Sådan gør du administrationen lettere i Microsoft 365's HR-modul

GDPR-sikring af dine medarbejderdata i HR-modulet

At de samme oplysninger om medarbejderne ligger i flere forskellige systemer, kan give problemer, når kravene til behandling af persondata skærpes med indførelsen af de nye GDPR-regler. Fordelen ved Microsofts løsning er, at alle oplysninger hentes fra ét og samme sted - nemlig brugerens konto i Office 365. En anden stor fordel set fra et GDPR-perspektiv er, at når alle disse oplysninger samles på denne måde, bliver de også søgbare og dermed mere håndterbare.

Forenklet administration i rekrutteringen

En ny rekruttering indebærer normalt en masse papirarbejde og en masse personlige data om medarbejderen, der skal indsamles. HR-modulet i Microsoft 365 skaber en stram proces for indsamling af oplysninger under rekrutteringen, hvor alle data indsamles ét sted. Når oplysningerne opdateres, afspejles de overalt, hvor de bruges.

Den nye medarbejder udfylder oplysningerne i en formular, der er gemt i Sharepoint, som er en del af Office 365. HR og den nye medarbejders nærmeste leder får besked om, at oplysningerne er tilgængelige. Denne digitale indsamling af oplysninger eliminerer mange trin i den ofte manuelle proces, da formularerne ikke først skal udfyldes af den nye medarbejder og derefter videregives til deres leder, som igen sender dem videre til HR osv. osv. I stedet behandles de samme oplysninger ved forskellige lejligheder, af forskellige dele af organisationen - men ved hjælp af de samme data.

HR-modulet indeholder en skabelon til de oplysninger, der skal bruges til ansættelseskontrakten. Oplysningerne hentes automatisk fra den dataformular, som den nye medarbejder allerede har udfyldt. Filen gemmes under HR i personalemappen og er søgbar i SharePoint for autoriserede brugere.

Automatiserede processer til forberedelse af nye ansættelser

Der skal gøres en masse forberedelser, inden den nye medarbejder ankommer - nøgler, parkeringsplads, computer, telefon osv. Information om den nye medarbejder skal derfor distribueres til de forskellige afdelinger, så de kan forberede alt, inden personen ankommer. IT har brug for nogle oplysninger, linjelederen nogle andre og receptionen nogle tredje. Til det formål er der en tjekliste i HR-modulet, som er knyttet til et automatiseret flow af forskellige begivenheder.

Når HR modtager ansættelseskontrakten, starter de tjeklistens kæde af begivenheder, og de rigtige oplysninger distribueres til den rigtige afdeling i organisationen. Der sendes også automatiske påmindelser ud, hvis dele af tjeklisten ikke er blevet færdiggjort inden for en bestemt tidsramme. Det sikrer, at alt er forberedt og klar i god tid, før den nye medarbejder starter.

Digitalt introduktionsprogram i HR-modulet

Når den nye medarbejder er på plads, skal en gennemtænkt on-boarding proces som starter på den første arbejdsdag. Den nye medarbejder har en masse opgaver at udføre og information at absorbere - lære at navigere i personalehåndbogen, uploade et profilbillede til intranettet, sende en besked til alle om, at han/hun er startet, og så videre. Til alle disse opgaver er der en app, hvor opgaverne er samlet sammen med links og information om, hvor man kan finde information til forskellige dele af organisationen. Her finder du et link til personalehåndbogen, træningsprogrammer, politikker, en wellness-side og et link til den gruppe, som personen skal arbejde i. Som et digitalt introduktionsprogram for den nye medarbejder.

Microsoft 365 HR-modul - ingen "one size fits all"-løsning

Microsofts HR-modul kan bedst beskrives som en portal til håndtering af forskellige HR-relaterede spørgsmål i mellemstore og store organisationer. Apps og funktioner er designet til at forenkle processer og administration relateret til medarbejdere. HR-modulet består dels af de informationer og funktioner, som medarbejderne kan se og få adgang til - klassisk intranetfunktionalitet. På den anden side de funktioner, som HR administrerer, og som resten af personalet ikke har adgang til. Det kan tilpasses og bruges i henhold til organisationens individuelle behov og er ikke en "one size fits all"-løsning.

HR-modulet illustrerer for organisationen, hvilke oplysninger om medarbejderne de faktisk har brug for at holde styr på, og sikrer, at alle ved, hvem der er ansvarlig for hvad. Det handler om at etablere procedurer, så de forskellige opgaver rent faktisk bliver udført. HR-modulet leverer færdige processer og værktøjer til opfølgning.

Autorisationen kan segmenteres, så visse oplysninger kun er tilgængelige for en bestemt gruppe. Brugerne får blot adgang til de oplysninger, de har brug for, og intet andet - det, som GDPR kalder privacy by design.

Hvis du vil vide mere om, hvordan du kan lette dit HR-arbejde i Microsoft 365 - så kontakt os, så fortæller vi dig mere!