Übernehmen Sie die Kontrolle über Teams: 6 wichtige Einstellungen, die Sie nicht verpassen sollten

Einstellungen, die wiederaufgenommen werden können

Wenn Ihr Unternehmen die Chat-basierte Kollaborationsplattform Teams von Microsoft verwendet, sind Sie wahrscheinlich schon einmal die zentralen Einstellungen durchgegangen - zumindest war das der Fall, als Sie das Tool zum ersten Mal verwendet haben. Aber wenn Sie sie seither nicht überprüft haben, haben Sie etwas verpasst.

Wie der Rest von Office 365 entwickelt sich auch Teams mit neuen Funktionen und neuen Integrationsmöglichkeiten ständig weiter. Um die Vorteile von Teams zu maximieren, ist es daher wichtig, den Überblick zu behalten, was in der Plattform passiert, und vielleicht vor allem nicht zu vergessen, wie sehr sie angepasst werden kann. Hier sind unsere besten Tipps, was Sie in den zentralen Einstellungen von Teams tun können.

Legen Sie eine Richtlinie fest, welche Teams erstellt werden können

Die Tatsache, dass jeder in Ihrem Unternehmen spontan ein eigenes Team gründen kann, ist einer der Vorzüge eines intuitiven Collaboration-Tools wie Teams. Wenn Sie jedoch feststellen, dass es unübersichtlich und schwer zu navigieren wird, weil zu viele Benutzer zu viele Gruppen erstellen, ist es vielleicht an der Zeit, eine Richtlinie einzurichten, nach der Teams erstellt werden können. In den Einstellungen können Sie unter anderem eine Einschränkung einrichten, die es nur ausgewählten Personen in der Organisation erlaubt, neue Teams zu erstellen.

Inaktive Teams automatisch löschen

Nach unserer Erfahrung werden Gruppen nur selten aus Teams entfernt. Das ist nicht unbedingt ein Problem - aber es kann eines sein, wenn es eine Handvoll verschiedener Teams für ein und dieselbe Sache gibt, die von verschiedenen Personen zu verschiedenen Zeiten erstellt wurden. Jemand, der schon lange im Unternehmen arbeitet, kann sich sicher zurechtfinden, aber für einen neuen Mitarbeiter ist es eine Herausforderung zu wissen, welches Team das richtige ist. Um mehr Struktur und Ordnung zu schaffen, können Sie eine Benachrichtigung einrichten, wenn ein Team eine Zeit lang inaktiv war. Dann können Sie entscheiden, ob Sie es beibehalten wollen oder nicht. Wenn Sie plötzlich feststellen, dass Sie ein Team vermissen, können Sie es innerhalb von 60 Tagen schnell und einfach wiederherstellen.

Einstellungen für App-Integrationen

Wenn Sie Teams zum Dreh- und Angelpunkt der Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen machen möchten, können Sie Office 365-Anwendungen, Bots und externe Dienste direkt mit Teams verbinden. Alles, was mit den Projekten der Benutzer zu tun hat, an einem Ort zu sammeln, kann praktisch sein - ist aber nicht zwingend erforderlich. Wenn Sie möchten, dass Teams ein reiner Diskussionsbereich ohne Ablenkungen ist, gibt es eine Einstellung, in der Sie entscheiden, ob es möglich ist, Apps in Teams zu integrieren und wer dies tun darf.

Wie sollen Benachrichtigungen funktionieren?

Sollten die Nutzer ihre Nachrichten mit lustigen Gifs aufpeppen dürfen? Sollte die Person, die eine Nachricht schreibt, benachrichtigt werden, wenn jemand sie gelesen hat? Soll ein Benutzer eine bereits geschriebene Nachricht löschen dürfen? In den zentralen Einstellungen können Sie im Detail konfigurieren, wie der Dienst genutzt werden soll und was in den verschiedenen Kanälen erlaubt sein soll. Prüfen Sie die verschiedenen Optionen und treffen Sie die Entscheidungen, die die Produktivität fördern, ohne zu streng zu sein. Vielleicht reicht es aus, wenn diese Gifs in einem Kanal namens "Spaß" verwendet werden können?

Begrenzen Sie die Sicht der Gäste

Wenn ein Benutzer seinen Bildschirm mit einem Gastbenutzer teilen möchte, ist dies standardmäßig nicht erlaubt, aber manchmal kann es gerechtfertigt sein und dann gibt es eine Einstellung dafür. Es ist wichtig zu bedenken, dass die Richtlinie, die Sie in Teams einrichten, die Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens widerspiegeln sollte. In einigen Fällen kann es großartig sein, dass jeder zu den Teams des Unternehmens eingeladen werden kann - aber es besteht auch ein Risiko, wenn man unbefugten Zugang zu internen Informationen gewährt.

Legen Sie fest, wie lange die Unterhaltungen gespeichert werden sollen.

Wenn Sie nie die Unterhaltungen bereinigen, werden sich mit der Zeit viele Informationen in Teams ansammeln. Teams kann zwar als Informationsbank dienen, sollte aber nicht als Geschäftssystem verwendet werden. Es ist besser, die wichtigen Informationen hervorzuheben und eine Richtlinie festzulegen, dass z. B. alle Kanalnachrichten nach sechs Monaten gelöscht werden und Chatnachrichten nach drei Monaten verschwinden. Diese Einstellungen machen es einfach, Ihre GDPR-Compliance und Ihre Richtlinien für personenbezogene Daten zu berücksichtigen.

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