Wie Sie die Verwaltung im HR-Modul von Microsoft 365 vereinfachen können

GDPR-Sicherung Ihrer Mitarbeiterdaten im HR-Modul

Die Tatsache, dass dieselben Informationen über Mitarbeiter in mehreren verschiedenen Systemen gespeichert sind, kann zu Problemen führen, da die Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten mit der Einführung der neuen GDPR-Vorschriften verschärft werden. Der Vorteil von Microsofts Lösung ist, dass alle Informationen von ein und demselben Ort abgerufen werden - nämlich dem Konto des Nutzers in Office 365. Ein weiterer großer Vorteil aus Sicht der GDPR ist, dass all diese Informationen, wenn sie auf diese Weise gesammelt werden, auch durchsuchbar und damit leichter zu verwalten sind.

Vereinfachte Verwaltung bei der Personalbeschaffung

Eine Neueinstellung ist in der Regel mit viel Papierkram und der Erfassung zahlreicher persönlicher Daten über den Mitarbeiter verbunden. Das HR-Modul in Microsoft 365 schafft einen strengen Prozess für die Erfassung von Informationen während der Einstellung, bei dem alle Daten an einem Ort gesammelt werden. Wenn die Informationen aktualisiert werden, werden sie überall berücksichtigt, wo sie verwendet werden.

Der neue Mitarbeiter füllt die Informationen in ein Formular ein, das in Sharepoint gespeichert wird, das Teil von Office 365 ist. Die Personalabteilung und der unmittelbare Vorgesetzte des neuen Mitarbeiters werden benachrichtigt, dass die Informationen verfügbar sind. Durch diese digitale Erfassung von Informationen entfallen viele Schritte des oft manuellen Prozesses, da die Formulare nicht erst vom neuen Mitarbeiter ausgefüllt und dann an seinen Vorgesetzten weitergeleitet werden müssen, der sie wiederum an die Personalabteilung weiterleitet und so weiter und so fort. Stattdessen werden dieselben Informationen bei verschiedenen Gelegenheiten und von verschiedenen Teilen der Organisation verarbeitet - aber mit denselben Daten.

Das HR-Modul bietet eine Vorlage für die Informationen, die für den Arbeitsvertrag benötigt werden. Die Informationen werden automatisch aus dem bereits vom neuen Mitarbeiter ausgefüllten Datenformular abgerufen. Die Datei wird unter HR im Personalordner gespeichert und ist in SharePoint für autorisierte Benutzer durchsuchbar.

Automatisierte Prozesse für die Vorbereitung von Neueinstellungen

Vor dem Eintreffen des neuen Mitarbeiters müssen viele Vorbereitungen getroffen werden - Schlüssel, Parkplatz, Computer, Telefon usw. Die Informationen über den neuen Mitarbeiter müssen daher an die verschiedenen Abteilungen verteilt werden, damit sie alles vorbereiten können, bevor die Person eintrifft. Die IT-Abteilung benötigt einige Informationen, der Vorgesetzte eine andere und der Empfang eine dritte. Hierfür gibt es im HR-Modul eine Checkliste, die mit einem automatisierten Ablauf verschiedener Ereignisse verbunden ist.

Sobald die Personalabteilung den Arbeitsvertrag erhält, setzt sie die Checklistenkette in Gang, und die richtigen Informationen werden an die richtige Abteilung im Unternehmen verteilt. Es werden auch automatische Erinnerungen verschickt, wenn Teile der Checkliste nicht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens fertiggestellt wurden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alles vorbereitet ist, bevor der neue Mitarbeiter sein Amt antritt.

Digitales Einführungsprogramm im Modul HR

Sobald der neue Mitarbeiter eingestellt ist, muss ein gut durchdachtes On-Boarding-Prozess die mit dem ersten Arbeitstag beginnt. Der neue Mitarbeiter muss viele Aufgaben erledigen und Informationen aufnehmen - lernen, wie man sich im Personalhandbuch zurechtfindet, ein Profilbild ins Intranet hochladen, eine Nachricht an alle schicken, dass er/sie angefangen hat, und so weiter. Für all diese Aufgaben gibt es eine App, in der diese Aufgaben sowie Links und Informationen darüber, wo man Informationen für die verschiedenen Bereiche der Organisation findet, gesammelt werden. Hier finden Sie einen Link zum Personalhandbuch, zu Schulungsprogrammen, Richtlinien, eine Wellness-Seite und einen Link zu der Gruppe, in der die Person arbeiten wird. Als digitales Einführungsprogramm für den neuen Mitarbeiter.

Microsoft 365 HR-Modul - keine Einheitslösung für alle

Das HR-Modul von Microsoft lässt sich am besten als ein Portal für die Verwaltung verschiedener personalbezogener Angelegenheiten in mittleren und großen Unternehmen beschreiben. Die Anwendungen und Funktionen sind so konzipiert, dass sie die Prozesse und die Verwaltung im Zusammenhang mit den Mitarbeitern vereinfachen. Das HR-Modul besteht zum einen aus den Informationen und Funktionen, die die Mitarbeiter sehen und auf die sie zugreifen können - klassische Intranetfunktionen. Zum anderen aus den Funktionen, die die Personalabteilung verwaltet und auf die die übrigen Mitarbeiter keinen Zugriff haben. Es kann an die individuellen Bedürfnisse der Organisation angepasst und genutzt werden und ist keine "Einheitslösung" für alle.

Das HR-Modul zeigt der Organisation, welche Informationen über die Mitarbeiter tatsächlich benötigt werden, und stellt sicher, dass jeder weiß, wer für was zuständig ist. Es geht darum, Verfahren festzulegen, damit die verschiedenen Aufgaben auch tatsächlich ausgeführt werden. Das HR-Modul bietet fertige Prozesse und Werkzeuge für die Nachverfolgung.

Die Berechtigung kann segmentiert werden, so dass bestimmte Informationen nur für eine bestimmte Gruppe verfügbar sind. Die Nutzer haben nur Zugriff auf die Informationen, auf die sie zugreifen müssen, und auf nichts anderes - was die Datenschutz-Grundverordnung als "eingebauten Datenschutz" bezeichnet.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihre Personalarbeit in Microsoft 365 erleichtern können, nehmen Sie Kontakt mit uns auf und wir erzählen Ihnen mehr!