Aikaa säästävä sovellus aloitti pitkäaikaisen pilviyhteistyön

K A Lundbladh on itsenäinen hedelmien ja vihannesten maahantuoja, jolla on noin 40 työntekijää Helsingborgissa ja Malmössä. Kun yritys, joka tarjosi silloisen toimitus- ja reklamaatioratkaisun, ostettiin, K A Lundbladh halusi välttää lisenssikustannusten maksamisen ja samalla parantaa ratkaisua.

Säästä aikaa joustavalla ja mobiililla ratkaisulla

Käyttäjät halusivat, että uusi ratkaisu toimisi ja näyttäisi samanlaiselta kuin vanha. K A Lundbladh otti yhteyttä Upheadsiin toisen IT-toimittajan suosituksesta, ja kun Upheads ehdotti Power Appsin käyttöä, K A tajusi, miten nopeasti olemassa olevaa järjestelmää muistuttava ratkaisu voitaisiin luoda. Upheads kehitti uuden sovelluksen noin neljässä viikossa sen perusteella, mitä he näkivät silloisesta ratkaisusta. Nyt noin 20 henkilöä, joista suurin osa varastossa, käyttää uutta sovellusta, jota he käyttävät Office-ympäristön kautta ilman ylimääräisiä käyttäjätunnuksia tai kirjautumisia.

"Se on erittäin joustava ja aiempaa mobiilimpi ratkaisu, koska se toimii yhtä hyvin matkapuhelimella kuin tabletilla varastossa, mikä säästää paljon aikaa. Vanha toimi joillakin tableteilla. Aiemmin kaikki formaatit eivät olleet oikein mobiililaitteissa, joten tämä säästää aikaa kaikilla tasoilla. Myös talousosasto saa helpommin hallinnoitua toimittajien laskuja."

- Björn Jonsson, työmaapäällikkö

Toinen parannus on puhtaasti hinnan kannalta, sillä K A Lundbladhin ei tarvitse maksaa lisenssimaksua edelliselle toimittajalle.

"Sovelluksen kehittäminen tietysti maksaa, mutta ajan mittaan se tulee silti halvemmaksi, koska lisenssikustannukset ovat Power Appsissa, josta me itse asiassa jo maksamme Microsoft 365:n integroituna osana", Björn jatkaa.

Henkilökohtaisen riippuvuuden vähentäminen

Sovellus on järjestelmä saapuvien toimitusten hallintaan, jossa on valvonta, valitukset, poikkeamaraportointi ja historia. Henkilökunta tarkistaa toimitusten oikeellisuuden suoraan sovelluksessa olevien tietojen ja tarkistuslistan avulla. Oikeat toimitukset merkitään vihreällä ja hyväksytään maksettavaksi, mutta jos jokin on pielessä, toimituksen hallinnoinnista vastaava henkilö syöttää tekstiä ja kuvia, joista muodostuu valitusraportti sähköpostitse suoraan toimittajalle ja ostajalle.

- On tärkeää, että kaikki asianosaiset saavat tietoa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, ja sovellusta voisi ehkä kutsua myös tiedotussovellukseksi, koska ilmoitamme toimittajalle, jos olemme saaneet väärän määrän tai jokin on huonolaatuista, samalla tavalla kuin voimme nopeasti ja helposti hyväksyä oikeat toimitukset organisaatiolle. Näin uusi sovellus vähentää sekä manuaalista paperityötä että henkilökohtaista riippuvuutta. Aikaisemmin toimitusten ja reklamaatioiden käsittely oli vahvasti inhimillisen tekijän varassa. Jos kollega oli poissa tai irtisanoutui, kulku ei ollut yhtä tehokasta. "Nyt kollegat näkevät kaikki tiedot toimituksista välittömästi", Björn sanoo.

Hyvä henkilökohtainen yhteys välttämätön pilvipalveluun siirtymisessä

Kun sovellusprojekti oli saatu päätökseen, K A Lundbladh joutui vaihtamaan tietotekniikkatoimittajaa, koska sopimus päättyi.

- Meillä oli hybridiratkaisu, jossa laitteet ja sovellukset olivat osittain palvelinhallissa ja osittain pilvipalvelimessa. Lisäksi Windows-ympäristömme oli vanha ja palvelinpohjainen. Emme esimerkiksi voineet pitää kokouksia Teamsissa, kun olimme kirjautuneet palvelimelle. Siksi halusimme siirtää mahdollisimman paljon pilveen", Björn sanoo.

Tarjouskilpailu osoitti, että useat toimittajat tarjosivat samoja ratkaisuja suunnilleen samaan hintaan. Tiivis ja tiivis yhteistyö uuden sovelluksen parissa sai K A Lundbladhin valitsemaan Upheadsin.

"On helppoa tehdä hyvä sopimus, mutta sitten kumppanin kanssa on työskenneltävä monta vuotta. Silloin haluaa vain, että se toimii. Minulla ja kollegoillani oli Upheadsissa niin hyvä henkilökohtainen kontakti heihin, ja tulimme hyvin toimeen keskenämme. Se oli ratkaisevaa IT-kumppanin valinnassa."

- Björn Jonsson, työmaapäällikkö

Tulevaisuuden ratkaisut yhteistyössä

Nyt K A on lopettanut vanhan teknologian käytön kokonaan ja on Upheadsin täysivaltainen asiakas, joka toimittaa Microsoft 365:n, AVD:n, sovelluksen, verkon ja päivitykset kokonaan pilvipalveluna.

- Meillä on hyvin avoin keskusteluyhteys Upheadsin kanssa, ja saamme hyvää palvelua ja nopeaa apua. Lisäksi he kysyvät meiltä, miksi teemme IT-ratkaisun kanssa niin kuin teemme, ja ehdottavat, miten voisimme käyttää sitä, mistä maksamme joka tapauksessa. Sen lisäksi, että he ovat hyviä, pehmeät arvot ovat tärkeitä sekä meille että heille.

Björn sanoo, että he harkitsevat tulevia ratkaisuja, kuten sovelluksen liittämistä nykyiseen liiketoimintajärjestelmään ja sitten Power BI:n liittämistä siihen, jotta vältyttäisiin työskentelyltä liiketoimintajärjestelmässä ja suurilta Excel-tiedostoilta.

Teemme tämän yhteistyössä Upheadsin kanssa", Björn päättää.

Yhteenveto

Haasteet 

• Valitusratkaisun lisenssikustannukset.
• Henkilöriippuvainen ja paljon manuaalista paperityötä.
• Hybridi IT-ratkaisu, jossa on fyysisiä palvelimia ja pilvipalvelimia.

Ratkaisut 

• Mobiili- ja tablet-sovellus Power Appsissa.
• Koko IT-ympäristö pilvessä.

Arvot 

• Sovellus säästää aikaa ja antaa kaikille osapuolille oikeat tiedot heti.
• IT-ympäristön automaattiset päivitykset, mahdollisuus useampiin ratkaisuihin ja vain yksi lisenssikustannus IT:lle ja sovellukselle.
• Nopea palvelu ja apu sekä rakentava yhteistyö uusien ratkaisujen kehittämisessä.