Vandrensningsfirma forbedrer sikkerhed og samarbejde blandt globetrottere (eng)

Primozone blev grundlagt i 2000 og satte sig for at udvikle en effektiv, miljøvenlig vandbehandlingsenhed ved at modernisere den århundrede gamle proces med ozonproduktion. I 2006 blev den første bølge af disse nye ozongeneratorer taget i brug. Ikke alene var teknologien mere effektiv end sine forgængere, den var også kompakt, miljøvenlig og omkostningseffektiv.

I dag har den svenskbaserede virksomhed kunder over hele kloden, og mange af salgsmedarbejderne er placeret i USA og Sydkorea. Med 30 medarbejdere, der spænder fra designere og produktudviklere til marketing- og salgsrepræsentanter, er det blevet stadig vigtigere med en stærk kommunikation på tværs af afdelingerne.

"Vi kan nemt tilpasse os vores kunders behov sammenlignet med store virksomheder. Office 365 arbejder i baggrunden for at hjælpe os med at gøre det."

- Susanna Rehn Hedlund, driftschef hos Primozone

Den vellykkede introduktion af virksomhedens produkt på markedet betød også, at Primozone voksede hurtigt med en fordobling af salget mellem 2015 og 2018. Det førte til en hurtig onboarding af nye talenter i løbet af kalenderåret 2017. De nye medarbejdere skulle hurtigt blive produkteksperter, så de kunne følge med efterspørgslen, uden at det gik ud over produktiviteten i det eksisterende team.

Ud over kravene fra en voksende virksomhed stod Primozone også over for en voksende sikkerhedstrussel. Virksomhedens patenter og anden intellektuel ejendom gjorde den unik i vandbehandlingssektoren. Det gjorde også Primozone til et mål. Virksomheden har allerede været udsat for sikkerhedstrusler fra ondsindede aktører, og med en stigende markedsandel vidste ledelsen hos Primozone, at de var nødt til at beskytte sig mod potentielle trusler.

Samarbejde gennem design

Da Primozone begyndte at diskutere de cloud-baserede tjenester i Microsoft Office 365, vidste virksomhedens ledere, at de havde brug for værktøjer, der kunne hjælpe medarbejderne med at arbejde bedre sammen. "Et af vores største problemer var, at vi ikke kunne samarbejde, hverken med kunder eller med hinanden. Samarbejde i realtid, f.eks. redigering af dokumenter i SharePoint Online, er meget lettere med Office 365," siger Primozones driftschef Susanna Rehn Hedlund.

I september 2017 skiftede Primozone fra den eksisterende on-premises-løsning til Office 365. Den nye infrastruktur blev implementeret på 30 arbejdsstationer og 30 mobile enheder, hvilket sikrede, at alle medarbejdere var i stand til at oprette forbindelse, uanset hvor arbejdet førte dem hen. Siden implementeringen af Office 365 har Primozone gjort udstrakt brug af det chatbaserede arbejdsområde Microsoft Teams. Gruppesamtaler gennem Teams giver hele virksomheden indsigt i driften. Teams er organiseret for hver kundeinstallation, hvilket giver de tildelte automatiseringsingeniører, projektledere og byggepersonale et klart, samlet overblik over deres roller og tidsplaner i det aktuelle projekt.

Etablering af en enkelt kilde til sandhed

Ud over Teams har Primozone udnyttet mulighederne i både Microsoft SharePoint Online og OneDrive til at skabe en ensartet måde at dele og gemme information på. Internt er SharePoint blevet knudepunktet for virksomhedens viden, hvor patenter, dokumentation og vigtige certificeringer opbevares, og det værktøj, Primozone foretrækker at bruge, når de deler data med kunderne. "Når vi arbejder på kundeprojekter, er der masser af manualer og unik projektdokumentation, der skal håndteres. Det er virkelig godt at have det hele samlet på ét sted," siger Hedlund.

Primozone arbejdede tidligere fra en lokal version af SharePoint, men havde ingen cloud-baserede backups af følsomme virksomhedsdokumenter, og det var tidskrævende at dele nye eller opdaterede dokumenter med medarbejderne. "Før," indrømmer Hedlund, "hvis der skete noget med vores servere på stedet, kunne vi ikke gøre noget ved det." Ved at placere dokumentationen i skyen og automatisk opdatere alt til den nyeste version med SharePoint Online løste Primozone disse problemer. Nu var alle på samme side.

"To gange har vi oplevet, at nogen er kommet ind i vores system og har forsøgt at få os til at betale dem penge. Heldigvis har den Office 365-licens, vi bruger nu, en bredere sikkerhed."

- Susanna Rehn Hedlund, driftschef hos Primozone 

Nem overgang til skyen

Som mange andre virksomheder, der ønsker at modernisere deres arbejdsgange, var Primozone bange for nedetid i forbindelse med overgangen til Office 365. Den bekymring viste sig ikke at være særlig stor, da implementeringen tog en enkelt dag, og onboardingen kun varede resten af arbejdsugen.

I månederne efter implementeringen og onboardingen har overgangen fortsat båret frugt. Nye medarbejdere finder onboarding-processen kort og intuitiv takket være en kombination af pålidelig dokumentation på SharePoint og let søgbare projekthistorikker i Teams.

Eksisterende medarbejdere har også nydt godt af det på måder, de ikke havde forudset. "En af vores sælgere glemte sin computer derhjemme en dag," husker Hedlund. "Han bor langt væk, så han kunne ikke tage tilbage og hente den. I stedet tog han bare en anden pc, loggede på, og så havde han alt, hvad han skulle bruge."

Sikring af fremtiden

Det sidste aspekt af moderniseringsplanen hos Primozone var sikkerhed, og en vellykket implementering af den var afgørende for virksomheden. "To gange har vi oplevet, at nogen er kommet ind i vores system og har forsøgt at få os til at betale dem penge. Heldigvis har den Office 365-licens, vi bruger nu, en bredere sikkerhed," siger Hedlund. Med flere lag af indbygget sikkerhed, herunder kryptering og trusselshåndteringsværktøjer, kan virksomheder, der kører Office 365, forhindre en række angreb og opdage potentielle trusler som ransomware uden at påvirke deres medarbejderes hverdag.

"Vi kunne ikke samarbejde, hverken med kunder eller med hinanden. Samarbejde i realtid, f.eks. redigering af dokumenter i SharePoint Online, er meget lettere med Office 365."

- Susanna Rehn Hedlund, driftschef hos Primzone

Da virksomhedens data ligger i skyen, har alle Primozones enheder yderligere funktioner til forebyggelse af datatab. Hvis en enhed bliver forlagt eller stjålet, kan Primozone ganske enkelt slette alle følsomme data på den tabte enhed via fjernadgang.

Efterhånden som Primozones forretning vokser, vil salgs- og marketingmedarbejdere komme til at arbejde fra en voksende liste af kundedestinationer. Med Office 365 kan alle, der er involveret i produktionen og salget af virksomhedens innovative teknologi, være rolige og vide, at deres data er sikre og opdaterede, at deres kommunikationslinjer er åbne og mangfoldige, og at deres nye horisonter er lyse.

Gå til Primzones hjemmeside!