Prosessin luominen Microsoft 365 -työkaluilla

Jotkut prosessit toimivat paremmin ja jotkut huonommin. Näin on kaikissa organisaatioissa. Tässä blogikirjoituksessa keskitymme niihin prosesseihin, jotka eivät toimi yhtä hyvin, ja siihen, miten voit helposti virtaviivaistaa niitä Microsoft 365:n sisäänrakennettujen työkalujen avulla.

Kun prosessia rakennetaan Microsoft 365:ssä, tavoitteena on käyttäjäystävällinen sovellus, joka vie käyttäjän koko prosessin läpi yksinkertaisella ja intuitiivisella tavalla. Hyvin määritellyn prosessin ja räätälöidyn sovelluksen avulla käyttäjän ei tarvitse koskaan kysyä, mitä tehdä seuraavaksi. Se voidaan tehdä vain yhdellä tavalla, ja seuraavaan vaiheeseen siirrytään vasta, kun edellinen vaihe on valmis.

Sovellusten rakentamisesta prosesseihisi on lukuisia etuja:

• Standardointi - Varmistat, että kaikki yrityksen työntekijät tekevät asiat samalla tavalla.
• Turvallisuus - Tiettyyn tehtävään räätälöidyn sovelluksen rakentaminen vähentää virheiden tekemisen riskiä.
• Joustavuus - Voit helposti mukauttaa vaiheita ja tehdä muutoksia prosessien muuttuessa.
• Käyttäjäystävällisyys - Koska työkalussa esitetään vain tehtävän edellyttämät tiedot ja valinnat, sitä voi käyttää myös vähemmän tietokoneisiin perehtynyt henkilökunta.

Mitä prosesseja voidaan virtaviivaistaa?

Prosessien rakentamiselle tällä tavalla ei ole mitään rajaa, kuinka yksinkertaisia tai monimutkaisia prosesseja voit rakentaa. Voit rakentaa lomahakemussovelluksen, mutta voit myös rakentaa virran, joka vie läpi koko HR-prosessin rekrytoinnista palvelukseen siirtymiseen. Yksi vinkki on aloittaa huonosti toimivista prosesseista, jotka vaativat paljon manuaalista työtä. Jos sinulla on vielä prosesseja, jotka perustuvat paperiin ja kynään, kannattaa ehdottomasti harkita niiden käyttöönottoa ensimmäisenä!

Vaihtoehto omien sovellusten rakentamiselle Microsoft 365:ssä on ostaa valmiita ratkaisuja. Perinteisten ostettujen ratkaisujen etuna on, että sinun ei tarvitse käyttää aikaa prosessien kartoittamiseen ja määrittelyyn. Haittapuolena on, että päädyt todennäköisesti ratkaisuun, joka ei sovi sinulle täysin ja jota on vaikeampi muuttaa jälkikäteen.

Rakennetaan sopimuksenhallintasovellus

Havainnollistamme, mitä tarkoitamme prosessin rakentamisella Microsoft 365:ssä, ja tarkastelemme, miten sopimuksenhallintasovellus voisi toimia. Näemme, että monet yritykset tarvitsevat tätä. Se voi olla myös vaikea pähkinä purtavaksi, koska sopimuksia on monenlaisia ja niihin osallistuu usein monia ihmisiä.

Haluamme, että työntekijä voi ladata sovellukseen sopimuksensa ja kaikki tarvittavat tiedot. Sitten haluamme, että automaattiset muistutukset luodaan, kun sopimus on päättymässä.

Prosessin rakentamiseen käytämme työkaluja, joita ovat Power Apps, Sharepoint ja Power Automate (entinen Microsoft Flow).

Rakennamme sovelluksen Microsoft Appsissa

Sovellus on rakennettu Power Appsissa eli siinä käyttöliittymässä, jonka loppukäyttäjä kohtaa. Sovellusta käytetään, jotta se olisi yksinkertainen, intuitiivinen ja prosessinomainen. Tiedot haetaan tietolähteestä, kuten Sharepoint-luettelosta, ja lähetetään siihen.

Sopimukset-sovelluksessa tapahtuu näin: Käyttäjälle näytetään asiakirjakirjasto, jossa on erilaisia sopimustyyppejä. Se, mitkä sopimukset näytetään, riippuu käyttäjän oikeuksista. Sovellusta käytetään sopimuksen lataamiseen yhdessä tietojen kanssa siitä, milloin sopimus umpeutuu, kuka on vastuussa ja milloin muistutuksen voi luoda. Virheriskiä vähennetään vaatimalla, että sopimuksen numerossa on oikea määrä numeroita ja että kaikki kentät on täytetty.

Kaikki tiedot tallennetaan Sharepointiin

Sharepoint on varsinainen kirjasto, johon tiedot ja niiden attribuutit tallennetaan.

Sopimussovelluksessa tapahtuu näin: Sharepoint-luettelo tallentaa sopimukset ja käyttäjän syöttämät tiedot. Jos olet hallinnollisessa roolissa ja haluat nähdä kokonaiskuvan, voit työskennellä omilla näkymilläsi, esimerkiksi nähdä kaikki vuoden sisällä päättyvät sopimukset.

Automaatio ja laukaisimet, jotka on rakennettu Power Automateen

Power Automate, aiemmalta nimeltään Microsoft Flow, on automaatiomoottori, joka yhdistää eri osat ja saa ne toimimaan vuorovaikutuksessa. Täällä asetat myös prosessien ehdot/liiketoimintalogiikan ja voit rakentaa kehittyneitä hyväksyntöjä ja muuta.

Mitä tapahtuu sopimussovelluksessa: Kun käyttäjä on syöttänyt sopimuksen sovellukseen, Power Automate alkaa toimia kulissien takana. Power Automate lisää muistutukset omistajan kalenteriin ja asettaa oikeudet sovellukseen syötettyjen tietojen perusteella.

Sopimusten hallinnointisovelluksen rakentaminen ei voisi olla vaikeampaa. Haluatko tietää lisää siitä, miten voit käyttää Microsoft 365:n sisäänrakennettuja työkaluja prosessien rakentamiseen?

Ota yhteyttä saadaksesi lisätietoja.