Vedenpuhdistusyritys parantaa turvallisuutta ja yhteistyötä maailmalla liikkuvien työntekijöiden kesken (eng)

Primozone perustettiin vuonna 2000 kehittämään tehokas ja ympäristöystävällinen vedenkäsittelylaite modernisoimalla vuosisatoja vanha otsonin tuotantoprosessi. Vuoteen 2006 mennessä näiden uusien otsonigeneraattoreiden ensimmäinen aalto otettiin käyttöön kentällä. Sen lisäksi, että teknologia oli edeltäjiään tehokkaampi, se oli myös kompakti, ympäristöystävällinen ja kustannustehokas.

Nykyään tällä ruotsalaisella yrityksellä on asiakkaita ympäri maailmaa, ja monet sen myyntihenkilöstöstä sijaitsevat ulkomailla Yhdysvalloissa ja Etelä-Koreassa. Yrityksessä työskentelee 30 työntekijää, joiden erikoisalat vaihtelevat suunnittelijoista ja tuotekehittäjistä markkinointi- ja myyntiedustajiin, joten vahva osastojen välinen viestintä on tullut yhä tärkeämmäksi.

"Voimme mukautua helposti asiakkaidemme tarpeisiin verrattuna suuriin yrityksiin. Office 365 toimii taustalla ja auttaa meitä siinä."

- Susanna Rehn Hedlund, Primozonen käyttöpäällikkö, Primozone

Yrityksen tuotteen menestyksekäs markkinoille tulo merkitsi myös sitä, että Primozone kasvoi nopeasti, ja myynti kaksinkertaistui vuosina 2015-2018. Tämä johti uusien osaajien nopeaan palkkaamiseen kalenterivuoden 2017 aikana. Nämä uudet työntekijät palkattiin kysyntään vastaamiseksi, ja heidän piti kehittyä nopeasti tuoteasiantuntijoiksi ilman, että tuottavuus heikkeni nykyisestä tiimistä.

Kasvavan liiketoiminnan vaatimusten lisäksi Primozone kohtasi myös kasvavan turvallisuusuhan. Yrityksen patentit ja muu henkinen omaisuus tekivät siitä ainutlaatuisen vedenkäsittelyalalla. Se teki Primozonesta myös kohteen. Yritys on jo kohdannut tietoturvauhkia pahansuovien toimijoiden taholta, ja markkinaosuuden kasvaessa Primozonen johto tiesi, että sen olisi suojauduttava mahdollisilta uhkilta.

Suunnitelmallinen yhteistyö

Kun Primozone alkoi keskustella Microsoft Office 365:n pilvipalveluista, yrityksen johtajat tiesivät tarvitsevansa työkaluja, jotka auttaisivat työntekijöitä työskentelemään paremmin yhdessä. "Yksi tärkeimmistä ongelmistamme oli se, ettemme pystyneet tekemään yhteistyötä asiakkaiden tai keskenämme. Reaaliaikainen yhteistyö, esimerkiksi asiakirjojen muokkaaminen SharePoint Online -palvelussa, on paljon helpompaa Office 365:n avulla", sanoo Primozonen operatiivinen johtaja Susanna Rehn Hedlund.

Syyskuussa 2017 Primozone siirtyi nykyisestä paikallisesta ratkaisusta Office 365:een. Uusi infrastruktuuri otettiin käyttöön 30 työasemalla ja 30 mobiililaitteella, mikä varmisti, että jokainen työntekijä voi olla yhteydessä kaikkialta, minne työt vievätkin. Office 365:n käyttöönoton jälkeen Primozone on käyttänyt laajasti Microsoft Teams -chat-pohjaista työtilaa. Teamsin kautta käytävät ryhmäkeskustelut tarjoavat koko yrityksen kattavan näkemyksen toiminnasta. Teams on järjestetty kutakin asiakasasennusta varten, jolloin sille osoitetut automaatioinsinöörit, projektipäälliköt ja rakennushenkilöstö saavat selkeän ja yhtenäisen näkyvyyden rooleihinsa ja aikatauluihinsa kulloisessakin projektissa.

Yhden totuuslähteen luominen

Teamsin ohella Primozone on hyödyntänyt Microsoft SharePoint Online- ja OneDrive-ominaisuuksia luodakseen yhtenäisen tavan jakaa ja tallentaa tietoa. Sisäisesti SharePointista on tullut yrityksen tietämyksen keskus, johon on sijoitettu patentteja, dokumentaatiota ja tärkeitä sertifikaatteja, ja Primozone käyttää sitä mieluiten, kun se jakaa tietoja asiakkaiden kanssa. "Kun työskentelemme asiakasprojektien parissa, hallinnoitavia käsikirjoja ja ainutlaatuista projektidokumentaatiota on paljon ja paljon. On todella hyvä, että ne ovat kaikki yhdessä paikassa", Hedlund sanoo.

