Hvornår er det tid til at relancere Office 365 i din organisation?

Udnytter din organisation Office 365 optimalt?

Teams, SharePoint, Onedrive, Dynamics 365, Flow, PowerApps, Power BI... Mulighederne med Microsofts cloud-platform og de værktøjer, der følger med din licens, er næsten uendelige. Men hvis du ikke har gjort det grundlæggende arbejde, er det let at miste kontrollen.

Flere og flere virksomheder kommer til os med en fornemmelse af, at de ikke arbejder optimalt med Microsofts cloud-platform. Det er frem for alt større organisationer med mange ansatte. Der kan f.eks. mangle en ensartethed i, hvordan tjenesterne bruges, og en klar plan for, hvordan arbejdet skal drives fremad. Nogle tjenester lever deres eget liv, mens andre tjenester ikke bliver brugt efter hensigten. I den situation kan der være en pointe i at starte forfra og få en frisk start.

Det er nogle af tegnene på, at en relancering af Office 365 i din organisation kan være på sin plads:

• Personalet giver udtryk for, at de ikke ved, hvordan de skal arbejde med redskaberne.
• Du har ikke fået forretningen og brugerne med om bord. I stedet for at indføre nye måder at arbejde på, fortsætter de med at gøre, som de altid har gjort.
• Der er usikkerhed om, hvilke tjenester der skal bruges til hvad.
• Dine medarbejdere føler sig overvældede af alle de nye tjenester og funktioner, der bliver lanceret.

Lad din partner vise vejen

Det første, du bør gøre, er at henvende dig til en partner, der kan vise dig vejen. Ellers er der risiko for, at du begynder at gøre en selektiv indsats uden en klar plan. Lav en køreplan for, hvordan du vil arbejde med Microsofts cloud-platform på lang og kort sigt. Når planen er på plads, kan hver enkelt beslutning træffes med det store billede for øje.

Eksempler på spørgsmål, der skal afklares, er:

• Hvilke tjenester skal bruges til hvad?
• Hvordan du vil arbejde med tjenesterne og hvorfor.
• Hvordan man deler dokumenter internt og eksternt.
• Hvad dine standarder for navngivning bør være.
• Hvem har ret til at gøre hvad?
• Hvordan samarbejdet mellem IT og resten af organisationen skal fungere.

Det er vigtigt at have et solidt fundament, men man må ikke glemme, at det er et igangværende arbejde. Derfor har du også brug for en plan for, hvordan projektet skal skride frem. Hvordan vil du for eksempel holde dig opdateret, når Microsoft udruller ny funktionalitet? Også her kan din IT-partner spille en vigtig rolle. En god partner bør holde sig ajour med, hvad der sker på platformen, og løbende foreslå, hvilke funktioner der kan understøtte organisationens processer.

Engager dine medarbejdere

For at tjenesterne kan blive en naturlig del af det daglige arbejde, er det vigtigt at involvere og engagere medarbejderne. Uden en solid forandringsproces er der risiko for, at medarbejderne fortsætter med at gøre, som de altid har gjort. Resultatet er, at alle arbejder på deres egen måde, hvilket gør det svært at realisere den fulde værdi af tjenesterne.

Uddannelse er et vigtigt redskab til at få dine medarbejdere med på vognen. Da tjenesterne ændrer sig, og der hele tiden kommer nye funktioner, er det ikke længere nok at holde en træningssession hvert tredje år. I stedet skal du finde en måde at træne dine medarbejdere på løbende og gøre det nemt at finde opdateret information. Et godt tip er at bruge portaler, hvor du lægger information og løbende træning om de forskellige tjenester.

For at sikre at projekterne fortsætter med at udvikle sig på en god måde, er det vigtigt at arbejde kontinuerligt med at følge op og indsamle feedback fra organisationen. På den måde kan man finde ud af, hvad der fungerer godt, og hvad der ikke gør, hvordan processerne opfattes, og om medarbejderne ønsker mere træning. I dag er det også muligt at få værdifuld statistik over, hvordan tjenesterne bliver brugt.

Fordelen er en mere effektiv drift

Når tjenesterne udnyttes bedre, bliver hele driften mere effektiv. Jo mere struktur der er, jo mindre tid skal du bruge, da alle i organisationen allerede ved, hvordan de skal arbejde. Det forbedrer også onboarding-processen, hvilket igen kan gøre det lettere at tiltrække ny arbejdskraft. Sidst, men ikke mindst, bliver det lettere at træffe informerede beslutninger og holde processerne opdaterede. Forhåbentlig bliver dette den sidste genstart, du får brug for.

Vil du vide, hvordan vi kan hjælpe dig med at komme i gang med Microsofts cloud-tjenester? Kontakt os her.