So erstellen Sie einen Prozess mit den Tools in Microsoft 365

Manche Prozesse funktionieren besser und manche schlechter. Das ist in allen Organisationen der Fall. In diesem Blogbeitrag werden wir uns auf die Prozesse konzentrieren, die nicht so gut funktionieren, und darauf, wie Sie sie mit den integrierten Tools in Microsoft 365 ganz einfach optimieren können.

Bei der Erstellung eines Prozesses in Microsoft 365 ist das Endziel eine benutzerfreundliche App, die den Benutzer auf einfache und intuitive Weise durch den gesamten Prozess führt. Bei einem gut definierten Prozess und einer angepassten App muss der Benutzer nie fragen, was er als Nächstes tun soll. Es gibt nur einen Weg und der nächste Schritt wird erst dann ausgeführt, wenn der vorherige Schritt abgeschlossen ist.

Die Vorteile der Entwicklung von Anwendungen für Ihre Prozesse sind zahlreich:

• Standardisierung - Sie sorgen dafür, dass jeder im Unternehmen die Dinge auf die gleiche Weise erledigt.
• Sicherheit - Der Aufbau einer App, die für eine bestimmte Aufgabe maßgeschneidert ist, verringert das Risiko, Fehler zu machen.
• Flexibilität - Sie können die Schritte leicht anpassen und Änderungen vornehmen, wenn sich die Prozesse ändern.
• Benutzerfreundlichkeit - Da nur die für die jeweilige Aufgabe erforderlichen Informationen und Auswahlmöglichkeiten angezeigt werden, kann das Tool auch von Mitarbeitern mit weniger Computerkenntnissen genutzt werden.

Welche Prozesse können gestrafft werden?

Es gibt keine Grenzen, wie einfach oder wie kompliziert Sie Prozesse auf diese Weise aufbauen können. Sie können eine App für Urlaubsanträge erstellen, aber auch einen Ablauf, der Sie durch den gesamten HR-Prozess führt, von der Einstellung bis zum Offboarding. Ein Tipp ist, mit schlecht funktionierenden Prozessen zu beginnen, die viel manuelle Arbeit erfordern. Wenn Sie noch Prozesse haben, die auf Papier und Bleistift beruhen, sollten Sie auf jeden Fall darüber nachdenken, diese als erstes zu übernehmen!

Die Alternative zur Erstellung eigener Anwendungen in Microsoft 365 ist der Kauf fertiger Lösungen. Der Vorteil herkömmlicher gekaufter Lösungen ist, dass Sie keine Zeit damit verbringen müssen, Ihre Prozesse abzubilden und zu definieren. Der Nachteil ist, dass Sie wahrscheinlich mit einer Lösung enden, die nicht ganz zu Ihnen passt und im Nachhinein schwieriger zu ändern ist.

Entwickeln wir eine App für die Vertragsverwaltung

Um zu veranschaulichen, was wir mit dem Aufbau eines Prozesses in Microsoft 365 meinen, sehen wir uns an, wie eine Vertragsmanagement-App funktionieren könnte. Wir sehen, dass viele Unternehmen diesen Bedarf haben. Es kann auch eine schwierige Nuss sein, weil es viele verschiedene Arten von Verträgen gibt und oft viele Menschen beteiligt sind.

In der App sollen die Mitarbeiter ihre Verträge mit allen notwendigen Details hochladen können. Dann wollen wir, dass automatische Erinnerungen generiert werden, wenn der Vertrag bald abläuft.

Die Tools, die wir zur Erstellung des Prozesses verwenden, sind Power Apps, Sharepoint und Power Automate (früher Microsoft Flow).

Wir erstellen die Anwendung in Microsoft Apps

Die App ist in Power Apps aufgebaut, d. h. in der Benutzeroberfläche, auf die der Endbenutzer trifft. Die App wird verwendet, um sie einfach, intuitiv und prozessgesteuert zu gestalten. Die Daten werden aus einer Datenquelle, z. B. einer Sharepoint-Liste, abgerufen und an diese gesendet.

In der App "Verträge" geschieht Folgendes: Dem Benutzer wird eine Dokumentenbibliothek mit verschiedenen Vertragsarten angezeigt. Welche angezeigt werden, hängt von den Rechten ab, die der Nutzer hat. Die App wird verwendet, um den Vertrag zusammen mit Informationen darüber hochzuladen, wann der Vertrag abläuft, wer verantwortlich ist und wann eine Mahnung erzeugt werden soll. Durch die Anforderung, dass die Vertragsnummer die richtige Anzahl von Ziffern hat und dass alle Felder ausgefüllt werden, wird das Fehlerrisiko verringert.

Alle Daten werden in Sharepoint gespeichert

Sharepoint ist die eigentliche Bibliothek, in der die Daten zusammen mit ihren Attributen gespeichert werden.

Das passiert in der Vertrags-App: Die Sharepoint-Liste speichert die Verträge zusammen mit den vom Benutzer eingegebenen Informationen. Wenn Sie in einer administrativen Rolle sind und das Gesamtbild sehen müssen, können Sie mit Ihren eigenen Ansichten arbeiten, um zum Beispiel alle Verträge zu sehen, die innerhalb eines Jahres auslaufen.

Automatisierung und Auslöser, integriert in Power Automate

Power Automate, früher Microsoft Flow genannt, ist die Automatisierungs-Engine, die die verschiedenen Teile miteinander verbindet und sie interagieren lässt. Hier richten Sie auch die Bedingungen/Geschäftslogik für Ihre Prozesse ein und können erweiterte Genehmigungen und mehr erstellen.

Was passiert in der Vertrags-App: Sobald der Nutzer einen Vertrag in die App eingegeben hat, beginnt Power Automate im Hintergrund zu arbeiten. Power Automate fügt dem Kalender des Eigentümers Erinnerungen hinzu und legt Rechte auf der Grundlage der in der App eingegebenen Daten fest.

Der Aufbau einer Vertragsmanagement-App könnte nicht schwieriger sein. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie die in Microsoft 365 integrierten Tools zur Erstellung von Prozessen nutzen können?

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