Zeitsparende App startet langfristige Cloud-Kooperation

K A Lundbladh ist ein unabhängiger Importeur von Obst und Gemüse mit rund 40 Mitarbeitern in Helsingborg und Malmö. Als das Unternehmen, das die damalige Lösung für Lieferung und Reklamationen bereitstellte, übernommen wurde, wollte K A Lundbladh die Lizenzkosten vermeiden und gleichzeitig die Lösung verbessern.

Sparen Sie Zeit mit einer flexiblen und mobilen Lösung

Die Benutzer wollten, dass die neue Lösung genauso funktioniert und aussieht wie die alte. K A Lundbladh kontaktierte WeSafe auf Empfehlung eines anderen IT-Anbieters, und als WeSafe die Verwendung von Power Apps vorschlug, erkannte K A, wie schnell eine Lösung erstellt werden konnte, die einem bestehenden System ähnelte. WeSafe entwickelte eine neue App in etwa vier Wochen, basierend auf dem, was sie von der bestehenden Lösung sahen. Jetzt verwenden etwa 20 Personen, die meisten von ihnen im Lager, die neue App, auf die sie über die Office-Umgebung zugreifen, ohne zusätzliche Benutzerkonten oder Logins.

"Es ist eine sehr flexible und mobilere Lösung als früher, denn sie funktioniert auf einem Mobiltelefon genauso gut wie auf einem Tablet im Lager, was viel Zeit spart. Die alte Lösung funktionierte auf einigen Tablets. Zuvor waren nicht alle Formate auf den mobilen Geräten korrekt, so dass jetzt auf allen Ebenen Zeit gespart wird. Auch die Finanzabteilung bekommt eine einfachere Verwaltung der Lieferantenrechnungen."

- Björn Jonsson, Bauleiter

Eine weitere Verbesserung ergibt sich rein preislich, da K. A. Lundbladh keine Lizenzgebühren an den bisherigen Lieferanten zahlen muss.

"Natürlich kostet die Entwicklung der App Geld, aber sie wird im Laufe der Zeit immer billiger werden, weil die Lizenzkosten in Power Apps stecken, für die wir als integrierter Bestandteil von Microsoft 365 bereits bezahlen", fährt Björn fort.

Verringerung der persönlichen Abhängigkeit

Die App ist ein System zur Verwaltung eingehender Lieferungen mit Kontrolle, Reklamation, Abweichungsmeldung und Historie. Die Mitarbeiter überprüfen die Richtigkeit der Lieferungen anhand von Informationen und einer Checkliste direkt in der App. Korrekte Lieferungen werden grün markiert und zur Zahlung freigegeben, aber wenn etwas nicht in Ordnung ist, gibt die für die Verwaltung der Lieferung verantwortliche Person Text und Bilder ein, die zu einem Reklamationsbericht per E-Mail direkt an den Lieferanten und den Käufer werden.

- Es ist wichtig, dass alle Beteiligten so früh wie möglich Informationen erhalten, und die App könnte man vielleicht auch als Informations-App bezeichnen, denn wir informieren den Lieferanten, wenn wir eine falsche Menge erhalten haben oder etwas von schlechter Qualität ist, genauso wie wir die korrekten Lieferungen an die Organisation schnell und einfach freigeben können. Auf diese Weise reduziert die neue App sowohl den manuellen Papierkram als auch die persönliche Abhängigkeit. In der Vergangenheit war die Bearbeitung von Lieferungen und Reklamationen stark vom menschlichen Faktor abhängig. Wenn ein Kollege abwesend war oder gekündigt hat, war der Ablauf weniger effizient. "Jetzt sehen die Kollegen alle Informationen über die Lieferungen sofort", sagt Björn.

Gute persönliche Kontakte für den Wechsel in die Cloud unerlässlich

Nachdem das App-Projekt abgeschlossen war, musste K A Lundbladh seinen IT-Anbieter wechseln, da der Vertrag auslief.

- Wir befanden uns in einer hybriden Lösung mit Geräten und Anwendungen, die sich teilweise in einer Serverhalle und teilweise in der Cloud befanden. Darüber hinaus war unsere Windows-Umgebung alt und serverbasiert. Wir konnten zum Beispiel keine Besprechungen in Teams abhalten, wenn wir auf dem Server angemeldet waren. Deshalb wollten wir so viel wie möglich in die Cloud verlagern", sagt Björn.

Die Ausschreibung zeigte, dass mehrere Anbieter die gleichen Lösungen zu ungefähr dem gleichen Preis anboten. Aufgrund der engen und starken Zusammenarbeit bei der neuen App entschied sich K A Lundbladh für WeSafe.

"Es ist einfach, einen guten Vertrag zu schreiben, aber dann muss man viele Jahre mit diesem Partner zusammenarbeiten. Dann will man einfach, dass es funktioniert. Meine Kollegen und ich hatten so einen guten persönlichen Kontakt zu den Leuten von WeSafe und wir haben gerne zusammengearbeitet. Das war ausschlaggebend für die Wahl des IT-Partners."

- Björn Jonsson, Bauleiter

Zukünftige Lösungen in Zusammenarbeit

Jetzt hat K A die alte Technologie vollständig abgeschaltet und ist ein Full-Service-Kunde von WeSafe, das Microsoft 365, AVD, die App, das Netzwerk und Updates vollständig in der Cloud bereitstellt.

- Wir haben einen sehr offenen Dialog mit WeSafe und erhalten einen guten Service und schnelle Hilfe. Außerdem fragen sie uns, warum wir das tun, was wir mit der IT-Lösung tun, und schlagen uns vor, wie wir das, wofür wir bezahlen, trotzdem nutzen können. Neben ihrem Fachwissen sind die weichen Werte sowohl für uns als auch für sie wichtig.

Björn sagt, dass sie über zukünftige Lösungen nachdenken, wie z. B. die Anbindung der App an ihr bestehendes Geschäftssystem und die anschließende Verbindung mit Power BI, um die Arbeit im Geschäftssystem und große Excel-Dateien zu vermeiden.

Wir werden dies in Zusammenarbeit mit WeSafe tun", sagt Björn abschließend.

Zusammenfassung

Herausforderungen 

• Lizenzkosten für die Beschwerdelösung.
• Personenabhängig und mit viel manuellem Papierkram verbunden.
• Hybride IT-Lösung mit physischen Servern und Cloud.

Lösungen 

• Mobile und Tablet-App in Power Apps.
• Die gesamte IT-Umgebung in der Cloud.

Werte 

• Die App spart Zeit und liefert allen Beteiligten sofort die richtigen Informationen.
• Automatische Updates der IT-Umgebung, die Möglichkeit weiterer Lösungen und nur eine Lizenzgebühr für IT und App.
• Schneller Service und Hilfe mit konstruktiver Mitarbeit bei der Entwicklung neuer Lösungen.