Uusi SharePoint-käyttökokemus

Uusi ulkoasu ja helpompi navigointi

Ensimmäinen asia, jonka monet huomaavat, on se, että SharePoint näyttää erilaiselta. Microsoft päivittää sekä ulkoasua että navigointia tavoitteenaan helpottaa oikean kohteen löytämistä ja tuoda sisältö paremmin esille.

Uusi käyttökokemus rakentuu kolmen pääosan ympärille: Tutki (Discover), Julkaise (Publish) ja Versio (Build). Niiden taustalla olevat toiminnot eivät välttämättä ole uusia, mutta ero on siinä, että ne on nyt ryhmitelty sen mukaan, mitä haluat tehdä: etsiä tietoa, julkaista sisältöä tai luoda jotain uutta.

Myös intranetin käyttökokemusta kehitetään. Uudet Ilmoitukset (Announcements) ja Resurssit (Resources) -osat helpottavat tärkeiden tietojen ja yleisten pikakuvakkeiden esiin tuomista, samalla kun Uutiset (News) -osio saa uusia esitystapoja.

Nykyiset sivunne ja sisältönne säilyvät edelleen. Ennen kaikkea muuttuu sivustojen käyttökokemus.

Henkilökohtainen uusi aloitussivu SharePointissa

Yksi suurimmista uutuuksista on henkilökohtainen aloitussivu ”Discover”. Tähän kootaan juuri sinulle merkityksellistä sisältöä, joka perustuu työtehtäviisi ja sinulle saatavilla oleviin tietoihin.

Kyse voi olla esimerkiksi siitä, että haluat nopeasti löytää asiakirjan, jonka parissa olet äskettäin työskennellyt, tutustua organisaation uutisiin tai löytää SharePoint-sivuston, jota käytät usein. SharePointista tulee tällä tavoin enemmän kuin pelkkä asiakirjojen tallennuspaikka. Siitä tulee luonnollisempi portti työpäivän aikana tarvitsemiisi tietoihin ja resursseihin.

Sisällön julkaiseminen on helpompaa

Publish-toiminnon avulla sisällön luominen ja julkaiseminen hoituu selkeämmin.

Täällä esimerkiksi intranetin ja sisäisen viestinnän parissa työskentelevät saavat yhden paikan sivuille, uutisille ja kampanjoille. Samalla on helpompi seurata, miten sisältö leviää ja herättää kiinnostusta organisaatiossa.

Intranetin vastuuhenkilölle tämä tarkoittaa yhtenäisempää kokemusta sisällön luomisesta sen julkaisemiseen ja seurantaan asti.

Luo sisältöä suoraan SharePointissa

”Versio/Luo” (Build) -kohdassa on koottu useita vaihtoehtoja uusien sisältöjen luomiseen SharePointissa.

Aiemmin joudut usein siirtymään tiettyyn SharePoint-sivustoon esimerkiksi luodaksesi luettelon tai asiakirjakirjaston. Nyt Microsoft kokoaa useampia näistä toiminnoista yhteen paikkaan.

Täällä voit luoda verkkosivustoja, luetteloita ja asiakirjakirjastoja tai käyttää valmiita malleja lähtökohtana. Myös tekoälyllä ja agenteilla on yhä selkeämpi rooli, kun Microsoft kehittää SharePointiin lisää tekoälyominaisuuksia. Tämä helpottaa oikean työkalun löytämistä ja luomistyön aloittamista.

Viva Connections – Teamsin intranet, muuttuu SharePointiksi Teamsissa

Toinen muutos on se, että Teamsissa aiemmin Viva Connections -nimisenä tunnettu ominaisuus tulee nyt osaksi SharePoint-käyttökokemusta.

Viva Connections on toiminut porttina organisaation intranetiin suoraan Teamsissa. Nyt Microsoft kokoaa tämän kokemuksen selkeämmin SharePointin alle. Käyttäjälle tämä tarkoittaa selkeämpää yhteyttä Teamsin ja SharePointin välillä, jolloin tiedot, uutiset ja resurssit muodostavat luonnollisen osan digitaalisesta työympäristöstä.

Ota enemmän irti SharePointista

Uusi SharePoint-käyttökokemus ei tarkoita, että intranettinne pitäisi rakentaa kokonaan uudelleen. Nykyiset sivunne ja sisältönne säilyvät ennallaan, vaikka käyttökokemus muuttuu.

Samalla tämä voi olla hyvä tilaisuus tarkastella, miten SharePoint toimii organisaatiossanne tällä hetkellä. Löytävätkö työntekijät tarvitsemansa tiedot? Onko rakenne selkeä? Pidetäänkö sisältö ajan tasalla?

Nykyaikaisempi käyttöliittymä luo paremmat edellytykset, mutta SharePointin hyöty riippuu edelleen siitä, miten järjestätte ja käytätte tietoa. Ehkä juuri siksi nyt on hyvä hetki paitsi tutustua uutuuksiin, myös pohtia, saatteko alustasta tällä hetkellä kaiken irti.