Vie päivittäinen viestintä pois postilaatikosta Microsoft Teamsiin.

Kaikkien ei tarvitse vastata kaikkeen

Yksi syy siihen, miksi sähköpostiviestintä ei useinkaan ole vastaanottajalle merkityksellistä, on lähetettyjen sähköpostien suuri määrä - usein siksi, että joku, jonka pitäisi nähdä tieto, ei ehkä näe sitä. Vaarana on, että monet ihmiset kyllästyvät saamaan sähköpostiviestejä asioista, jotka eivät koske heitä, niin paljon, että he yksinkertaisesti jättävät ne lukematta. Tai liian monet ihmiset ryhtyvät vastaamaan viestiin, jolloin kuluu liikaa aikaa kysymykseen, johon yksittäinen henkilö olisi voinut helposti vastata.

Microsoft Teamsissa voit sen sijaan lähettää viestejä koko ryhmälle, jossa osallistujat näkevät, onko joku muu vastannut, eli kenenkään muun ei tarvitse käyttää aikaa viestin lähettämiseen. Tiimien lukumäärää ei ole rajoitettu, ja eri tiimeistä voi tehdä joko julkisia tai yksityisiä. Julkiseen tiimiin pääsevät kaikki organisaatiosi jäsenet, kun taas yksityisessä tiimissä sinut on kutsuttava, jotta pääset käsiksi sisältöön.

Kaikki voivat seurata keskustelua, joten eri ryhmissä käydyt keskustelut muodostavat nopeasti tietopohjan. Kaikki keskustelut ja kanavat ovat myös haettavissa. Näin on helppo löytää vanhempia keskusteluja, joissa on vastauksia aiemmin esitettyihin kysymyksiin.

Voit myös merkitä henkilöitä keskusteluun, jos haluat, että kaikki tiimin jäsenet näkevät sisällön, mutta haluat samalla kiinnittää yhden tai useamman henkilön huomion siihen. Nämä osallistujat saavat erityisen ilmoituksen.

Microsoft Teamsin avulla - vältä massasähköpostit ja seuraa käynnissä olevia keskusteluja.

Et voi koskaan "poistaa" joukkosähköpostia - paitsi jos haluat estää tietyn sähköpostiosoitteen, mikä on harvoin hyvä vaihtoehto työhön liittyvissä yhteyksissä. Jos et kuitenkaan ole kiinnostunut osallistumaan tietyssä kanavassa meneillään olevaan Microsoft Teams -keskusteluun, voit helposti poistaa kanavan seuraamisen. Tekemällä näin et saa enää ilmoituksia, mutta voit silti tarvittaessa käydä lukemassa kanavan sisältöä.

Luomalla eri kanavia kussakin tiimissä voit jakaa keskustelut esimerkiksi tiettyjen projektien, tiimin työryhmien ja niin edelleen perusteella. Näin voit helposti luoda selkeän rakenteen erilaisille käynnissä oleville keskusteluille.

Voit kutsua tiimiin myös organisaatiosi ulkopuolisia käyttäjiä. Jos esimerkiksi olet päivittäin yhteydessä toimittajaan tai asiakkaaseen projektin aikana, voit kutsua heidät vierailevina käyttäjinä tiimiin ja poistaa heidän pääsynsä tiimiin projektin päätyttyä. Näin voit vähentää sisäisen sähköpostin käytön lisäksi myös ulkoista käyttöä. Kutsumasi henkilön ei tarvitse edes olla Microsoft Teamsin käyttäjä - jos lähetät kutsun, hän voi liittyä keskusteluun avaamalla linkin verkkoselaimessa.

Integroi koko Office 365 Microsoft Teamsiin

Kaikki Office 365 -sovellukset on integroitu Microsoft Teamsiin, joten voit käyttää mitä tahansa haluamaasi ominaisuutta poistumatta Teams-näkymästä. Periaatteessa voit luottaa täysin Microsoft Teamsiin Office 365:n piiriin kuuluvissa työtehtävissäsi, ja jo nyt on yrityksiä, jotka toimivat näin. Voit itse päättää, minkä sovelluksen haluat integroida Teamsiin, ja voit myös linkittää ulkoisia ohjelmia.

Aloitat harvoin suuressa mittakaavassa, mutta luot perustan käyttämällä aluksi Microsoft Teamsia sisäiseen viestintään. Sen jälkeen voit vähitellen kehittää toiminnallisuutta ja laajentaa Teamsin käyttöä, kun sinä ja kollegasi opitte, miten sovellus toimii ja miten tarpeet muuttuvat. Tällä tavoin Teams on erittäin skaalautuva.

WeSafe auttaa asiakkaitamme yhdistämään Microsoft Teamsin muihin Office 365:n ominaisuuksiin, joita he käyttävät päivittäisessä työssään, jotta he voivat alkaa käyttää sitä yhteisenä viestintätilana. Hyötynä on, että päivittäinen viestintä saadaan suurelta osin pois sähköpostilaatikosta, se jäsentyy tehokkaammin ja siitä tulee merkityksellisempää.

Haluatko tietää lisää? Ota yhteyttä, niin autamme sinua ottamaan seuraavan askeleen!

Järjestämme säännöllisesti ilmaisia webinaareja Microsoft Teamsista - Lue lisää ja rekisteröidy täältä>>.