet.
• Bruk nyansatte - hvor lett er det å få en ny medarbeider med på laget? Hvordan synes de at løsningen fungerer? Be dem notere hvor de opplevde problemer eller hvor de "kjørte seg fast".
• Sørg for at det er tydelig for brukerne hvordan de kan gi kontinuerlig tilbakemelding, og hvordan denne tilbakemeldingen brukes til å oppnå forbedringer. Hvis du gir de ansatte muligheten til å gi tilbakemelding, må du også følge opp - hvis de aldri får tilbakemelding på hva som skjer, vil de slutte å gjøre det.
• Ha drivende ambassadører som fanger opp tilbakemeldinger på verktøyet i sitt daglige arbeid. Noen bør ha ansvaret for hver enkelt avdeling.
• Still spørsmål og gjør egne notater - for eksempel i ukentlige møter med de ansatte.

I WeSafe vet vi hvor viktig det er å involvere de ansatte i utviklingen og oppfølgingen av de digitale verktøyene. Har du spørsmål, eller ønsker du flere tips om hvordan du kan gå frem på digitaliseringsreisen? Ikke nøl med å ta kontakt med oss!