Setzen Sie das Intranet in Teams ein und sprechen Sie die Mitarbeiter an

Ein gut strukturiertes und aktives Intranet ist ein ausgezeichneter Kanal für die interne Unternehmenskommunikation. Es ermöglicht den Mitarbeitern, auf einfache Weise Abwesenheiten zu melden, Urlaub zu beantragen oder sich über die Unternehmensrichtlinien zu informieren. Leider erleben wir oft, dass Intranets in Vergessenheit geraten und einfach nicht genutzt werden. Informationen finden andere Wege und es gibt weniger Aktualisierungen - was wiederum zu noch weniger Besuchen führt.

Wenn die Mitarbeiter das Intranet nicht besuchen

Wenn die Mitarbeiter nicht zum Intranet kommen, muss das Intranet zu den Mitarbeitern kommen. In vielen Unternehmen ist der offensichtliche Ort, an dem täglich gearbeitet wird, Microsoft Teams. Hier verbringen viele einen großen Teil ihres Arbeitstages. Und hier erwarten sie, dass sie sich über das Geschehen im Unternehmen auf dem Laufenden halten können.

Eine einfache und moderne Möglichkeit, die Nutzer zu erreichen, besteht darin, Ihr Intranet als App in Teams einzubinden und es so in die Kollaborationsplattform von Microsoft zu integrieren. Sie bauen Ihr Intranet weiterhin in SharePoint auf, aber indem Sie es in Teams verfügbar machen, eröffnen Sie neue Möglichkeiten der Interaktion. Anstelle eines separaten Systems mit eigenem Login ist das Intranet jedoch ständig als Symbol in Teams präsent. Alles ist in die gemeinsamen Kommunikationsbereiche integriert und sowohl auf dem Handy als auch auf dem Desktop verfügbar.

Die richtigen Informationen für den richtigen Nutzer

Ein weiterer großer Vorteil der Integration des Intranets in Teams ist, dass Sie als Administrator die Plattform nutzen können, um die Informationen zu steuern, auf die Ihre Mitarbeiter zugreifen sollen. Es ist wichtig, wichtige Informationen, die alle Mitarbeiter betreffen, hervorzuheben, damit sie nicht unbemerkt bleiben. Alternativ können Sie Informationen auch automatisch auf ausgewählten Kanälen veröffentlichen, um die richtige Zielgruppe zu erreichen.

Dadurch, dass das Intranet Teil des Arbeitsflusses ist, wird es lebendiger, und der Schwerpunkt liegt stärker auf Beteiligung und Interaktion. Selbst wenn Sie noch ein traditionelles Intranet verwenden, ist es wichtig zu betonen, dass es sich nicht um zwei getrennte Systeme handelt, mit denen Sie separat arbeiten: Alles, was Sie in der Teams-App tun, wirkt sich auf das Intranet aus und umgekehrt.

Der Aufbau eines Intranets in Teams war noch nie so einfach!

Wie gehen Sie also praktisch vor? Wenn Sie bereits ein Intranet in SharePoint eingerichtet haben, wird es Sie freuen zu hören, dass es sehr einfach ist, dieses in Teams zu integrieren. Sie stellen Ihr SharePoint-Intranet einfach als App in Teams zur Verfügung. Auf dieser Seite Microsoft bietet eine vollständige Anleitung, die Sie durch den Prozess führt. Wenn Sie noch kein Intranet haben oder darüber nachdenken, ein neues zu erstellen, bietet Microsoft eine große Auswahl an vorgefertigten SharePoint-Vorlagen, die Sie sofort verwenden können. Die Vorlagen sind für alle Microsoft 365-Nutzer völlig kostenlos und stehen in folgenden Sprachen zur Verfügung SharePoint-Nachschlagewerk. Wenn Sie sich für eine Vorlage entschieden haben, können Sie sie leicht einrichten und an die Bedürfnisse und Wünsche Ihrer Organisation anpassen.

Inhalt ist immer noch wichtig

Der technische Teil ist eigentlich der einfache Teil. Was früher für den Aufbau des Intranets erforderlich war, wie z. B. externe Berater, separate Plattformen und qualifizierte Entwickler, wurde jetzt vereinfacht und auf eine intelligentere Weise aufgebaut. Das bedeutet, dass praktisch jeder das Intranet aus technischer Sicht aufbauen kann. Im Gegenzug ist es wichtig, dass man sich die Zeit nimmt, eine Struktur zu schaffen, Inhalte zu planen und zu entscheiden, was man mit dem Intranet erreichen will. Für die Nutzung des Intranets ist es wichtig, dass die Organisation einen Eigentümer hat und dass kontinuierlich sinnvolle Inhalte hinzugefügt werden.

Ein nützlicher Tipp ist, sich die SharePoint-Vorlagen von Microsoft anzusehen, um Anregungen und Ideen für die Strukturierung des Intranets und die Art der Inhalte zu erhalten. Naheliegend ist es, das Mitarbeiterhandbuch, die IT-Richtlinien des Unternehmens, unternehmensspezifische Vorlagen und alles andere, was mit der Beschäftigung des Nutzers zu tun hat, einzustellen. Es sollte auch Platz für reaktive Inhalte sein, d. h. für persönliche Informationen, die für den Benutzer relevant sind. Beispiele für reaktive Inhalte sind ein personalisierter News-Feed, eine Liste der zuletzt verwendeten Dokumente oder eine Zusammenfassung der Aufgaben des Tages.

Mit dem in Teams verfügbaren Intranet haben Sie die Chance, ein lebendiges Intranet zu schaffen, das tatsächlich genutzt wird. Nutzen Sie die Gelegenheit - und füllen Sie es mit großartigen Inhalten!

Zusammenfassung

• Die Bereitstellung des Intranets in Teams ist eine einfache Möglichkeit, die Mitarbeiter zu erreichen und zu einer wechselseitigen Kommunikation einzuladen.
• Sie können die Teams-App für Ihr Intranet selbst erstellen, indem Sie die schrittweise Anleitung von Microsoft verwenden.
• Sie bauen Ihr Intranet wie gewohnt in Sharepoint auf, und mit Hilfe der Vorlagen von Microsoft ist es einfacher denn je. Die Vorlagen sind für alle Microsoft 365-Nutzer kostenlos und können hier gefunden werden.
• Der schwierige Teil besteht oft darin, zu entscheiden, was das Intranet enthalten soll, und dafür zu sorgen, dass es mit sinnvollen Inhalten gefüllt wird. Die Intranet-Vorlagen von Microsoft sind eine gute Quelle der Inspiration.

Als Microsoft 365-Kunde erhalten Sie vorgefertigte Vorlagen, um ein schönes und lebendiges Intranet aufzubauen. Wenn Sie Hilfe oder Inspiration brauchen, können wir von Upheads Ihnen helfen, Ihr Intranet nach Ihren Bedürfnissen und Wünschen zu gestalten. Kontaktieren Sie uns und wir erzählen Ihnen mehr, oder lesen Sie hier mehr!