Primozone työskenteli aiemmin SharePointin paikallisessa versiossa, mutta sillä ei ollut pilvipohjaisia varmuuskopioita yrityksen arkaluonteisista asiakirjoista, ja uusien tai päivitettyjen asiakirjojen jakaminen työntekijöiden kanssa oli aikaa vievää. "Ennen", Hedlund myöntää, "jos paikan päällä oleville palvelimillemme tapahtui jotain, emme voineet tehdä asialle mitään." Primozone ratkaisi nämä ongelmat sijoittamalla asiakirjat pilvipalveluun ja päivittämällä kaiken automaattisesti uusimpaan versioon SharePoint Online -palvelun avulla. Nyt kaikki olivat samalla sivulla.

"Kahdesti joku on päässyt järjestelmäämme ja yrittänyt saada meidät maksamaan rahaa. Onneksi käyttämämme Office 365 -lisenssi tarjoaa nyt laajemman tietoturvan."

- Susanna Rehn Hedlund, Primozonen käyttöpäällikkö, Primozone 

Siirtyminen pilveen helposti

Kuten monet muutkin työnkulkujensa nykyaikaistamiseen pyrkivät yritykset, Primozone pelkäsi käyttökatkoksia Office 365:een siirtymisen aikana. Tämä huoli osoittautui vähäpätöiseksi, kun käyttöönotto kesti vain yhden päivän ja käyttöönotto kesti vain loppuviikon.

Toteutusta ja käyttöönottoa seuranneiden kuukausien aikana siirtyminen on tuottanut edelleen tulosta. Uudet työntekijät pitävät perehdyttämisprosessia lyhyenä ja intuitiivisena SharePointista löytyvän luotettavan dokumentaation ja Teamsissa helposti haettavissa olevien projektihistorioiden ansiosta.

Myös nykyiset työntekijät ovat hyötyneet tavalla, jota he eivät olleet osanneet odottaa. "Eräs myyntimiehistämme jätti eräänä päivänä tietokoneensa kotiin". Hedlund muistelee. "Hän asuu kaukana, joten hän ei voinut palata hakemaan sitä. Sen sijaan hän otti vain toisen tietokoneen, kirjautui sisään ja sai kaiken tarvitsemansa."

Tulevaisuuden turvaaminen

Primozonen modernisointisuunnitelman viimeinen osa-alue oli turvallisuus, ja sen onnistunut toteuttaminen oli yritykselle elintärkeää. "Kahdesti joku on päässyt järjestelmäämme ja yrittänyt saada meidät maksamaan rahaa. Onneksi käyttämämme Office 365 -lisenssi on nyt laajempi tietoturva", Hedlund sanoo. Sisäänrakennetun monikerroksisen tietoturvan, kuten salauksen ja uhkienhallintatyökalujen, ansiosta Office 365:tä käyttävät yritykset voivat estää erilaisia hyökkäyksiä ja havaita mahdollisia uhkia, kuten lunnasohjelmia, ilman, että se vaikuttaa työntekijöiden jokapäiväiseen elämään.

"Emme voineet tehdä yhteistyötä asiakkaiden tai toistemme kanssa. Reaaliaikainen yhteistyö, esimerkiksi asiakirjojen muokkaaminen SharePoint Onlinessa, on paljon helpompaa Office 365:n avulla."

- Susanna Rehn Hedlund, Primzonen käyttöpäällikkö, Primzone

Koska yrityksen tiedot sijaitsevat pilvipalvelussa, Primozonen jokaisessa laitteessa on ylimääräisiä tietojen katoamisen estäviä ominaisuuksia. Jos laite katoaa tai varastetaan, Primozone voi yksinkertaisesti pyyhkiä kadonneesta laitteesta kaikki arkaluonteiset tiedot etänä.

Kun Primozonen liiketoiminta jatkaa kasvuaan, myynnin ja markkinoinnin työntekijät työskentelevät yhä useammassa asiakaskohteessa. Office 365:n avulla kaikki yrityksen innovatiivisen teknologian tuotantoon ja myyntiin osallistuvat voivat levätä rauhassa tietäen, että heidän tietonsa ovat turvassa ja ajan tasalla, heidän viestintälinjansa ovat avoimet ja monipuoliset ja heidän uudet näköalansa ovat valoisat.

Siirry Primzonen verkkosivustolle!