Sæt intranettet i Teams og nå ud til medarbejderne

Et velstruktureret og aktivt intranet er en fremragende kanal til intern virksomhedskommunikation. Det giver medarbejderne mulighed for nemt at rapportere fravær, ansøge om ferie eller opdatere sig om virksomhedens politikker. Desværre ser vi ofte, at intranet går i glemmebogen og simpelthen ikke bliver brugt. Information finder andre veje, og der er færre opdateringer - hvilket igen fører til endnu færre besøg.

Hvis medarbejderne ikke kommer på intranettet

Hvis medarbejderne ikke kommer til intranettet, må intranettet komme til medarbejderne. I mange virksomheder er det oplagte sted at arbejde til daglig i Microsoft Teams. Det er her, mange tilbringer en stor del af deres arbejdsdag. Og det er her, de forventer at kunne holde sig ajour med, hvad der sker i virksomheden.

En enkel og moderne måde at nå ud til brugerne på er at lægge dit intranet som en app i Teams og integrere det i Microsofts samarbejdsplatform. Du bygger stadig et intranet i SharePoint, men ved at gøre det tilgængeligt i Teams, åbner du op for nye muligheder for interaktion. Men i stedet for at have et separat system med sit eget login, er intranettet hele tiden til stede som et ikon i Teams. Alt er integreret i de fælles kommunikationsområder og tilgængeligt på både mobil og desktop.

Den rigtige information til den rigtige bruger

En anden stor fordel ved at integrere intranettet i Teams er, at du som administrator kan bruge platformen til at drive den information, du ønsker, at medarbejderne skal have adgang til. Det er afgørende at fremhæve vigtig information, der påvirker alle medarbejdere, så den ikke går ubemærket hen. Alternativt kan du automatisk udgive information til udvalgte kanaler for at nå det rigtige publikum.

Ved at gøre intranettet til en del af flowet, bliver det mere levende, med større fokus på deltagelse og interaktion. Selv hvis du stadig bruger et traditionelt intranet, er det vigtigt at understrege, at det ikke er to separate systemer, hvor du arbejder med dem hver for sig: Alt, hvad du gør i Teams-appen, påvirker intranettet og omvendt.

Det har aldrig været nemmere at opbygge et intranet i Teams!

Så hvordan gør man det rent praktisk? Hvis du allerede har et intranet bygget i SharePoint, vil det glæde dig at vide, at det er meget nemt at integrere det i Teams. Du gør simpelthen dit SharePoint-intranet tilgængeligt i Teams som en app. På denne side Microsoft har komplette instruktioner til at guide dig gennem processen. Hvis du endnu ikke har et intranet eller overvejer at bygge et nyt, tilbyder Microsoft en bred vifte af færdige SharePoint-skabeloner, som du kan bruge med det samme. Skabelonerne er helt gratis for alle Microsoft 365-brugere og er tilgængelige i SharePoint Look Book. Når du har valgt en skabelon, er det nemt at sætte den op og tilpasse den til din organisations behov og ønsker.

Indhold er stadig vigtigt

Den tekniske del er faktisk den nemme del. Det, der tidligere var nødvendigt for at opbygge intranettet, såsom eksterne konsulenter, separate platforme og dygtige udviklere, er nu blevet forenklet og bygget på en smartere måde. Det betyder, at stort set alle kan bygge intranettet ud fra et teknisk synspunkt. Til gengæld er det vigtigt at bruge tid på at skabe struktur, planlægge indhold og beslutte, hvad man ønsker at få ud af intranettet. For at få glæde af intranettet er det vigtigt, at organisationen har en ejer, og at der løbende tilføjes meningsfuldt indhold.

Et godt tip er at kigge på Microsofts SharePoint-skabeloner for at få inspiration og ideer til, hvordan man kan strukturere intranettet, og hvilken slags indhold man skal have med. Det er oplagt at lægge medarbejderhåndbogen, virksomhedens IT-politik, virksomhedsspecifikke skabeloner og alt andet, der har med brugerens ansættelse at gøre. Der skal også være plads til reaktivt indhold - det vil sige personlig information, som er relevant for brugeren. Eksempler på reaktivt indhold er et personligt nyhedsfeed, en liste over nyligt anvendte dokumenter eller en opsummering af dagens opgaver.

Med intranettet i Teams har du mulighed for at række ud og skabe et levende intranet, der rent faktisk bliver brugt. Grib muligheden - og sørg for at fylde det med godt indhold!

Resumé

• At gøre intranettet tilgængeligt i Teams er en nem måde at nå ud til medarbejderne på og invitere til tovejskommunikation.
• Du kan selv oprette Teams-appen til dit intranet ved hjælp af trin-for-trin-instruktioner fra Microsoft.
• Du opbygger dit intranet, som du plejer i Sharepoint, og ved hjælp af Microsofts skabeloner er det nemmere end nogensinde. Skabelonerne er gratis for alle Microsoft 365-brugere og kan findes her.
• Det svære er ofte at beslutte, hvad der skal med på intranettet, og at sørge for, at det er fyldt med meningsfuldt materiale. Microsofts intranetskabeloner er en god kilde til inspiration.

Som Microsoft 365-kunde får du færdige skabeloner til at opbygge et smukt og levende intranet. Hvis du har brug for hjælp eller inspiration, kan vi hos Upheads hjælpe dig med at opbygge dit intranet ud fra dine behov og ønsker. Kontakt os, så fortæller vi mere, eller læs mere her!