Teamsin hallinta: 6 keskeistä asetusta, joita et voi missata

Asetukset, joita voidaan tarkastella uudelleen

Jos organisaatiosi käyttää Microsoftin Teams-keskustelupohjaista yhteistyöalustaa, olet todennäköisesti käynyt läpi keskeiset asetukset - jos et muuta, se on tehty, kun aloitit työkalun käytön. Mutta jos et ole käynyt niitä uudelleen sen jälkeen, olet jäänyt paitsi.

Kuten muukin Office 365, Teams kehittyy jatkuvasti uusien toimintojen ja integrointimahdollisuuksien myötä. Teamsin hyötyjen maksimoimiseksi on siksi tärkeää seurata, mitä alustassa tapahtuu, ja ehkä ennen kaikkea ei pidä unohtaa, miten paljon sitä voi mukauttaa. Tässä parhaat vinkkimme siitä, mitä voit tehdä Teamsin keskeisissä asetuksissa.

Aseta käytäntö, jonka mukaan tiimejä voidaan luoda

Se, että kuka tahansa organisaatiossasi voi spontaanisti perustaa oman tiimin, on yksi Teamsin kaltaisen intuitiivisen yhteistyövälineen vetovoimatekijöistä. Mutta jos huomaat, että se muuttuu sekavaksi ja vaikeaselkoiseksi, koska liian monet käyttäjät luovat liikaa ryhmiä, voi olla aika määrittää käytäntö, jonka mukaan tiimejä voi luoda. Asetuksissa voit muun muassa asettaa rajoituksen, jonka mukaan vain valitut henkilöt organisaatiossa voivat luoda uusia tiimejä.

Poista inaktiiviset joukkueet automaattisesti

Kokemuksemme mukaan ryhmiä poistetaan harvoin Teamsista. Se ei välttämättä ole ongelma, mutta se voi olla ongelma, jos samaa asiaa varten on olemassa kourallinen erilaisia ryhmiä, jotka eri ihmiset ovat luoneet eri aikoina. Joku, joka on työskennellyt yrityksessä pitkään, osaa varmasti suunnistaa oikeaan suuntaan, mutta uudelle työntekijälle on haastavaa tietää, mikä tiimi on oikea. Paremman rakenteen ja järjestyksen saamiseksi voit asettaa ilmoituksen, kun tiimi on ollut jonkin aikaa toimimatta. Sitten voit valita, haluatko pitää sen vai et. Jos yhtäkkiä huomaat, että jokin tiimi puuttuu, voit palauttaa sen nopeasti ja helposti 60 päivän kuluessa.

Sovellusintegraatioiden asetukset

Jos haluat tehdä Teamsista organisaatiosi työnkulun keskuksen, voit liittää Office 365 -sovelluksia, botteja ja ulkoisia palveluita suoraan Teamsiin. Kaiken käyttäjien projekteihin liittyvän kerääminen yhteen paikkaan voi olla kätevää - mutta se ei ole pakollista. Jos haluat Teamsin olevan puhdas keskustelualue, jossa ei ole häiriötekijöitä, siellä on asetus, jossa päätät, voiko sovelluksia integroida Teamsiin ja kuka voi tehdä niin.

Miten ilmoitusten pitäisi toimia?

Pitäisikö käyttäjille antaa lupa piristää viestejään hauskoilla gif-kuvilla? Pitäisikö viestin kirjoittajalle ilmoittaa, kun joku on lukenut sen? Pitäisikö käyttäjän saada poistaa jo kirjoitettu viesti? Keskusasetuksissa voit määrittää yksityiskohtaisesti, miten palvelua käytetään ja mitä eri kanavissa sallitaan. Tutustu eri vaihtoehtoihin ja tee tuottavuutta edistävät valinnat ilman, että ne ovat liian tiukkoja. Ehkä riittää, jos niitä gif-kuvia voi käyttää kanavassa nimeltä "hauska"?

Rajoita vieraiden näkyvyyttä

Jos käyttäjä haluaa jakaa näytön vieraan käyttäjän kanssa, se ei ole oletusarvoisesti sallittua, mutta joskus se voi olla perusteltua, ja silloin sitä varten on olemassa asetus. On tärkeää pitää mielessä, että Teamsiin määritetyn käytännön tulisi heijastaa yrityksen turvallisuuspolitiikkaa. Joissain tapauksissa voi olla hienoa, että kenet tahansa voi kutsua yrityksen Teamsiin - mutta on myös riski, että luvattoman pääsyn salliminen yrityksen sisäisiin tietoihin on riski.

Päätä, kuinka kauan keskusteluja tallennetaan.

Jos et koskaan käy siivoamassa keskusteluja, tiimeihin kertyy ajan mittaan paljon tietoa. Vaikka Teams voi toimia tietopankkina, sitä ei pitäisi käyttää liiketoimintajärjestelmänä. On parempi korostaa tärkeät tiedot ja asettaa käytäntö, jonka mukaan esimerkiksi kaikki kanavaviestit tyhjennetään kuuden kuukauden kuluttua ja chat-viestit häviävät kolmen kuukauden kuluttua. Näiden asetusten avulla GDPR-vaatimustenmukaisuus ja henkilötietokäytäntö on helppo ottaa huomioon.

WeSafe auttaa sinua asiakkaana saamaan kaiken irti Office 365 -lisensseistäsi. Tärkeä osa tätä on pitää sinut ajan tasalla siitä, mitä ominaisuuksia julkaistaan ja mitä ne voivat tarkoittaa organisaatiollesi. Haluatko tietää lisää siitä, miten voit käyttää Teamsia tuottavuuden ja yhteistyön maksimoimiseksi yrityksessäsi? Ota meihin yhteyttä täällä.