Wasseraufbereitungsunternehmen verbessert die Sicherheit und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern auf der ganzen Welt (eng)

Primozone wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine effiziente und umweltfreundliche Wasseraufbereitungsanlage zu entwickeln, indem das jahrhundertealte Verfahren der Ozonerzeugung modernisiert wird. Im Jahr 2006 wurde die erste Welle dieser neuen Ozongeneratoren in der Praxis eingesetzt. Die Technologie war nicht nur effizienter als ihre Vorgänger, sie war auch kompakt, umweltfreundlich und kostengünstig.

Heute hat das in Schweden ansässige Unternehmen Kunden in der ganzen Welt, wobei viele seiner Vertriebsmitarbeiter in den Vereinigten Staaten und Südkorea tätig sind. Mit 30 Mitarbeitern, die von Designern und Produktentwicklern bis hin zu Marketing- und Vertriebsmitarbeitern reichen, ist eine starke abteilungsübergreifende Kommunikation immer wichtiger geworden.

"Im Vergleich zu großen Unternehmen können wir uns leicht an die Bedürfnisse unserer Kunden anpassen. Office 365 arbeitet im Hintergrund, um uns dabei zu helfen".

- Susanna Rehn Hedlund, Betriebsleiterin bei Primozone

Die erfolgreiche Markteinführung des Produkts des Unternehmens bedeutete auch, dass Primozone schnell wuchs und sich der Umsatz zwischen 2015 und 2018 verdoppelte. Dies führte dazu, dass im Laufe des Kalenderjahres 2017 schnell neue Mitarbeiter eingestellt wurden. Um mit der Nachfrage Schritt zu halten, mussten diese neuen Mitarbeiter schnell zu Produktexperten werden, ohne die Produktivität des bestehenden Teams zu beeinträchtigen.

Zusätzlich zu den Anforderungen eines wachsenden Unternehmens sah sich Primozone auch einer wachsenden Sicherheitsbedrohung gegenüber. Die Patente und das andere geistige Eigentum des Unternehmens machten es einzigartig in der Wasseraufbereitungsbranche. Dies machte Primozone auch zu einem Ziel. Das Unternehmen war bereits mit Sicherheitsbedrohungen durch böswillige Akteure konfrontiert, und angesichts des steigenden Marktanteils wusste die Unternehmensleitung von Primozone, dass sie sich gegen alle potenziellen Bedrohungen schützen musste.

Zusammenarbeit durch Design

Als Primozone begann, sich mit den cloudbasierten Diensten von Microsoft Office 365 zu befassen, wussten die Verantwortlichen des Unternehmens, dass sie Tools brauchten, mit denen die Mitarbeiter besser zusammenarbeiten konnten. "Eines unserer Hauptprobleme war, dass wir nicht zusammenarbeiten konnten, weder mit Kunden noch untereinander. Die Zusammenarbeit in Echtzeit, zum Beispiel die Bearbeitung von Dokumenten in SharePoint Online, ist mit Office 365 viel einfacher", sagt Susanna Rehn Hedlund, Operations Manager bei Primozone.

Im September 2017 wechselte Primozone von der bestehenden On-Premises-Lösung zu Office 365. Die neue Infrastruktur wurde auf 30 Arbeitsplätzen und 30 mobilen Geräten implementiert, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter von überall aus arbeiten kann. Seit der Implementierung von Office 365 nutzt Primozone intensiv den chatbasierten Arbeitsbereich Microsoft Teams. Gruppengespräche über Teams ermöglichen einen unternehmensweiten Einblick in die Abläufe. Teams werden für jede Kundeninstallation organisiert und ermöglichen den zugewiesenen Automatisierungsingenieuren, Projektmanagern und dem Baupersonal eine klare, einheitliche Sicht auf ihre Rollen und Zeitpläne im aktuellen Projekt.

Schaffung einer einzigen Quelle der Wahrheit

Neben Teams hat Primozone die Funktionen von Microsoft SharePoint Online und OneDrive genutzt, um eine einheitliche Methode zur gemeinsamen Nutzung und Speicherung von Informationen zu schaffen. Intern ist SharePoint zum Dreh- und Angelpunkt für das Wissen des Unternehmens geworden, in dem Patente, Dokumentationen und wichtige Zertifizierungen gespeichert sind, und das von Primozone bevorzugt für den Datenaustausch mit Kunden verwendet wird. "Wenn wir an Kundenprojekten arbeiten, müssen wir viele Handbücher und einzigartige Projektdokumente verwalten. Es ist wirklich gut, das alles an einem Ort zu haben", sagt Hedlund.

