Wann ist es an der Zeit, Office 365 in Ihrem Unternehmen wieder einzuführen?

Setzt Ihr Unternehmen Office 365 optimal ein?

Teams, SharePoint, Onedrive, Dynamics 365, Flow, PowerApps, Power BI... Die Möglichkeiten der Cloud-Plattform von Microsoft und der Tools, die mit Ihrer Lizenz geliefert werden, sind nahezu unbegrenzt. Aber wenn Sie die Grundlagen nicht geschaffen haben, verlieren Sie leicht die Kontrolle.

Immer mehr Unternehmen kommen mit dem Gefühl zu uns, dass sie mit der Cloud-Plattform von Microsoft nicht optimal arbeiten. Es handelt sich dabei vor allem um größere Organisationen mit vielen Mitarbeitern. Es mangelt zum Beispiel an der Einheitlichkeit, wie die Dienste genutzt werden, und an einem klaren Plan, wie die Arbeit vorangetrieben werden soll. Einige Dienste entwickeln ein Eigenleben, während andere Dienste nicht wie vorgesehen genutzt werden. In einer solchen Situation kann es sinnvoll sein, neu anzufangen und einen Neuanfang zu machen.

Dies sind einige der Anzeichen dafür, dass ein Relaunch von Office 365 in Ihrem Unternehmen angebracht sein könnte:

• Das Personal äußert, dass es nicht weiß, wie man mit den Werkzeugen arbeitet.
• Sie haben das Unternehmen und die Benutzer nicht mit ins Boot geholt. Anstatt neue Arbeitsweisen einzuführen, machen sie weiter wie bisher.
• Es besteht Unsicherheit darüber, welche Dienste wofür genutzt werden sollten.
• Ihre Mitarbeiter fühlen sich von all den neuen Diensten und Funktionen, die eingeführt werden, überfordert.

Lassen Sie Ihrem Partner den Vortritt

Als erstes sollten Sie sich an einen Partner wenden, der Ihnen den Weg zeigt. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie punktuelle Anstrengungen unternehmen, ohne einen klaren Plan zu haben. Erstellen Sie einen Fahrplan dafür, wie Sie kurz- und langfristig mit der Cloud-Plattform von Microsoft arbeiten werden. Sobald der Plan steht, kann jede einzelne Entscheidung mit Blick auf das große Ganze getroffen werden.

Beispiele für Fragen, die geklärt werden müssen, sind:

• Welche Dienste werden wofür genutzt?
• Wie Sie mit den Diensten arbeiten werden und warum.
• Wie man Dokumente intern und extern gemeinsam nutzt.
• Was Ihre Benennungsstandards sein sollten.
• Wer hat das Recht, was zu tun.
• Wie die Zusammenarbeit zwischen der IT-Abteilung und dem Rest der Organisation funktionieren sollte.

Es ist wichtig, eine solide Grundlage zu haben, aber Sie sollten nicht vergessen, dass es sich um ein laufendes Projekt handelt. Deshalb brauchen Sie auch einen Plan, wie das Projekt vorankommen soll. Wie werden Sie zum Beispiel auf dem Laufenden bleiben, wenn Microsoft neue Funktionen einführt? Auch hier kann Ihr IT-Partner eine wichtige Rolle spielen. Ein guter Partner sollte sich über die Entwicklung der Plattform auf dem Laufenden halten und kontinuierlich Vorschläge machen, welche Funktionen die Prozesse des Unternehmens unterstützen könnten.

Engagieren Sie Ihr Personal

Damit die Dienstleistungen zu einem natürlichen Bestandteil der täglichen Arbeit werden, ist es wichtig, die Mitarbeiter einzubeziehen und zu engagieren. Ohne einen soliden Veränderungsprozess besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter weiterhin das tun, was sie immer getan haben. Das Ergebnis ist, dass jeder auf seine Weise arbeitet, was es schwierig macht, den vollen Wert der Dienste zu realisieren.

Schulungen sind ein wichtiges Instrument, um Ihre Mitarbeiter mit ins Boot zu holen. Da sich die Dienste ständig ändern und neue Funktionen auf den Markt kommen, reicht es nicht mehr aus, alle drei Jahre eine Schulung abzuhalten. Stattdessen müssen Sie einen Weg finden, Ihre Mitarbeiter kontinuierlich zu schulen und es ihnen leicht machen, aktuelle Informationen zu finden. Ein guter Tipp ist die Verwendung von Portalen, auf denen Sie Informationen und laufende Schulungen zu den verschiedenen Diensten veröffentlichen.

Um sicherzustellen, dass sich die Projekte weiterhin gut entwickeln, ist es dann wichtig, dass man kontinuierlich daran arbeitet, das Feedback der Organisation zu verfolgen und einzuholen. Auf diese Weise können Sie herausfinden, was gut funktioniert und was nicht, wie die Prozesse wahrgenommen werden und ob die Mitarbeiter mehr Schulungen wünschen. Heutzutage ist es auch möglich, wertvolle Statistiken darüber zu erhalten, wie die Dienste genutzt werden.

Der Vorteil ist eine effizientere Organisation

Wenn die Dienste besser genutzt werden, wird der gesamte Betrieb effizienter sein. Je mehr Struktur vorhanden ist, desto weniger Zeit müssen Sie aufwenden, da jeder in der Organisation bereits weiß, wie er zu arbeiten hat. Dies hat auch den Effekt, dass der Einführungsprozess verbessert wird, was wiederum die Anwerbung neuer Arbeitskräfte erleichtern kann. Und nicht zuletzt wird es einfacher, fundierte Entscheidungen zu treffen und Ihre Prozesse auf dem neuesten Stand zu halten. Hoffentlich ist dies der letzte Neuanfang, den Sie brauchen.

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