Cebon tog kontroll över AI-användningen och skapade ett gemensamt arbetssätt

Cebon är en internationell koncern med verksamhet i Norden, Italien, Frankrike och Benelux. Företaget arbetar med att utveckla och driva varumärken och lösningar inom energi och säkerhet, bland annat batterilösningar för industri och konsument samt produkter inom brandskydd. Med cirka 170 medarbetare och en omsättning på närmare en miljard kronor har Cebon ett starkt fokus på utveckling och framtida tillväxt.

Utmaningen

Behov av struktur, riktning och ett gemensamt arbetssätt

Cebon såg tidigt potentialen i AI, men i takt med att användningen växte blev det tydligt att arbetssätt, verktyg och kunskapsnivåer skilde sig åt i organisationen. Det skapade behov av ett helhetsgrepp för att få kontroll och säkerställa att tekniken används på ett affärsmässigt, enhetligt och säkert sätt.

“Vi måste ha en strategi, vi kan inte bara slänga ut Copilot-licenser. Vi behöver förstå hur vi faktiskt ska använda det i vår verksamhet.”, säger Cathrin Lindström, IT- och HR-chef på Cebon.

Lösningen

Copilot Coach som en del av ett större AI-arbete

För att skapa struktur i sitt AI-arbete valde Cebon att ta ett samlat grepp tillsammans med Upheads. Samarbetet inleddes med att ta fram en digital strategi som bland annat satte riktningen för hur AI ska användas i verksamheten och hur tekniken kan bidra till företagets affärsmål.

“Det känns skönt att vi träffade Upheads i det här läget. Vi har ett bra samarbete och jag tror att vi kan göra mycket framåt.”, berättar Cathrin.

Som nästa steg genomfördes Copilot Coach, där medarbetarna fick utforska Microsoft 365 Copilot i praktiken och skapa en gemensam grund för hur verktyget ska användas i organisationen. Fokus låg inte bara på att lära sig funktionerna, utan att sätta en vana och nya arbetssätt för att använda AI i det dagliga arbetet och bidra till effektivare arbetsprocesser.

“Det var väldigt bra att vi hade den utbildningen. Man fick en helt annan förståelse för hur mycket man faktiskt kan använda Copilot i sitt arbete, till exempel var vi många som såg stor tidsbesparing i Excel, både för analys och att snabbt skapa formler och mallar. ” säger Cathrin.

Efter genomförandet följde Cebon upp satsningen med en egen utvärdering för att mäta effekten av Copilot Coach.

”Vi gjorde en undersökning före och efter Copilot Coach och såg en tydlig ökning i kompetensen, oavsett utgångsnivå. Samtidigt lyfte många tidsbesparing som en av de största nyttorna.” fortsätter Cathrin.

Utvärderingen visade bland annat att:

• Samtliga deltagare ökade sin kompetens, oavsett tidigare erfarenhet av Copilot.
• Användningen utvecklades från enklare frågor i Copilot Chat till en mer integrerad användning i arbetsflöden och processer.
• Tidsbesparing och effektivisering lyftes fram som den största nyttan.
• Deltagarna utvecklade sin förmåga att skriva effektiva prompts, vilket förbättrade kvaliteten på resultaten.
• Samtliga deltagare såg ett tydligt värde i Copilot i förhållande till kostnaden och planerade att fortsätta använda verktyget i sitt dagliga arbete.

Efter utbildningen blev det tydligt att värdet av Copilot ser olika ut beroende på avdelning, vilket lade grunden för nästa steg där fokus ligger på att utveckla arbetsprocesser och arbetssätt per funktion med hjälp av bland annat AI-agenter.

“Copilot Coach gav oss även en tydligare riktning framåt. Nu vill vi ta nästa steg och fokusera på hur AI kan användas i våra arbetsprocesser inom olika avdelningar, inte bara på individnivå. Vi fick också upp ögonen för AI-agenter och hur de kan avlasta repetitiva och tidskrävande arbetsuppgifter. Där ser vi stora möjligheter att fortsätta utveckla vår verksamhet tillsammans med Upheads.”, avslutar Cathrin.