Sådan opretter du en proces med værktøjerne i Microsoft 365

Nogle processer fungerer bedre, og andre fungerer dårligere. Sådan er det i alle organisationer. I dette blogindlæg vil vi fokusere på dem, der ikke fungerer så godt, og hvordan du nemt kan strømline dem ved hjælp af de indbyggede værktøjer i Microsoft 365.

Når man opbygger en proces i Microsoft 365, er slutmålet en brugervenlig app, der tager brugeren gennem hele processen på en enkel og intuitiv måde. Med en veldefineret proces og en skræddersyet app behøver brugeren aldrig at spørge, hvad han skal gøre nu. Det kan kun gøres på én måde, og man går først videre til næste trin, når det forrige er afsluttet.

Fordelene ved at bygge apps til dine processer er mange:

• Standardisering - Du sørger for, at alle i virksomheden gør tingene på samme måde.
• Sikkerhed - At bygge en app, der er skræddersyet til en bestemt opgave, reducerer risikoen for at begå fejl.
• Fleksibilitet - Du kan nemt tilpasse trinene og foretage ændringer, når processerne ændrer sig.
• Brugervenlighed - Ved kun at præsentere de oplysninger og valg, som opgaven kræver, kan værktøjet bruges af mindre computerkyndige medarbejdere.

Hvilke processer kan strømlines?

Der er ingen grænser for, hvor enkle eller hvor komplicerede processer man kan bygge på denne måde. Du kan bygge en ferieansøgningsapp, men du kan også bygge et flow, der tager dig gennem hele HR-processen, fra rekruttering til offboarding. Et tip er at starte med de processer, der fungerer dårligt, og som kræver meget manuelt arbejde. Hvis du stadig har processer, der er afhængige af papir og blyant, bør du helt sikkert overveje at tage dem først!

Alternativet til at bygge sine egne apps i Microsoft 365 er at købe færdige løsninger. Fordelen ved traditionelle købe-løsninger er, at du ikke behøver at bruge tid på at kortlægge og definere dine processer. Ulempen er, at du sandsynligvis ender med en løsning, der ikke passer helt til dig, og som er sværere at ændre bagefter.

Lad os bygge en app til kontraktstyring

For at illustrere, hvad vi mener med at opbygge en proces i Microsoft 365, så lad os se på, hvordan en app til kontraktstyring kunne fungere. Det er noget, vi ser, at mange virksomheder har brug for. Det kan også være en svær nød at knække, fordi der er mange forskellige typer kontrakter, og mange mennesker er ofte involveret.

I appen ønsker vi, at medarbejderne skal kunne uploade deres kontrakter sammen med alle de nødvendige detaljer. Derefter vil vi have automatiske påmindelser, når kontrakten er ved at udløbe.

De værktøjer, vi bruger til at opbygge processen, er Power Apps, Sharepoint og Power Automate (tidligere Microsoft Flow).

Vi bygger appen i Microsoft Apps

Appen er bygget i Power Apps, dvs. i den brugergrænseflade, som slutbrugeren møder. Appen bruges til at gøre det enkelt, intuitivt og procesdrevet. Dataene hentes fra og sendes til en datakilde, f.eks. en Sharepoint-liste.

Dette er, hvad der sker i appen Contracts: Brugeren præsenteres for et dokumentbibliotek med forskellige kontrakttyper. Hvilke der vises, afhænger af de rettigheder, brugeren har. Appen bruges til at uploade kontrakten sammen med oplysninger om, hvornår kontrakten udløber, hvem der er ansvarlig, og hvornår der skal genereres en påmindelse. Ved at kræve, at kontraktnummeret har det korrekte antal cifre, og at alle felter er udfyldt, reduceres risikoen for fejl.

Alle data er gemt i Sharepoint

Sharepoint er det egentlige bibliotek, hvor dataene gemmes sammen med deres attributter.

Dette er, hvad der sker i kontrakt-appen: Sharepoint-listen gemmer kontrakterne sammen med de oplysninger, som brugeren har indtastet. Hvis du har en administrativ rolle og har brug for at se hele billedet, kan du arbejde med dine egne visninger, for eksempel for at se alle kontrakter, der udløber inden for et år.

Automatisering og triggere indbygget i Power Automate

Power Automate, tidligere kaldet Microsoft Flow, er den automatiseringsmotor, der forbinder de forskellige dele og får dem til at interagere. Det er også her, du opstiller betingelser/forretningslogik for dine processer og kan opbygge avancerede godkendelser med mere.

Hvad sker der i kontrakt-appen: Når brugeren har indtastet en kontrakt i appen, begynder Power Automate at arbejde bag kulisserne. Power Automate tilføjer påmindelser til ejerens kalender og indstiller rettigheder baseret på det, der er indtastet i appen.

Det kunne ikke være sværere at bygge en app til kontraktstyring. Vil du vide mere om, hvordan du kan bruge de indbyggede værktøjer i Microsoft 365 til at opbygge processer?

Kontakt os for at få mere at vide.