Miten helpotat Microsoft 365:n HR-moduulin hallinnointia?

GDPR-suojaus työntekijätietojen osalta HR-moduulissa

Se, että samat työntekijöitä koskevat tiedot tallennetaan useisiin eri järjestelmiin, voi aiheuttaa ongelmia, kun henkilötietojen käsittelyä koskevia vaatimuksia tiukennetaan uuden yleisen tietosuoja-asetuksen käyttöönoton myötä. Microsoftin ratkaisun etuna on se, että kaikki tiedot haetaan yhdestä ja samasta paikasta eli käyttäjän tilistä Office 365:ssä. GDPR:n näkökulmasta suuri etu on myös se, että kun kaikki nämä tiedot kerätään tällä tavoin, niistä tulee myös hakukelpoisia ja siten helpommin hallittavia.

Yksinkertaistettu hallinto rekrytoinnissa

Uuden työntekijän rekrytointiin liittyy yleensä paljon paperityötä ja työntekijän henkilötietojen keräämistä. Microsoft 365:n HR-moduuli luo rekrytoinnin aikana tietojen keräämiseen tiukan prosessin, jossa kaikki tiedot kerätään yhteen paikkaan. Kun tietoja päivitetään, ne näkyvät kaikkialla, missä niitä käytetään.

Uusi työntekijä täyttää tiedot lomakkeeseen, joka on tallennettu Office 365:een kuuluvaan Sharepoint-palveluun. Henkilöstöhallinnolle ja uuden työntekijän lähimmälle esimiehelle ilmoitetaan, että tiedot ovat saatavilla. Tämä digitaalinen tiedonkeruu poistaa monia vaiheita usein manuaalisesta prosessista, sillä uuden työntekijän ei tarvitse ensin täyttää lomakkeita ja toimittaa niitä sitten esimiehelleen, joka puolestaan välittää ne henkilöstöhallinnolle ja niin edelleen ja niin edelleen. Sen sijaan samat tiedot käsitellään eri yhteyksissä, organisaation eri osissa - mutta samoja tietoja käyttäen.

HR-moduuli tarjoaa mallin työsopimuksessa tarvittavia tietoja varten. Tiedot haetaan automaattisesti uuden työntekijän jo täyttämästä tietolomakkeesta. Tiedosto tallennetaan henkilöstökansion HR-kansioon, ja valtuutetut käyttäjät voivat hakea sitä SharePointissa.

Automatisoidut prosessit uusien työntekijöiden valmistelua varten

Ennen uuden työntekijän saapumista on tehtävä paljon valmisteluja - avaimet, parkkipaikka, tietokone, puhelin jne. Tietoa uudesta työntekijästä on siis jaettava eri osastoille, jotta ne voivat valmistella kaiken ennen henkilön saapumista. Tietotekniikka tarvitsee osan tiedoista, esimies toisen osan ja vastaanotto kolmannen osan. HR-moduulissa on tätä varten tarkistuslista, joka on liitetty eri tapahtumien automaattiseen kulkuun.

Kun henkilöstöhallinto on saanut työsopimuksen, se käynnistää tarkistuslistan tapahtumaketjun, ja oikeat tiedot jaetaan organisaation oikeille osastoille. Lisäksi lähetetään automaattisia muistutuksia, jos tarkistuslistan osia ei ole saatu valmiiksi tietyn ajan kuluessa. Näin varmistetaan, että kaikki on valmista ja valmista hyvissä ajoin ennen uuden työntekijän aloittamista.

Digitaalinen perehdytysohjelma HR-moduulissa

Kun uusi työntekijä on saatu paikalleen, hyvin harkittu ja harkittu aloitusprosessi joka alkaa ensimmäisenä työpäivänä. Uudella työntekijällä on paljon tehtäviä suoritettavana ja tietoa omaksuttavana - hänen on opeteltava, miten henkilökunnan käsikirjassa selataan, ladattava profiilikuvansa intranetiin, lähetettävä kaikille viesti siitä, että hän on aloittanut ja niin edelleen. Kaikkia näitä tehtäviä varten on olemassa sovellus, johon nämä tehtävät on koottu sekä linkkejä ja tietoa siitä, mistä löytyy tietoa organisaation eri osista. Täältä löytyy linkki henkilökunnan käsikirjaan, koulutusohjelmiin, toimintaperiaatteisiin, hyvinvointisivu ja linkki ryhmään, jossa henkilö työskentelee. Digitaalisena perehdytysohjelmana uudelle työntekijälle.

Microsoft 365 HR -moduuli - ei "yhden koon ratkaisua".

Microsoftin HR-moduulia voidaan parhaiten kuvata portaaliksi, jonka avulla voidaan hallita erilaisia henkilöstöhallintoon liittyviä asioita keskisuurissa ja suurissa organisaatioissa. Sovellukset ja toiminnot on suunniteltu yksinkertaistamaan työntekijöihin liittyviä prosesseja ja hallintoa. HR-moduuli koostuu osittain tiedoista ja toiminnoista, jotka henkilöstö näkee ja joihin se pääsee käsiksi - klassisista intranet-toiminnoista. Toisaalta toiminnoista, joita HR hallinnoi ja joihin muu henkilöstö ei pääse käsiksi. Moduulia voidaan räätälöidä ja käyttää organisaation yksilöllisten tarpeiden mukaan, eikä se ole "yhden koon ratkaisu".

HR-moduuli havainnollistaa organisaatiolle, mitä työntekijöitä koskevia tietoja sen on todella seurattava, ja varmistaa, että kaikki tietävät, kuka on vastuussa mistäkin. Näin luodaan menettelyt, jotta eri tehtävät todella suoritetaan. HR-moduuli tarjoaa valmiita prosesseja ja työkaluja seurantaa varten.

Valtuutus voidaan segmentoida siten, että tietyt tiedot ovat vain tietyn ryhmän saatavilla. Käyttäjät pääsevät käsiksi vain niihin tietoihin, joihin heillä on pääsy, eikä mihinkään muuhun - GDPR:ssä tätä kutsutaan sisäänrakennetuksi yksityisyydensuojaksi.

Jos haluat tietää lisää siitä, miten voit helpottaa HR-työtäsi Microsoft 365:ssä - ota yhteyttä, niin kerromme lisää!