Tidsbesparende app lancerer langsigtet cloud-samarbejde

K A Lundbladh er en selvstændig importør af frugt og grønt med omkring 40 ansatte i Helsingborg og Malmø. Da den virksomhed, der leverede den daværende løsning til levering og reklamation, blev opkøbt, ønskede K A Lundbladh at undgå at betale licensomkostningerne og samtidig forbedre løsningen.

Spar tid med en fleksibel og mobil løsning

Brugerne ønskede, at den nye løsning skulle fungere og se ud som den gamle. K A Lundbladh kontaktede WeSafe efter anbefaling fra en anden IT-leverandør, og da WeSafe foreslog at bruge Power Apps, indså K A, hvor hurtigt der kunne skabes en løsning, der lignede et eksisterende system. WeSafe udviklede en ny app på omkring fire uger baseret på, hvad de så af den eksisterende løsning. Nu bruger omkring 20 personer, de fleste af dem på lageret, den nye app, som de har adgang til via Office-miljøet uden yderligere brugerkonti eller logins.

"Det er en meget fleksibel og mere mobil løsning end tidligere, fordi den fungerer lige så godt på en mobiltelefon som på en tablet på lageret, hvilket sparer en masse tid. Den gamle fungerede på nogle tablets. Tidligere var det ikke alle formater, der var korrekte på de mobile enheder, så det sparer tid på alle niveauer. Økonomiafdelingen får også en nemmere administration af leverandørfakturaerne."

- Björn Jonsson, byggepladsleder

En anden forbedring er rent prismæssigt, da K A Lundbladh ikke skal betale licensafgift til den tidligere leverandør.

"Selvfølgelig koster det at udvikle appen, men det bliver stadig billigere over tid, fordi licensomkostningerne ligger i Power Apps, som vi faktisk allerede betaler for som en integreret del af Microsoft 365," fortsætter Björn.

Reducering af personlig afhængighed

Appen er et system til håndtering af indgående leverancer med kontrol, reklamationer, afvigelsesrapportering og historik. Personalet kontrollerer, at leverancerne er korrekte ved hjælp af oplysninger og en tjekliste direkte i appen. Korrekte leverancer markeres med grønt og godkendes til betaling, men hvis noget er galt, indtaster den ansvarlige for håndteringen af leverancen tekst og billeder, som bliver til en reklamationsrapport via e-mail direkte til leverandøren og køberen.

- Det er vigtigt, at alle involverede får information så tidligt som muligt, og appen kan måske også kaldes en informationsapp, fordi vi informerer leverandøren, hvis vi har modtaget en forkert mængde, eller noget er af dårlig kvalitet, ligesom vi hurtigt og nemt kan godkende de korrekte leverancer til organisationen. På den måde reducerer den nye app både manuelt papirarbejde og personlig afhængighed. Tidligere var håndteringen af leverancer og reklamationer i høj grad afhængig af den menneskelige faktor. Hvis en kollega var bortrejst eller sagde op, var flowet mindre effektivt. "Nu kan kollegerne se alle oplysninger om leverancerne med det samme," siger Björn.

God personlig kontakt er afgørende for at flytte til skyen

Da app-projektet var afsluttet, var K A Lundbladh nødt til at skifte IT-leverandør, da kontrakten udløb.

- Vi var i en hybridløsning med udstyr og applikationer dels i en serverhal og dels i skyen. Derudover var vores Windows-miljø gammelt og serverbaseret. For eksempel kunne vi ikke holde møder i Teams, når vi var logget ind på serveren. Derfor ønskede vi at flytte så meget som muligt op i skyen," siger Björn.

Udbuddet viste, at flere leverandører tilbød de samme løsninger til nogenlunde samme pris. Det tætte og stærke samarbejde om den nye app fik K A Lundbladh til at vælge WeSafe.

"Det er nemt at skrive en god kontrakt, men så skal man arbejde sammen med den partner i mange år. Så vil man bare have det til at fungere. Mine kolleger og jeg havde så god personlig kontakt med folkene hos WeSafe, og vi nød at arbejde sammen. Det var afgørende for valget af IT-partner."

- Björn Jonsson, byggepladsleder

Fremtidige løsninger i samarbejde

Nu har K A helt lukket ned for den gamle teknologi og er fuldservicekunde hos WeSafe, som leverer Microsoft 365, AVD, app, netværk og opdateringer helt i skyen.

- Vi har en meget åben dialog med WeSafe og får god service og hurtig hjælp. Desuden spørger de os, hvorfor vi gør, som vi gør med it-løsningen, og kommer med forslag til, hvordan vi kan bruge det, vi alligevel betaler for. Ud over deres ekspertise er de bløde værdier vigtige for både os og dem.

Björn fortæller, at de overvejer fremtidige løsninger som at forbinde appen til deres eksisterende forretningssystem og derefter forbinde Power BI til det for at undgå at arbejde i forretningssystemet og store Excel-filer.

Det vil vi gøre i samarbejde med WeSafe," afslutter Björn.

Sammenfatning

Udfordringer 

• Licensomkostninger for klageløsningen.
• Personafhængig og en masse manuelt papirarbejde.
• Hybrid IT-løsning med fysiske servere og cloud.

Løsninger 

• Mobil- og tablet-app i Power Apps.
• Hele it-miljøet i skyen.

Værdier 

• Appen sparer tid og giver alle involverede de rigtige oplysninger med det samme.
• Automatiske opdateringer af IT-miljøet, mulighed for flere løsninger og kun én licensudgift til IT og app.
• Hurtig service og hjælp med konstruktivt samarbejde i udviklingen af nye løsninger.