Ihr nutzt KI – aber erledigt sie auch wirklich die Arbeit? 

Nicht nur durch das Beantworten von Fragen, sondern auch durch das Verstehen von Informationen aus verschiedenen Quellen, das Analysieren einer Situation, das Empfehlen des nächsten Schritts und – wenn es angebracht ist – das Weiterführen der Arbeit. 

Von einer KI, die hilft, hin zu einer KI, die tatsächlich einen Beitrag zur Arbeit leistet. 

KI kann mehr als nur zusammenfassen und suchen

Stell dir vor, es geht eine neue Kundenanfrage ein. Ein KI-Assistent kann dem Verkäufer dabei helfen, die Anfrage zusammenzufassen oder eine Antwort zu formulieren. Aber stellen Sie sich vor, die KI könnte die Anfrage stattdessen in einen größeren Zusammenhang einordnen. 

Es kann die Wünsche des Kunden erfassen, relevante Informationen aus dem CRM, früheren Gesprächen, Verträgen und anderen zulässigen Datenquellen nutzen und analysieren, was gerade in diesem Geschäft wichtig ist. 

Das Ergebnis muss dann nicht nur gesammelte Informationen sein. Es kann sich um eine strategisch fundierte Grundlage mit Empfehlungen, wie der Verkäufer das Geschäft weiterführen sollte. Hier beginnt die KI, eine ganz andere Rolle im Unternehmen zu spielen.

Eine App, ein Agent oder ein digitaler Mitarbeiter

Die Art und Weise, wie KI mit den Mitarbeitern interagiert, kann sehr unterschiedlich aussehen. Es kann sich um eine einfache App handeln, in die ein Vertrag hochgeladen wird und die KI den Inhalt analysiert, Risiken identifiziert und Punkte hervorhebt, die besondere Aufmerksamkeit erfordern. 

Das kann ein Makler sein, der einem Verkäufer dabei hilft, eine Geschäftsmöglichkeit zu analysieren und die nächsten Schritte zu empfehlen. 

Oder ein digitaler Mitarbeiter, der im Hintergrund arbeitet, einen Prozess verfolgt und den nächsten Schritt in einer Kundenangelegenheit vorbereitet. 

Das Wichtigste ist also nicht die Form. DasWichtigste ist, welche Rolle die KI bei der Arbeit spielt.

KI versteht – Automatisierung bringt Dinge in Gang

Hier gibt es zudem einen wichtigen Unterschied zwischen KI und herkömmlicher Automatisierung. 

Das Anlegen eines Vorgangs beim Absenden eines Formulars erfordert nicht unbedingt KI. Ebenso wenig wie das Übertragen von Informationen von einem System in ein anderes oder das Auslösen einer vorab festgelegten Aktion. Das können herkömmliche Integrationen und Automatisierungen bereits sehr gut leisten. KI wird erst dann interessant, wenn die Arbeit Verständnis und Beurteilungerfordert. 

Zum Beispiel, wenn ein Vertrag ausgelegt werden muss, um Risiken zu erkennen. Wenn Informationen aus mehreren Quellen analysiert werden müssen, um Empfehlungen für die nächsten Schritte zu geben. Oder wenn ein Kundenfall erst verstanden werden muss, bevor der richtige Prozess ausgewählt werden kann. 

KI kann dann für die Interpretation , das Verständnis, die Analyse und die Abgabe von Empfehlungen sorgen .Automatisierungen und Integrationen können anschließend Informationen weiterleiten und die vorgegebenen Schritte ausführen. 

Es ist diese Kombination, die es ermöglicht, Arbeitsprozesse anzugehen, die bisher schwer zu automatisieren waren. Und der Nutzen besteht nicht nur darin, Zeit zu sparen. Wenn KI Informationen in ihrem Kontext verstehen und analysieren kann, führt dies zu einer besseren Entscheidungsgrundlage, kürzeren Durchlaufzeiten und einer gleichmäßigeren Qualität der Arbeit. Außerdem kann dadurch die Abhängigkeit von bestimmten Personen verringert werden, da relevante Informationen und Kenntnisse im Prozess verfügbar sind – unabhängig davon, wer die Arbeit ausführt.

Was könnte das für Ihre Geschäftstätigkeit bedeuten?

Im Bereich Vertrieb kann KI eine Geschäftsmöglichkeit anhand der Kundenhistorie, früherer Dialoge und anderer relevanter Informationen analysieren und dem Verkäufer eine bessere Grundlage für den nächsten Schritt bieten. 

Im Bereich Finanzwesen kann KI Unterlagen prüfen, deren Inhalt verstehen, Abweichungen erkennen und beurteilen, was genauer geprüft werden muss, bevor der Vorgang weitergeleitet wird. 

Im Bereich der Personalabteilung kann KI beispielsweise Informationen im Vorfeld einer Personalbeschaffung oder eines Onboardings analysieren, Lücken identifizieren und empfehlen, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen. 

Und im Bereich Kundenservice kann KI verstehen, worum es bei einer Anfrage tatsächlich geht, die Kundenhistorie und Verträge berücksichtigen und dabei helfen, zu entscheiden, wie die Anfrage bearbeitet werden sollte. In bestimmten Prozessen kann KI einen großen Handlungsspielraum erhalten. In anderen wird sie für Analysen und Empfehlungen genutzt, während ein Mensch die Entscheidung trifft. 

