MK Illumination erhält sichere und flexible Werkzeuge für die Arbeit von zu Hause aus

Im Jahr 2019 nutzten die Mitarbeiter von MK Illumination Microsoft Exchange Online mit lokalen Kopien der Office-Anwendungen. Sie speicherten Unternehmensdokumente auf Cloud-Filesharing-Diensten von Drittanbietern und auf lokalen Dateiservern. Oft gab es mehrere Versionen derselben Datei, die auf lokalen Dateiservern, persönlichen Festplatten und in Cloud-Ordnern gespeichert waren. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, suchte das Unternehmen nach einer Lösung für die Versionskontrolle und Workflow-Automatisierung, um seinen speziellen Vertriebszyklus und andere Geschäftsprozessinformationen aktuell und korrekt zu halten.

Der IT-Partner des Unternehmens, das schwedische Unternehmen WeSafe, schlug eine einheitliche, effiziente, agile und skalierbare Option vor: ein Upgrade der Lizenzen auf Microsoft 365 Business Premium. Dies würde Mitarbeitern an entfernten Standorten, wie z. B. Vertriebsmitarbeitern, den Zugriff auf die aktuellsten Dokumente ermöglichen, unabhängig davon, wo sie arbeiten, und die Möglichkeit bieten, benutzerdefinierte Microsoft Teams-Workflows für das Projektmanagement zu erstellen.

Automatisierte Projektabläufe

Heute speichern die Mitarbeiter von MK Illumination mit Teams alle relevanten Projektinformationen an einem Ort und finden die benötigten Daten schnell, ohne in mehreren Ordnern und Apps suchen zu müssen. Die Mitarbeiter sichern und teilen automatisch Dateien mit Microsoft Teams, und sie können über diese Anwendung auch mit anderen chatten, telefonieren und Videokonferenzen abhalten.

WeSafe, ein Microsoft Partner des Jahres 2017, ging bei der Verbesserung der Zusammenarbeit noch einen Schritt weiter, indem es mit Hilfe der Automatisierungs- und Integrationstools von Microsoft 365 neue Effizienzen schuf. Innerhalb einer Woche hat der Partner mit Power Apps eine neue App in Teams erstellt, die Tools wie Planner und To Do integriert, um Projekt-Workflows zu definieren und zu automatisieren.

Jeder Schritt in einem Projekt wird validiert und an die nächste Person im Arbeitsablauf weitergeleitet. Power Automate automatisiert manuelle Prozesse mit UI-Flows. Wenn Mitarbeiter jetzt ein Projekt beginnen, klicken sie auf eine Schaltfläche, um automatisch Planner und einen Teams-Kanal einzurichten. Alles, vom Versenden von Einladungen und Aufgabenerinnerungen über die Zuweisung von Aufgaben bis hin zur Archivierung von Projekten, wird nun von dieser neuen App aus erledigt. Mitarbeiter können Dokumente an Projektaufgaben anhängen und die Dateien gemeinsam online bearbeiten, ohne die Teams-Umgebung zu verlassen.

Die Mitarbeiter von MK Illumination haben sich diese neue Arbeitsweise zu eigen gemacht, um effizienter zu arbeiten und nahtlos an einem Ort mit allen erforderlichen Tools zusammenzuarbeiten.

Integrierte Identitäts- und Datensicherheit

Der Partner erstellte auch einen Chatbot für Teams mit Microsoft Power Virtual Agents. Der Chatbot verwaltet Workflow-Benachrichtigungen auf der Grundlage von Mitarbeiteridentitätsinformationen aus Azure AD. Die WeSafe-Lösung bietet außerdem Single Sign-On und Multifaktor-Authentifizierung auf Basis von Azure AD und nutzt diese Identitätsdaten, um automatisch Informationen in Teams-Workflows vorauszufüllen und Aufgaben wie die Validierung von Projektbudgets durchzuführen. Mitarbeiter können jetzt mit dem Teams-Chatbot die Berufsbezeichnungen, Organigramminformationen und Kontaktdaten von Kollegen nachschlagen.

Wie die Zusammenarbeit ist auch die Sicherheit jetzt bei MK Illumination integriert. Nach dem Upgrade auf Microsoft 365 Business Premium setzte der Kunde Office 365 Advanced Threat Protection für die E-Mail-Sicherheit ein, um sich vor Malware und Phishing zu schützen, da die Mitarbeiter mit Kunden und Partnern aus der ganzen Welt zusammenarbeiten. MK Illumination konzentriert sich auf die Stärkung der Sicherheit - das Unternehmen plant als nächstes die Aktivierung der Funktionen zur Verwaltung mobiler Geräte in Microsoft Intune.

Arbeiten in einer neuen Realität

Als die weltweite Pandemie Anfang 2020 Gesundheits- und Sicherheitsbedenken aufkommen ließ, nutzte MK Illumination seine agile neue Arbeitslösung von Microsoft 365, um die Mitarbeiter im Büro schnell, nahtlos und sicher zur Arbeit von zu Hause aus zu bewegen. Die Mitarbeiter greifen über die Cloud auf alles zu, so dass das Unternehmen keine VPN-Lösung (Virtual Private Network) eines Drittanbieters oder lokale Dateiserver mehr unterhalten oder sichern muss. Projektmanagement-Tools und Dokumente sind alle in Teams zugänglich, so dass die Mitarbeiter von überall aus und mit jeder Art von Internetverbindung zusammenarbeiten können. Und MK Illumination holt weiterhin das Beste aus seinen Daten heraus, indem es Low-Code, anpassbare, automatisierte Workflows verwendet, die von seinem IT-Partner WeSafe erstellt wurden.

Auch in dieser neuen Realität freut sich MK Illumination darauf, die in Microsoft 365 enthaltenen Cloud-Tools und Sicherheitsfunktionen zu nutzen, um die Silos der Zusammenarbeit zu durchbrechen und atemberaubende Lichterlebnisse zu schaffen, die besondere Veranstaltungen und Feiertage zu einem besonderen Erlebnis machen.

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