Tag kontrol over Teams: 6 vigtige indstillinger, du ikke må gå glip af

Indstillinger, der kan genbesøges

Hvis din organisation bruger Microsofts Teams chatbaserede samarbejdsplatform, har du højst sandsynligt gennemgået de centrale indstillinger - om ikke andet blev det gjort, da du først begyndte at bruge værktøjet. Men hvis du ikke har besøgt dem siden da, er du gået glip af noget.

Ligesom resten af Office 365 udvikler Teams sig konstant med ny funktionalitet og nye integrationsmuligheder. For at maksimere fordelene ved Teams er det derfor vigtigt at følge med i, hvad der sker på platformen, og måske især ikke at glemme, hvor meget den kan tilpasses. Her er vores bedste tips til, hvad du kan gøre i de centrale indstillinger i Teams.

Indstil en politik for, hvilke teams der kan oprettes

At alle i din organisation spontant kan starte deres eget team, er en af attraktionerne ved et intuitivt samarbejdsværktøj som Teams. Men hvis du oplever, at det bliver rodet og svært at navigere i, fordi for mange brugere opretter for mange grupper, er det måske på tide at sætte en politik op for, hvilke teams der kan oprettes. I indstillingerne kan du blandt andet sætte en begrænsning op, så det kun er udvalgte personer i organisationen, der kan oprette nye teams.

Slet inaktive hold automatisk

Det er vores erfaring, at grupper sjældent fjernes fra Teams. Det er ikke nødvendigvis et problem - men det kan være det, hvis der er en håndfuld forskellige teams til den samme ting, oprettet af forskellige personer på forskellige tidspunkter. En person, der har arbejdet i virksomheden i lang tid, kan sikkert navigere den rigtige vej, men for en ny medarbejder er det en udfordring at vide, hvilket team der er det rigtige. For at få bedre struktur og orden kan du sætte en notifikation op, når et team har været inaktivt i et stykke tid. Så kan du vælge, om du vil beholde det eller ej. Hvis du pludselig opdager, at du mangler et team, kan du hurtigt og nemt gendanne det inden for 60 dage.

Indstillinger for app-integrationer

Hvis du vil gøre Teams til centrum for din organisations workflow, kan du forbinde Office 365-apps, bots og eksterne tjenester direkte til Teams. Det kan være praktisk at samle alt relateret til brugernes projekter på ét sted - men det er ikke obligatorisk. Hvis du ønsker, at Teams skal være et rent diskussionsområde uden distraktioner, er der en indstilling, hvor du bestemmer, om det er muligt at integrere apps i Teams, og hvem der kan gøre det.

Hvordan skal notifikationer fungere?

Skal brugerne have lov til at krydre deres beskeder med sjove gifs? Skal den, der skriver en besked, have besked, når nogen har læst den? Skal en bruger have lov til at slette en allerede skrevet besked? I de centrale indstillinger kan du i detaljer konfigurere, hvordan tjenesten skal bruges, og hvad der skal være tilladt i de forskellige kanaler. Gennemgå de forskellige muligheder, og træf de valg, der fremmer produktiviteten, uden at være for strenge. Måske er det nok, hvis disse gifs kan bruges i en kanal, der hedder "sjov"?

Begræns, hvor meget gæsterne kan se

Hvis en bruger ønsker at kunne dele sin skærm med en gæstebruger, er det ikke tilladt som standard, men nogle gange kan det retfærdiggøres, og så er der en indstilling for det. Det er vigtigt at huske på, at den politik, du opretter i Teams, skal afspejle virksomhedens sikkerhedspolitik. I nogle tilfælde kan det være godt, at alle kan inviteres til virksomhedens Teams - men der er også en risiko ved at give uautoriseret adgang til interne oplysninger.

Bestem, hvor længe samtalerne skal gemmes.

Hvis du aldrig går ind og rydder op i samtalerne, vil der med tiden samle sig en masse information i Teams. Selv om Teams kan fungere som en informationsbank, bør det ikke bruges som et forretningssystem. Det er en bedre idé at fremhæve de vigtige oplysninger og fastsætte en politik om, at f.eks. alle kanalbeskeder ryddes efter seks måneder, og chatbeskeder forsvinder efter tre. Disse indstillinger gør det nemt at afspejle din GDPR-overholdelse og persondatapolitik.

Hos WeSafe hjælper vi dig som kunde med at få mest muligt ud af dine Office 365-licenser. En vigtig del af dette er at holde dig ajour med, hvilke funktioner der frigives, og hvad de kan betyde for din organisation. Vil du vide mere om, hvordan du kan bruge Teams til at maksimere produktiviteten og samarbejdet i din virksomhed? Så kontakt os her.