Es geht nicht darum, den Menschen zu ersetzen. Es geht darum, KI dort einen Beitrag leisten zu lassen, wo ihre Fähigkeiten tatsächlich einen Unterschied machen. 

Wenn KI Teil des Prozesses wird, steigen auch die Anforderungen

Wenn KI sich von einem Werkzeug für den einzelnen Mitarbeiter zu einem festen Bestandteil der Arbeitsprozesse im Unternehmen entwickelt, müssen auch viele andere Aspekte im Umfeld funktionieren. 

Ein Mitarbeiter muss möglicherweise Informationen aus dem CRM-System nutzen. Ein anderer muss mit Dokumenten in Microsoft 365 arbeiten. Ein dritter muss Informationen aus mehreren Geschäftssystemen zusammenführen und den nächsten Schritt einleiten können. 

Dann muss das Unternehmen unter anderem folgende Fragen beantworten können: 

• Welche Informationen darf KI verwenden?  

• Auf welche Systeme darf sie zugreifen?  

• Was darf es selbst machen?  

• Wann ist eine menschliche Genehmigung erforderlich?  

• Wie können wir sehen, was ein Agent getan hat?  

• Wie werden Identitäten und Berechtigungen verwaltet?  

• Wer ist für die Lösungen verantwortlich, wenn sie in Betrieb sind?  

Das geht schnell über die Frage hinaus, welches KI-Modell oder welchen KI-Assistenten das Unternehmen einsetzt. 

Vermeiden Sie die Entstehung neuer KI-Inseln

Je mehr Bereiche des Unternehmens die Möglichkeiten von KI erkennen, desto mehr Ideen entstehen. Der Vertrieb sieht einen Anwendungsbereich. Die Finanzabteilung einen anderen. Die Personalabteilung einen dritten. Der Kundenservice einen vierten. 

Wenn jede Initiative separat aufgebaut wird, verfügt die Organisation schon bald über mehrere Lösungen mit eigenen Integrationen, Berechtigungen, Identitäten, Protokollierungen und technischen Komponenten. Was eigentlich die Abläufe vereinfachen sollte, birgt dann die Gefahr, dass eine weitere technische Umgebung entsteht, die koordiniert werden muss. Deshalb ist eine gemeinsame Grundlage. 

Wenn die Organisation bereits eine sichere Verbindung zu einem Geschäftssystem aufgebaut hat, sollte diese wiederverwendet werden können. Gleiches gilt für Identitäten, Berechtigungen, Protokollierung und andere gemeinsame Komponenten. 

Dann kann die nächste KI-Lösung auf dem bereits Vorhandenen aufbauen. 

Vom KI-Tool zur KI-Kompetenz

Es besteht ein Unterschied zwischen der Nutzung eines KI-Tools und dem Aufbau der Fähigkeit der Organisation, mit KI zu arbeiten. KI-Assistenten sind nach wie vor wertvoll. Sie helfen einzelnen Mitarbeitern dabei, Texte zu verfassen, zu recherchieren, zusammenzufassen, zu analysieren und effizienter zu arbeiten. 

Der nächste Schritt besteht jedoch darin, auch die KI in die Arbeitsprozesse einbringen. 

Das muss nicht bedeuten, dass alles auf einmal automatisiert werden muss. Beginnen Sie mit einem Bereich, in dem die Fähigkeit der KI, zu verstehen, zu analysieren oder Empfehlungen auszusprechen, tatsächlich die Arbeitsweise verändern kann. Wenn diese Lösung funktioniert, haben Sie eine Grundlage, auf der Sie weiter aufbauen können. 

Hier ist es Upheads ADA ins Spiel kommt

Genau für diese Entwicklung entwickeln wir bei Upheads ADA. 

Upheads ADAist unsere verwaltete Plattform für KI im Unternehmen. Hier können KI-Apps , Agenten, Hintergrundagenten und Automatisierungen mit den Daten, Systemen und Prozessen des Unternehmens zusammenarbeiten. 

KI kann dazu genutzt werden, Informationen zu verstehen, Zusammenhänge zu analysieren und Empfehlungen für das weitere Vorgehen zu geben. Agenten und Automatisierungen können dann dazu beitragen, die Arbeit dort fortzusetzen, wo es sinnvoll ist. 

Gleichzeitig bildet die gemeinsame technische Grundlage die Basis für die Lösungen – darunter Integrationen, Identitäten und Berechtigungen, Protokollierung, Überwachung und kontrollierte Inbetriebnahme. 

Das bedeutet, dass nicht jeder neue Anwendungsbereich zu einem eigenständigen KI-Projekt wird. Sie können mit einem Prozess beginnen, das, was Sie entwickeln, wiederverwenden und die KI Schritt für Schritt zu einem immer größeren Bestandteil Ihres Unternehmens machen. 

Wo fängt man an?

Fang nicht mit dieser Frage an: 

„Welchen KI-Agenten sollen wir entwickeln?“ 

Fangen Sie mit der Tätigkeit an. 

Wo gibt es Entscheidungen, für die Informationen aus verschiedenen Quellen erforderlich sind? Wo müssen Mitarbeiter große Informationsmengen analysieren, bevor sie weitermachen können? Wo basiert eine gute Entscheidung auf Erfahrung, Kontext und Einschätzung? Und wo könnten eine bessere Entscheidungsgrundlage, kürzere Durchlaufzeiten oder eine geringere Abhängigkeit von einzelnen Personen einen echten Unterschied bewirken? 

Dort liegen einige der interessantesten Möglichkeiten der KI.