Tag den daglige kommunikation ud af indbakken og ind i Microsoft Teams.

Ikke alle behøver at svare på alt

En af grundene til, at e-mailkommunikation ofte mangler relevans for modtageren, er den store mængde e-mails, der sendes - ofte af bekymring for, at nogen, der burde se informationen, går glip af den. Risikoen er, at mange mennesker bliver trætte af at modtage e-mails om ting, der ikke vedrører dem, så meget, at de simpelthen vælger ikke at læse dem. Eller også bliver for mange mennesker involveret i at svare på beskeden, hvilket betyder, at der bruges for meget tid på et spørgsmål, som en person nemt kunne have besvaret.

I Microsoft Teams kan du i stedet sende beskeder til en hel gruppe, hvor deltagerne kan se, om en anden har svaret, hvilket betyder, at ingen andre behøver at bruge tid på det. Der er ingen grænse for, hvor mange teams du kan være med i, og de forskellige teams kan gøres enten offentlige eller private. Et offentligt team er tilgængeligt for alle i din organisation, mens man i et privat team skal inviteres for at få adgang til indholdet.

Alle kan følge med i samtalen, så samtalerne i de forskellige grupper hurtigt kan opbygge en vidensbase. Alle samtaler og kanaler er også søgbare. Det gør det nemt at finde ældre samtaler med svar på tidligere stillede spørgsmål.

Du kan også tagge personer i en samtale, hvis du ønsker, at alle teammedlemmer skal kunne se indholdet, men du samtidig ønsker at gøre en eller flere personer opmærksomme på det. Disse deltagere vil modtage en særlig notifikation.

Med Microsoft Teams - undgå masse-e-mails og hold styr på igangværende samtaler

Du kan aldrig "unfollowe" en masse-e-mail - medmindre du vælger at blokere en bestemt e-mailadresse, hvilket sjældent er en god løsning i arbejdsrelaterede sammenhænge. Men hvis du ikke er interesseret i at deltage i en igangværende Microsoft Teams-samtale i en bestemt kanal, er det nemt at "unfollowe" kanalen. På den måde modtager du ikke flere notifikationer, men kan stadig gå ind og læse indholdet i kanalen, hvis det er nødvendigt.

Ved at oprette forskellige kanaler inden for hvert team kan du opdele samtalerne baseret på for eksempel specifikke projekter, arbejdsgrupper inden for dit team og så videre. På den måde kan du nemt skabe en klar struktur for forskellige igangværende diskussioner.

Du kan også invitere eksterne brugere, uden for din organisation, til et team. Hvis du f.eks. har daglig kontakt med en leverandør eller kunde under et projekt, kan du invitere dem som gæstebrugere til et team og derefter fjerne deres adgang til teamet, når projektet er afsluttet. På den måde kan du ikke kun reducere det interne e-mailforbrug, men også det eksterne. Den person, du inviterer, behøver ikke engang at være Microsoft Teams-bruger - hvis du sender en invitation, kan vedkommende deltage i samtalen ved at åbne linket i en webbrowser.

Integrer hele Office 365 i Microsoft Teams

Alle Office 365-apps er indbygget i Microsoft Teams, så du kan bruge alle de funktioner, du ønsker, uden at forlade din Teams-visning. I princippet kan du stole helt på Microsoft Teams i de dele af dit arbejde, der er dækket af Office 365, og der er allerede virksomheder, der arbejder på den måde. Du styrer selv, hvilke programmer du vil integrere i Teams, og du kan også linke til eksterne programmer.

Du vil sjældent starte i stor skala, men vil lægge et fundament ved i første omgang at bruge Microsoft Teams til intern kommunikation. Derefter kan du gradvist bygge videre på funktionaliteten og udvide brugen af Teams, efterhånden som du og dine kolleger lærer, hvordan applikationen fungerer, og hvordan jeres behov ændrer sig. På den måde er Teams meget skalerbar.

Hos WeSafe hjælper vi vores kunder med at forbinde Microsoft Teams med de andre Office 365-funktioner, de bruger i deres daglige arbejde, så de kan begynde at bruge det som et fælles kommunikationsrum. Fordelen er, at den daglige kommunikation i vid udstrækning løftes ud af e-mail-indbakken, struktureres på en mere effektiv måde og bliver mere relevant for dig.

Vil du vide mere? Kontakt os, så hjælper vi dig med at tage det næste skridt!

Vi afholder jævnligt gratis webinarer om Microsoft Teams - læs mere og tilmeld dig her>>.