Milloin on oikea aika käynnistää Office 365 uudelleen organisaatiossasi?

Hyödyntääkö organisaatiosi Office 365:tä optimaalisesti?

Teams, SharePoint, Onedrive, Dynamics 365, Flow, PowerApps, Power BI... Microsoftin pilvialustan ja lisenssin mukana tulevien työkalujen mahdollisuudet ovat lähes rajattomat. Mutta jos et ole tehnyt pohjatyötä, voit helposti menettää hallinnan.

Yhä useammat yritykset tulevat luoksemme ja kokevat, etteivät ne toimi optimaalisesti Microsoftin pilvialustan kanssa. Kyse on ennen kaikkea suuremmista organisaatioista, joissa on paljon työntekijöitä. Voi esimerkiksi olla, että palveluiden käyttötapa ei ole yhtenäinen ja että puuttuu selkeä suunnitelma siitä, miten työtä pitäisi viedä eteenpäin. Jotkin palvelut elävät omaa elämäänsä, kun taas toisia palveluita ei käytetä tarkoitetulla tavalla. Tässä tilanteessa voi olla syytä aloittaa alusta ja saada uusi alku.

Nämä ovat joitakin merkkejä siitä, että Office 365:n uudelleenkäynnistäminen organisaatiossasi voi olla paikallaan:

• Henkilökunta ilmaisee, että he eivät tiedä, miten työkaluja käytetään.
• Et ole saanut liiketoimintaa ja käyttäjiä mukaan. Sen sijaan, että he ottaisivat käyttöön uusia toimintatapoja, he jatkavat sitä, mitä ovat aina tehneet.
• On epävarmuutta siitä, mitä palveluja olisi käytettävä mihin.
• Työntekijäsi tuntevat olevansa hukkua kaikkiin uusiin palveluihin ja toimintoihin, joita lanseerataan.

Anna kumppanisi näyttää tietä

Ensimmäiseksi kannattaa kääntyä kumppanin puoleen, joka voi näyttää sinulle tietä. Muuten on vaarana, että alat tehdä valikoivia ponnisteluja ilman selkeää suunnitelmaa. Luo tiekartta siitä, miten aiot työskennellä Microsoftin pilvialustan kanssa pitkällä ja lyhyellä aikavälillä. Kun suunnitelma on valmis, jokainen yksittäinen päätös voidaan tehdä kokonaiskuva mielessä.

Esimerkkejä selvitettävistä asioista ovat:

• Mitä palveluja käytetään mihin.
• Miten aiot työskennellä palvelujen kanssa ja miksi.
• Kuinka jakaa asiakirjoja sisäisesti ja ulkoisesti.
• Mitä nimistöstandardeja sinun pitäisi noudattaa.
• Kenellä on oikeus tehdä mitä.
• Miten IT:n ja muun organisaation välisen yhteistyön tulisi toimia.

On tärkeää, että sinulla on vankka perusta, mutta sinun ei pidä unohtaa, että tämä on työn alla. Siksi tarvitset myös suunnitelman siitä, miten hankkeessa edetään. Miten esimerkiksi pysyt ajan tasalla, kun Microsoft tuo markkinoille uusia toimintoja? Tässäkin IT-kumppanillasi voi olla tärkeä rooli. Hyvän kumppanin pitäisi pysyä ajan tasalla siitä, mitä alustassa tapahtuu, ja ehdottaa jatkuvasti, mitkä toiminnot voisivat tukea organisaation prosesseja.

Henkilöstön sitouttaminen

Jotta palveluista tulisi luonnollinen osa jokapäiväistä työtä, on tärkeää ottaa henkilöstö mukaan ja sitouttaa se. Ilman vankkaa muutosprosessia on vaarana, että työntekijät jatkavat entiseen tapaan. Seurauksena on, että jokainen työskentelee omalla tavallaan, mikä vaikeuttaa palvelujen täyden arvon hyödyntämistä.

Koulutus on tärkeä keino saada henkilöstö mukaan. Koska palvelut muuttuvat ja uusia ominaisuuksia julkaistaan jatkuvasti, ei enää riitä, että järjestät koulutustilaisuuden kolmen vuoden välein. Sen sijaan sinun on löydettävä tapa kouluttaa henkilöstöäsi jatkuvasti ja tehtävä ajantasaisen tiedon löytäminen helpoksi. Hyvä vinkki on käyttää portaaleja, joihin laitat tietoa ja jatkuvaa koulutusta eri palveluista.

Jotta voidaan varmistaa, että hankkeet kehittyvät edelleen hyvällä tavalla, on tärkeää tehdä jatkuvaa seurantaa ja kerätä palautetta organisaatiolta. Näin saadaan selville, mikä toimii hyvin ja mikä ei, miten prosessit koetaan ja haluavatko työntekijät lisää koulutusta. Nykyään on myös mahdollista saada arvokkaita tilastoja siitä, miten palveluja käytetään.

Hyötynä on tehokkaampi organisaatio

Kun palveluja hyödynnetään paremmin, koko toiminta tehostuu. Mitä enemmän rakennetta on, sitä vähemmän aikaa kuluu, koska kaikki organisaatiossa tietävät jo, miten toimitaan. Tämä vaikuttaa myös siihen, että perehdyttämisprosessi paranee, mikä puolestaan voi helpottaa uuden työvoiman houkuttelemista. Viimeisenä muttei vähäisimpänä se, että on helpompi tehdä tietoon perustuvia päätöksiä ja pitää prosessit ajan tasalla. Toivottavasti tämä on viimeinen uudelleenkäynnistys, jota tarvitset.

Haluatko tietää, miten voimme auttaa sinua pääsemään alkuun Microsoftin pilvipalveluiden kanssa? Ota meihin yhteyttä täällä.