Verlegen Sie die tägliche Kommunikation aus dem Posteingang in Microsoft Teams.

Nicht jeder muss alles beantworten

Einer der Gründe, warum die E-Mail-Kommunikation für den Empfänger oft nicht relevant ist, ist die schiere Menge der gesendeten E-Mails - oft aus der Sorge heraus, dass jemand, der die Informationen sehen sollte, sie verpassen könnte. Das Risiko besteht darin, dass viele Menschen es leid sind, E-Mails über Dinge zu erhalten, die sie nicht betreffen, so dass sie sich entscheiden, sie einfach nicht zu lesen. Oder es sind zu viele Personen an der Beantwortung der Nachricht beteiligt, was bedeutet, dass zu viel Zeit auf eine Frage verwendet wird, die ein Einzelner leicht hätte beantworten können.

In Microsoft Teams können Sie stattdessen Nachrichten an eine ganze Gruppe senden, in der die Teilnehmer sehen können, ob jemand geantwortet hat, so dass niemand mehr Zeit darauf verwenden muss. Die Anzahl der Teams, denen Sie beitreten können, ist unbegrenzt, und die verschiedenen Teams können entweder öffentlich oder privat sein. Ein öffentliches Team ist für jeden in Ihrer Organisation zugänglich, während Sie bei einem privaten Team eingeladen werden müssen, um Zugang zu den Inhalten zu erhalten.

Jeder kann die Konversation verfolgen, so dass die Konversationen in den verschiedenen Gruppen schnell eine Wissensbasis aufbauen können. Alle Unterhaltungen und Kanäle sind auch durchsuchbar. So lassen sich ältere Unterhaltungen mit Antworten auf früher gestellte Fragen leicht finden.

Sie können auch Personen in einer Konversation markieren, wenn Sie möchten, dass alle Teammitglieder den Inhalt sehen können, Sie aber gleichzeitig eine oder mehrere Personen darauf aufmerksam machen möchten. Diese Teilnehmer erhalten dann eine spezielle Benachrichtigung.

Mit Microsoft Teams - vermeiden Sie Massen-E-Mails und behalten Sie den Überblick über laufende Unterhaltungen

Sie können niemals eine Massen-E-Mail "entfolgen" - es sei denn, Sie entscheiden sich dafür, eine bestimmte E-Mail-Adresse zu blockieren, was in einem arbeitsbezogenen Kontext selten eine gute Option ist. Wenn Sie jedoch nicht daran interessiert sind, an einer laufenden Microsoft Teams-Konversation in einem bestimmten Kanal teilzunehmen, ist es einfach, den Kanal zu entfolgen. Auf diese Weise erhalten Sie keine weiteren Benachrichtigungen, können aber bei Bedarf immer noch den Inhalt des Kanals lesen.

Durch die Einrichtung verschiedener Kanäle innerhalb jedes Teams können Sie die Gespräche z. B. nach bestimmten Projekten, Arbeitsgruppen innerhalb Ihres Teams usw. unterteilen. Auf diese Weise können Sie leicht eine klare Struktur für verschiedene laufende Diskussionen schaffen.

Sie können auch externe Benutzer, die nicht zu Ihrem Unternehmen gehören, in ein Team einladen. Wenn Sie z. B. während eines Projekts täglich Kontakt mit einem Lieferanten oder Kunden haben, können Sie diesen als Gastbenutzer in ein Team einladen und seinen Zugang zum Team nach Abschluss des Projekts wieder entfernen. Auf diese Weise können Sie nicht nur die interne, sondern auch die externe E-Mail-Nutzung reduzieren. Die Person, die Sie einladen, muss nicht einmal ein Microsoft Teams-Benutzer sein - wenn Sie eine Einladung senden, kann sie an der Unterhaltung teilnehmen, indem sie den Link in einem Webbrowser öffnet.

Integrieren Sie ganz Office 365 in Microsoft Teams

Alle Office 365-Anwendungen sind in Microsoft Teams integriert, sodass Sie jede gewünschte Funktion nutzen können, ohne Ihre Teams-Ansicht zu verlassen. Im Prinzip können Sie sich in den Teilen Ihrer Arbeit, die von Office 365 abgedeckt werden, ganz auf Microsoft Teams verlassen und es gibt bereits Unternehmen, die so arbeiten. Sie bestimmen, welche Anwendung Sie in Teams integrieren möchten, und Sie können auch Links zu externen Programmen herstellen.

Sie werden selten im großen Stil beginnen, sondern zunächst eine Grundlage schaffen, indem Sie Microsoft Teams für die interne Kommunikation nutzen. Dann können Sie schrittweise auf die Funktionalität aufbauen und die Nutzung von Teams erweitern, während Sie und Ihre Kollegen lernen, wie die Anwendung funktioniert und wie sich Ihre Anforderungen ändern. Auf diese Weise ist Teams in hohem Maße skalierbar.

Bei WeSafe helfen wir unseren Kunden, Microsoft Teams mit den anderen Office 365-Funktionen zu verbinden, die sie bei ihrer täglichen Arbeit verwenden, damit sie es als gemeinsamen Kommunikationsraum nutzen können. Der Vorteil ist, dass die tägliche Kommunikation weitgehend aus dem E-Mail-Posteingang herausgenommen, effizienter strukturiert und relevanter für Sie wird.

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