MK Illumination saa turvallisia ja joustavia kotoa käsin työskentelytyökaluja.

Vuonna 2019 MK Illuminationin työntekijät käyttivät Microsoft Exchange Onlinea ja paikallisia kopioita Office-sovelluksista. He tallensivat yrityksen asiakirjoja kolmannen osapuolen pilvipalveluihin ja tiloissa oleviin tiedostopalvelimiin. Usein samasta tiedostosta oli useita versioita tallennettuna paikallisille tiedostopalvelimille, henkilökohtaisille kiintolevyille ja pilvikansioihin. Näiden haasteiden voittamiseksi yritys alkoi etsiä versionhallinta- ja työnkulun automatisointiratkaisua, jotta sen erikoistunut myyntisykli ja muut liiketoimintaprosessiin liittyvät tiedot pysyisivät ajantasaisina ja täsmällisinä.

Yrityksen IT-kumppani, ruotsalainen WeSafe, ehdotti yhtenäistä, tehokasta, ketterää ja skaalautuvaa vaihtoehtoa: lisenssien päivittäminen Microsoft 365 Business Premiumiin. Tämä antaisi etätyöntekijöille, kuten myyntiedustajille, pääsyn uusimpiin asiakirjoihin riippumatta siitä, missä he työskentelevät, ja mahdollisuuden luoda mukautettuja Microsoft Teams -työnkulkuja projektinhallintaa varten.

Automatisoidut projektin työnkulut

Nykyään MK Illuminationin työntekijät tallentavat Teamsin avulla kaikki olennaiset projektitiedot yhteen paikkaan ja löytävät tarvitsemansa tiedot nopeasti ilman, että heidän tarvitsee etsiä niitä useista kansioista ja sovelluksista. Työntekijät varmuuskopioivat ja jakavat tiedostoja automaattisesti Microsoft Teamsin avulla, ja he myös keskustelevat, soittavat ja pitävät videokonferensseja muiden kanssa tämän sovelluksen kautta.

WeSafe, vuoden 2017 Microsoft-kumppani, meni vielä pidemmälle yhteistyön tehostamisessa luomalla uutta tehokkuutta Microsoft 365:n automaatio- ja integrointityökalujen avulla. Yhteistyökumppani rakensi viikossa Power Appsin avulla Teamsin sisällä uuden sovelluksen, joka integroi Plannerin ja To Do:n kaltaiset työkalut projektityönkulkujen määrittelyyn ja automatisointiin.

Jokainen projektin vaihe validoidaan ja ohjataan työnkulun seuraavalle henkilölle Power Automaten avulla, joka automatisoi manuaalisia prosesseja käyttöliittymävirtojen avulla. Nyt kun työntekijät aloittavat projektin, he napsauttavat painiketta, jolla Planner ja Teams-kanava perustetaan automaattisesti. Kaikki kutsujen ja tehtävämuistutusten lähettämisestä ja tehtävien jakamisesta projektien arkistointiin tehdään nyt tästä uudesta sovelluksesta. Työntekijät liittävät asiakirjoja projektitehtäviin ja muokkaavat tiedostoja yhdessä verkossa poistumatta Teams-ympäristöstä.

MK Illuminationin työntekijät ovat omaksuneet tämän uuden työskentelytavan ollakseen tehokkaampia ja tehden saumatonta yhteistyötä yhdessä paikassa kaikkien tarvittavien työkalujen avulla.

Integroitu identiteetti- ja tietoturva

Yhteistyökumppani loi myös Teamsille chatbotin Microsoft Power Virtual Agents -ohjelmalla. Chatbot hallinnoi työnkulkuilmoituksia Azure AD:stä saatujen työntekijöiden identiteettitietojen perusteella. WeSafe-ratkaisu tarjoaa myös kertakirjautumisen ja monitekijätodennuksen Azure AD:n avulla, ja se käyttää näitä identiteettitietoja automaattiseen tietojen esitäyttöön Teams-työnkuluissa ja suorittaa tehtäviä, kuten projektibudjettien vahvistamisen. Työntekijät voivat nyt etsiä kollegoiden työnimikkeitä, organisaatiokaavion tietoja ja yhteystietoja Teamsin chatbotin avulla.

Turvallisuus, kuten yhteistyö, on nyt integroitu MK Illuminationiin. Microsoft 365 Business Premium -palveluun siirtymisen jälkeen asiakas otti käyttöön Office 365 Advanced Threat Protection -palvelun sähköpostin suojaamiseksi haittaohjelmilta ja tietojenkalastelulta, kun työntekijät työskentelevät asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa eri puolilla maailmaa. MK Illumination keskittyy turvallisuuden vahvistamiseen - yritys ryhtyy suunnittelemaan Microsoft Intunen mobiililaitteiden hallintaominaisuuksien aktivointia seuraavaksi.

Työskentely uudessa todellisuudessa

Kun maailmanlaajuinen pandemia herätti terveys- ja turvallisuushuolia vuoden 2020 alussa, MK Illumination käytti Microsoft 365:n ketterää uutta työratkaisua siirtääkseen toimiston henkilökunnan nopeasti, saumattomasti ja turvallisesti työskentelemään kotoa käsin. Työntekijät pääsevät kaikkeen käsiksi pilvipalvelun kautta, joten yrityksen ei enää tarvitse ylläpitää tai turvata kolmannen osapuolen virtuaalista yksityisverkkoratkaisua (VPN) tai paikallisia tiedostopalvelimia. Projektinhallintatyökalut ja asiakirjat ovat kaikki käytettävissä Teamsissa, joten työntekijät voivat työskennellä yhdessä mistä tahansa mistä tahansa internetyhteyden avulla. Ja MK Illumination saa edelleen kaiken irti tiedoistaan käyttämällä tietotekniikkakumppaninsa WeSafen rakentamia matalakoodattuja, räätälöitävissä olevia, automatisoituja työnkulkuja.

Jopa tässä uudessa todellisuudessa MK Illumination on innoissaan siitä, että se voi käyttää Microsoft 365:n pilvityökaluja ja tietoturvaominaisuuksia yhteistyön siilojen purkamiseen, kun se luo upeita valaistuskokemuksia, jotka tuovat ihmeen tunteen erityistapahtumiin ja juhlapyhiin.

Lue lisää Microsoftin asiakastarinoista - klikkaa tästä!