Primozone arbeitete zuvor mit einer lokalen Version von SharePoint, hatte aber keine Cloud-basierten Backups von sensiblen Unternehmensdokumenten, und es war zeitaufwändig, neue oder aktualisierte Dokumente mit den Mitarbeitern zu teilen. "Vorher", räumt Hedlund ein, "konnten wir nichts tun, wenn unsere Server vor Ort beschädigt wurden." Durch die Unterbringung der Dokumentation in der Cloud und die automatische Aktualisierung aller Dokumente auf die neueste Version mit SharePoint Online konnte Primozone diese Probleme lösen. Jetzt waren alle auf der gleichen Seite.

"Zweimal ist jemand in unser System eingedrungen und hat versucht, uns zu Geld zu machen. Zum Glück bietet die Office-365-Lizenz, die wir jetzt nutzen, mehr Sicherheit.

- Susanna Rehn Hedlund, Betriebsleiterin bei Primozone 

Einfacher Übergang zur Cloud

Wie viele Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe modernisieren wollen, hatte auch Primozone Angst vor Ausfallzeiten während der Umstellung auf Office 365. Diese Sorge erwies sich als unbegründet, als die Implementierung nur einen Tag dauerte und das Onboarding nur den Rest der Arbeitswoche in Anspruch nahm.

In den Monaten nach der Implementierung und dem Onboarding hat sich die Umstellung weiterhin ausgezahlt. Neue Mitarbeiter finden den Einführungsprozess kurz und intuitiv, dank einer Kombination aus zuverlässiger Dokumentation auf SharePoint und leicht durchsuchbaren Projektverläufen in Teams.

Auch die bestehenden Mitarbeiter haben in einer Weise profitiert, mit der sie nicht gerechnet hatten. "Einer unserer Vertriebsmitarbeiter hatte eines Tages seinen Computer zu Hause vergessen", erinnert sich erinnert sich Hedlund. "Er wohnt weit weg, also konnte er nicht zurückgehen und ihn abholen. Stattdessen nahm er einfach einen anderen PC, loggte sich ein und hatte alles, was er brauchte."

Sicherung der Zukunft

Der letzte Aspekt des Modernisierungsplans bei Primozone war die Sicherheit, und ihre erfolgreiche Umsetzung war für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung. "Zweimal ist jemand in unser System eingedrungen und hat versucht, uns zu Geld zu machen. Zum Glück bietet die Office 365-Lizenz, die wir jetzt nutzen, eine breitere Sicherheit", sagt Hedlund. Mit mehreren eingebauten Sicherheitsebenen, einschließlich Verschlüsselung und Tools für das Bedrohungsmanagement, können Unternehmen, die Office 365 einsetzen, eine Reihe von Angriffen verhindern und potenzielle Bedrohungen wie Ransomware erkennen, ohne den Alltag ihrer Mitarbeiter zu beeinträchtigen.

"Wir konnten nicht zusammenarbeiten, weder mit Kunden noch untereinander. Die Zusammenarbeit in Echtzeit, zum Beispiel die Bearbeitung von Dokumenten in SharePoint Online, ist mit Office 365 viel einfacher".

- Susanna Rehn Hedlund, Betriebsleiterin bei Primzone

Da die Unternehmensdaten in der Cloud gespeichert sind, verfügt jedes von Primozone betriebene Gerät über zusätzliche Funktionen zur Vermeidung von Datenverlusten. Im Falle eines verlegten oder gestohlenen Geräts kann Primozone das verlorene Gerät einfach per Fernzugriff von allen sensiblen Daten säubern.

Mit Office 365 können alle, die an der Produktion und dem Verkauf der innovativen Technologie des Unternehmens beteiligt sind, beruhigt sein, denn sie wissen, dass ihre Daten sicher und auf dem neuesten Stand sind, dass ihre Kommunikationswege offen und vielfältig sind und dass sie neue Horizonte vor sich haben.

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