MK Illumination får sikre og fleksible værktøjer til at arbejde hjemmefra

I 2019 brugte medarbejderne hos MK Illumination Microsoft Exchange Online med lokale kopier af Office-programmer. De gemte virksomhedens dokumenter på tredjeparts fildelingstjenester i skyen og på lokale filservere. Ofte var der flere versioner af den samme fil gemt på lokale filservere, personlige harddiske og i mapper i skyen. For at overvinde disse udfordringer begyndte virksomheden at lede efter en løsning til versionering og automatisering af workflows for at holde sin specialiserede salgscyklus og andre oplysninger om forretningsprocesser aktuelle og nøjagtige.

Virksomhedens IT-partner, det svenske firma WeSafe, foreslog en samlet, effektiv, smidig og skalerbar løsning: opgradering af licenser til Microsoft 365 Business Premium. Det ville give eksterne medarbejdere som f.eks. salgsrepræsentanter adgang til de mest aktuelle dokumenter, uanset hvor de arbejder - og mulighed for at oprette tilpassede Microsoft Teams-arbejdsgange til projektstyring.

Automatiserede projektarbejdsgange

I dag gemmer MK Illuminations medarbejdere alle relevante projektoplysninger på ét sted med Teams og finder hurtigt de data, de har brug for, uden at skulle søge i flere mapper og apps. Medarbejderne sikkerhedskopierer og deler automatisk filer med Microsoft Teams, og de kan også chatte, ringe og holde videokonferencer med andre via denne applikation.

WeSafe, en af årets Microsoft-partnere i 2017, gik et skridt videre i at forbedre samarbejdet ved at skabe ny effektivitet ved hjælp af automatiserings- og integrationsværktøjer i Microsoft 365. På en uge brugte partneren Power Apps til at bygge en ny app i Teams, der integrerer værktøjer som Planner og To Do til at definere og automatisere projektarbejdsgange.

Hvert trin i et projekt valideres og sendes videre til den næste person i workflowet ved hjælp af Power Automate, som automatiserer manuelle processer med UI-flows. Når medarbejderne nu starter et projekt, klikker de på en knap for automatisk at oprette Planner og en Teams-kanal. Alt fra at sende invitationer og påmindelser om opgaver og tildele opgaver til arkivering af projekter kan nu gøres fra denne nye app. Medarbejderne vedhæfter dokumenter til projektopgaver og redigerer filerne sammen online uden at forlade Teams-miljøet.

MK Illuminations medarbejdere har taget denne nye måde at arbejde på til sig for at blive mere effektive og samarbejde problemfrit på ét sted med alle de nødvendige værktøjer.

Integreret identitet og datasikkerhed

Partneren skabte også en chatbot til Teams ved hjælp af Microsoft Power Virtual Agents. Chatbotten administrerer workflow-meddelelser baseret på medarbejderidentitetsoplysninger fra Azure AD. WeSafe-løsningen tilbyder også single sign-on og multifaktorautentificering drevet af Azure AD og trækker på disse identitetsdata for automatisk at udfylde oplysninger i Teams-workflows og udføre opgaver som validering af projektbudgetter. Medarbejdere kan nu slå kollegers jobtitler, organisationsdiagramoplysninger og kontaktoplysninger op med Teams-chatbotten.

Sikkerhed er, ligesom samarbejde, nu integreret hos MK Illumination. Efter at have opgraderet til Microsoft 365 Business Premium implementerede kunden Office 365 Advanced Threat Protection til e-mailsikkerhed for at beskytte mod malware og phishing, når medarbejderne arbejder med kunder og partnere fra hele verden. MK Illumination er fokuseret på at styrke sikkerheden - virksomheden planlægger at aktivere mulighederne for styring af mobile enheder i Microsoft Intune som det næste.

Arbejd i en ny virkelighed

Da den verdensomspændende pandemi gav anledning til sundheds- og sikkerhedsmæssige bekymringer i begyndelsen af 2020, brugte MK Illumination sin agile nye arbejdsløsning fra Microsoft 365 til hurtigt, problemfrit og sikkert at overføre kontorpersonalet til at arbejde hjemmefra. Medarbejderne har adgang til alt via skyen, så virksomheden behøver ikke længere at vedligeholde eller sikre en tredjeparts VPN-løsning (virtuelt privat netværk) eller lokale filservere. Projektstyringsværktøjer og dokumenter er alle tilgængelige i Teams, så medarbejderne kan arbejde sammen hvor som helst ved hjælp af enhver form for internetforbindelse. Og MK Illumination fortsætter med at få mest muligt ud af sine data ved hjælp af automatiserede workflows med lav kode, der kan tilpasses, og som er bygget af it-partneren WeSafe.

Selv i denne nye virkelighed glæder MK Illumination sig til at bruge flere af de cloud-værktøjer og sikkerhedsfunktioner, der følger med Microsoft 365, til at nedbryde samarbejdssiloer, når de skaber fantastiske lysoplevelser, der bringer en følelse af forundring til særlige begivenheder og højtider.

Læs mere om Microsofts kundehistorier - klik her!